Definition: Buchhaltungssoftware

Eine Buchhaltungssoftware unterstützt den Anwender bei der Erstellung der monatlichen Buchhaltung.

Der Umfang der Buchhaltung hängt zum einen von der gewählten Rechtsform und zum anderen von dem Überschreiten bestimmter Grenzen ab. Für eine GmbH ergibt sich die Buchführungspflicht z.B. aus dem Handelsgsetzbuch (HGB). Ebenso obliegt es dem Geschäftsführer der Gesellschaft hiernach, zum Schluss des Jahres eine Bilanz aufzustellen.

Andere Buchführungspflichten legt die für das Steuerrecht maßgebliche Abgabenordnung (AO) fest. Unabhängig von der Rechtsform müssen gewerbliche Unternehmen nach § 141 AO eine monatliche Buchhaltung erstellen, wenn sie einen Umsatz von mehr als 600.000 Euro im Kalenderjahr erzielen oder einen Gewinn von 60.000 Euro generieren können. Werden diese Grenzen nicht erreicht, handelt es sich bei dem Unternehmen um ein Kleingewerbe.

Für Kleingewerbetreibende und Freiberufler ergeben sich weder aufgrund der Rechtsform noch aus dem Gesetz die Pflicht eine gesetzeskonforme Buchführung zu erstellen. Sie ermitteln ihren steuerlichen Gewinn durch Gegenüberstellung der Betriebseinnahmen und der Betriebsausgaben.

Diese Unternehmer können sich die Arbeit erleichtern, wenn sie ein Buchhaltungsprogramm einsetzen.

Die Vorteile einer Buchhaltungssoftware

Die Vorteile einer Software für Buchhaltung gegenüber einer händisch betriebenen Buchhaltung liegen größtenteils in der Aufwands- und Zeitersparnis. Darüber hinaus sind sie weniger fehleranfällig und beugen Versäumnissen vor.

Beispiel 1

Für die monatliche Buchhaltung nutzt ein Kleingewerbetreibender keine spezielle Software. Seine Einnahmen und Ausgaben führt er anhand der Kontobewegungen auf seinem Geschäftskonto auf. Dabei übersieht er eine Ausgabe von 1.000 Euro. Durch diesen Fehler macht der Unternehmer weniger Vorsteuer geltend und muss eine höhere Umsatzsteuer zahlen.

Ein Freiberufler nutzt für die Erstellung eine spezielle Buchhaltungssoftware. Sowohl die Bewegungen auf dem Konto als auch die Bartransaktionen werden centgenau erfasst. Am Ende des Monats stellt der Freiberufler eine Differenz in der Bank fest. Nach der Kontrolle stellt der Freiberufler fest, dass die Differenz auf einem Eingabefehler beruht. Statt 1.000 Euro Umsatz hat er 10.000 Euro angegeben. Die Korrektur ist mit einer Software für Buchhaltung einfach erledigt. Nach nochmaliger Prüfung stellt der Freiberufler fest, dass er seine Umsatzsteuervoranmeldung an das Finanzamt senden kann.

Auch bei der Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung ist der Anwender eines Buchhaltungsprogramms im Vorteil. Mittlerweile akzeptieren die Finanzämter nur noch Umsatzsteuervoranmeldungen, die sie auf elektronischem Weg erhalten haben. Schon ein einfaches Buchhaltungsprogramm verfügt über die Voraussetzungen, die es dem Anwender ermöglichen, die Umsatzsteuervoranmeldung fristgerecht beim Finanzamt einzureichen. Für den Unternehmer, der keine Buchhaltungssoftware benutzt, bleibt nur der Weg, die Umsatzsteuervoranmeldung über ELSTER einzureichen. Dies kostet nichts, ist aber mit einem zusätzlichen Zeitaufwand verbunden.

Wovon profitiert ein Anwender noch?

Wer zur Erledigung seiner monatlichen Buchhaltung eine geeignete Software einsetzt, macht sich folgende Eigenschaften des Programms zunutze.

  • Über das Dashboard kann sich der Anwender zu jederzeit einen kompletten Überblick über die wirtschaftliche und finanzielle Situation seines Unternehmens verschaffen.
  • Die Belege lassen sich einfach digitalisieren. Der Anwender scannt die Dokumente ein. Die Buchhaltungssoftware sorgt dafür, dass diese rechtssicher aufbewahrt werden.
  • Bei der Erstellung der Rechnungen kann der Anwender einer Buchhaltungssoftware davon ausgehen, dass diese den Anforderungen der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung entsprechen. So wird z.B. ein Kleinunternehmer darauf hingewiesen, dass er keine Umsatzsteuer in seinen Rechnungen ausweisen darf.
  • Ein Buchhaltungsprogramm unterstützt auch das Kontaktmanagement des Anwenders. Geschäftspartner und Kunden können in einer Datenbank hinterlegt werden. Bei Bedarf kann der Anwender schnell auf die Kontaktdaten zugreifen.

Buchhaltungssoftware für ein Kleingewerbe

Die Buchführungspflicht ergibt sich u.a. aus den Vorschriften des Handelsgesetzbuchs (HGB). Hiernach muss der Kaufmann eine Buchführung erstellen, der ein Handelsgewerbe betreibt. Unter einem Handelsgewerbe versteht das Handelsrecht jeden Gewerbebetrieb, der einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordert.

Die handelsrechtliche Voraussetzung erfüllt ein Gewerbetreibender, wenn er die Grenzen des § 141 AO überschreitet. Liegen Umsatzzahlen und Gewinn unter den dort genannten Grenzen, gilt der Unternehmer als Kleingewerbetreibender.

Ein Kleingewerbetreibender muss nicht zwingend eine Buchführung erstellen. Von der jährlichen Verpflichtung, einen steuerlichen Gewinn zu ermitteln, entbindet das Steuerrecht ihn aber nicht. Der Gewinn des Kleingewerbetreibenden ergibt sich durch Gegenüberstellung von Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben.

Unterstützung erhält der Kleingewerbetreibende durch ein Buchhaltungsprogramm. Mit der Software für Buchhaltung kann er die komplette Buchhaltung in Eigenregie erledigen.

Zunächst wählt der Anwender in der Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmen den Kontenrahmen und das Buchungsjahr aus. Während der monatlichen Buchhaltung kann der Kleingewerbetreibende wiederkehrende Buchungen hinterlegen. Überweist er z.B. zu jedem Ersten die monatliche Büromiete, legt der Anwender diese einmal in den wiederkehrenden Buchungen an. Das Programm erzeugt die Buchung in jedem Monat automatisch. Für ihn wirkt sich dieses Vorgehen in doppelter Hinsicht aus. Er spart Zeit und kann sicher sein, dass die Buchung des Aufwands nicht vergessen wird.

Daneben ist die Buchhaltungssoftware für ein Kleingewerbe mit einer weiteren Technik ausgestattet. Das Buchhaltungsprogramm für Kleinunternehmer berücksichtigt z.B., dass in der Rechnung keine Umsatzsteuer ausgewiesen werden darf. Der Kleinunternehmer wird auch darauf hingewiesen, dass er seine Rechnung mit einem Hinweis versehen muss, der den Rechnungsempfänger auf die Kleinunternehmerschaft hinweist.

Buchhaltungssoftware für Freiberufler

Welche Buchhaltungssoftware unterstützt den Anwender bei der Erstellung seiner monatlichen Buchhaltung? Diese Frage muss sich auch ein Freiberufler stellen. Weder Handelsrecht noch Steuerrecht zwingen ihn in die Buchführungspflicht. Doch auch ein Schriftsteller oder ein Journalist müssen ihren steuerlichen Gewinn ermitteln und eine Steuererklärung abgeben.

Ein einfaches Buchhaltungsprogramm ermöglicht dem Freiberufler einen schnellen und kompakten Überblick über die Einnahmen und die Ausgaben, die sich aus seiner selbstständigen Tätigkeit ergeben.

Nach Eingabe der monatlichen Zahlen kann der Freiberufler durch Knopfdruck eine betriebswirtschaftliche Auswertung oder eine vorläufige Einnahmenüberschussrechnung generieren. So weiß er schnell, ob sich für den ausgewählten Zeitraum ein Gewinn oder ein Verlust ergeben hat. Auf Basis dieser Information trifft der Freiberufler wichtige Investitionsentscheidungen.

Beispiel 2

Ein Werbetexter ermittelt seinen steuerlichen Gewinn mithilfe eines Buchführungsprogramms für Freiberufler. Nachdem er den Monat abgeschlossen hat, erfährt er durch einen Blick auf die betriebswirtschaftliche Auswertung, dass er einen Gewinn von 1.200 Euro erzielt hat und seine Bank einen Saldo von 2.100 Euro ausweist. Für die notwendige Investition in einen neuen PC stehen ausreichend liquide Mittel zur Verfügung.

Mit einem Buchhaltungsprogramm hat der Freiberufler seine Debitorenbuchhaltung im Griff. Mit einem Blick sieht er die offenen Posten. Auch für das dreistufige Mahnwesen bietet die Software für Buchhaltung Lösungen an.

Buchhaltungsprogramm für Excel

Ein einfaches Buchhaltungsprogramm nutzt die Vorteile, die Excel bietet. Ein Anwender profitiert von Lösungen bei der Rechnungserstellung und dem Mahnwesen. Für die Übermittlung von Steuererklärung und Finanzamt wird allerdings eine Schnittstelle benötigt. Dieses Problem kann der Anwender lösen, wenn er z.B. mit einem Steuerberater zusammenarbeitet.

Die Buchführung erstellt der Anwender in einem kostenlosen Excel-Tool. Die Zahlen werden dem Steuerberater zur Verfügung gestellt. Der steuerliche Fachmann prüft die Zahlen und erstellt die Umsatzsteuervoranmeldungen, die Einnahmenüberschussrechnungen und alle erforderlichen Steuererklärungen.

Buchhaltungssoftware online

Die Alternative zu einem Buchhaltungsprogramm bietet die Software, die die Buchhaltung online erstellt. Von dieser Möglichkeit profitiert jeder Kleingewerbetreibende und jeder Freiberufler, der seine Buchhaltung schnell, sicher und günstig erledigen möchte.

Die Bedienung der Buchhaltungssoftware online ist ohne Vorkenntnisse möglich. Der Anwender macht sich den Vorteil der Kostenersparnis zunutze, der sich ergibt, weil er keinen Steuerberater oder ein Buchhaltungsbüro beauftragt.

Zusammenfassung

  • Eine Buchhaltungssoftware kommt zum Einsatz, um den Anwender bei der monatlichen Buchhaltung zu unterstützen.
  • Nach dem Gesetz sind Kleingewerbetreibende und Freiberufler von der Erstellung einer Buchhaltung befreit.
  • Trotzdem ziehen Kleingewerbetreibende und Freiberufler ihren Nutzen, wenn sie ihren Gewinn mithilfe eines Buhhaltungsprogramms erstellen.
  • Ein Buchhaltungsprogramm ermöglicht dem Anwender einen kompletten Überblick über seine wirtschaftliche Lage. Per Knopfdruck erhält der Anwender z.B. eine betriebswirtschaftliche Auswertung oder eine vorläufige Gewinnermittlung.
  • Vorteilhaft ist neben der Zeitersparnis die geringere Fehleranfälligkeit bei der Erfassung von Einnahmen und Ausgaben.
  • Die Umsatzsteuervoranmeldung kann über eine Schnittstelle direkt an das Finanzamt versendet werden.
  • Die digitale Belegverwaltung einer Buchhaltungssoftware umfasst auch die rechtskonforme Aufbewahrung der Dokumente. Hierdurch kann der Anwender Nachteile verhindern, die ihm durch eine unsachgemäße Aufbewahrung bei einer Betriebsprüfung entstehen würden.
  • Die Software für Buchhaltung kann von Freiberuflern und Kleingewerbetreibenden zum Erstellen der Einnahmenüberschussrechnung eingesetzt werden. So weiß er schon vor Abgabe der Daten an das Finanzamt, ob er einen Gewinn versteuern muss oder einen Verlust erwirtschaftet hat.
  • Das Buchhaltungsprogramm unterstützt auch die Entscheidungen wichtiger unternehmerischer Planungen. Möchte ein Freiberufler z.B. einen neuen PC anschaffen, erhält er durch die Auswertungen seines Buchhaltungsprogramms die entsprechenden Information über die Liquidität seines Unternehmens.
  • Der Anwender kann sich für ein Buchführungsprogramm auf der Grundlage von Excel oder für die Onlineversion eines Buchführungsprogramms entscheiden.
  • Beide Ausführungen ermöglichen dem Anwender z.B. eine komfortable Rechnungserstellung. Die Rechnung entspricht den Vorschriften der GoBD und enthält alle Anforderungen des Umsatzsteuerrechts.
  • Mit dem Programm kann sich ein Anwender einen schnellen Überblick über seine Debitorenbuchhaltung verschaffen. Zur Vermeidung von offenen Posten wird mit dem Programm auch schnell und komfortabel das Mahnwesen eingeleitet.