Definition: Einnahmenüberschussrechnung

Die Einnahmenüberschussrechnung (kurz: EÜR) ist eine Form der steuerlichen Gewinnermittlung. Sie kommt zur Anwendung, wenn das Handelsrecht oder das Steuerrecht dem Unternehmen keine Buchführungspflicht auferlegt.

Gesetzlich verankert ist die Einnahmenüberschussrechnung in § 4 Absatz 3 Einkommensteuergesetz (EStG). Hier ist u.a. der Kreis der Unternehmen aufgeführt, die als Gewinnermittlungsart die EÜR wählen dürfen.

Der Gewinn wird in der Einnahmenüberschussrechnung dadurch ermittelt, dass die Betriebsausgaben von den Betriebseinnahmen abgezogen werden.

Wer ermittelt seinen Gewinn mit einer Einnahmenüberschussrechnung?

Unternehmer dürfen ihren Gewinn in einer Einnahmenüberschussrechnung ermitteln, wenn weder das Handelsrecht noch das Steuerrecht ihnen eine Buchführungspflicht auferlegt.

Die zentralen Normen sind die §§ 140, 141 Abgabenordnung (AO). § 140 AO weist auf die Buchführungspflicht hin, die sich aus anderen Gesetzen ergibt. Diese Gesetzesgrundlage ist z.B. für eine GmbH relevant. Die GmbH ist eine Kapitalgesellschaft. Das Handelsrecht stuft die GmbH als Formkaufmann ein. Formkaufleute sind laut dem Handelsgesetzbuch (HGB) zur Aufstellung einer Bilanz verpflichtet.

§ 141 AO erweitert den Kreis, wenn ein Gewerbebetrieb bestimmte Gewinn- und Umsatzgrenzen überschreitet. Beträgt der Umsatz in einem Kalenderjahr mehr als 600.000 Euro oder ermittelt der Gewerbetreibende einen Jahresgewinn von mehr als 60.000 Euro ist er laut dieser Rechtsnorm buchführungspflichtig.

Im Umkehrschluss sind die Gewerbetreibenden, die einen geringeren Umsatz oder Gewinn erzielen und alle Unternehmer, die Einkünfte aus selbstständiger Arbeit erzielen, nicht zur Buchführung verpflichtet. Sie dürfen ihren Gewinn im Rahmen einer Einnahmenüberschussrechnung ermitteln. Dazu zählen auch die Unternehmer, die das Umsatzsteuerrecht als Kleinunternehmer behandelt.

Beispiel 1: Die Gewinnermittlung des Kleinunternehmers

Eine Schneiderin erzielt einen Gewinn von 30.000 Euro. Sie fällt weder unter die Vorschrift des § 140 AO noch überschreitet ihr Gewinn die Gewinngrenze des § 141 AO. Für die Schneiderin besteht keine Buchführungspflicht. Sie darf ihren Gewinn durch eine Einnahmenüberschussrechnung ermitteln.

Der Aufbau der Einnahmenüberschussrechnung

Jede Bilanz hat eine bestimmte Struktur. Auf der Aktivseite zeigen das Anlagevermögen und das Umlaufvermögen, wo das eingesetzte Kapital hinfließt (Mittelverwendung). Die Passivseite gibt darüber Auskunft, wo das Kapital herkommt (Mittelherkunft).

Einen vergleichbaren Aufbau kennt die Einnahmenüberschussrechnung nicht. Der Unternehmer ermittelt die Betriebsausgaben und zieht diese von der Summe der Betriebseinnahmen ab. Übersteigen die Betriebseinnahmen die Betriebsausgaben, erwirtschaftet der Unternehmer einen Gewinn. Sind die Betriebsausgaben höher, ergibt sich für ihn ein Verlust.

Beispiel 2: Ermittlung des Gewinns mit einer EÜR

Ein Kleinunternehmer betreibt einen kleinen Kurierservice. In dem Geschäftsjahr 2019 konnte er 5.500 Euro als Betriebseinnahmen verbuchen. Die Betriebsausgaben betrugen in dem gleichen Zeitraum 4.400 Euro. Der Gewinn des Kleinunternehmers ermittelt sich wie folgt:

Summe der Betriebseinnahmen – Summe der Betriebsausgaben = Gewinn

5.500 Euro – 4.400 Euro = 1.100 Euro

Die Betriebseinnahmen

Im Gegensatz zu dem Begriff »Betriebsausgaben« hat der Gesetzgeber die Betriebseinnahmen nicht gesetzlich definiert. Hierunter versteht der deutsche Fiskus alle Zugänge, die in Geld oder Geldeswert bestehen und ihre Veranlassung in dem Betrieb haben. Neben den Geldern, die der Unternehmer aufgrund einer Rechnungsschreibung oder aus einer Gutschrift erhält, zählen auch die Sachbezüge zu den betrieblichen Einnahmen, die der Unternehmer versteuern muss.

Einen Sachbezug hat der Unternehmer zu versteuern, der ein betriebliches Fahrzeug auch für private Zwecke nutzt.

Die Besteuerung der privaten Nutzung eines betrieblichen Pkws sieht das Einkommensteuerrecht wie folgt vor:

  • Privatfahrten versteuert der Unternehmer nach der 1 %-Regelung
  • Fahrten zwischen der eigenen Wohnung und der Arbeitsstelle werden mit 0,03 % des Kaufpreises für ein Neufahrzeug für jeden Entfernungskilometer angesetzt
  • Familienheimfahrten werden mit 0,002 % des Listenpreises je Entfernungskilometer angesetzt, wenn der Unternehmer mehr als eine Familienheimfahrt pro Woche unternimmt

Beispiel 3: Versteuerung des privaten Anteils eines betrieblichen genutzten Pkws

Ein Steuerberater nutzt seinen betrieblichen Pkw für alle Privatfahrten. Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte sowie Familienheimfahrten fallen bei ihm nicht an, weil die Kanzlei direkt neben seiner Wohnung liegt. Die Anschaffungskosten für den Wagen haben 30.000 Euro betragen. Der Neupreis liegt laut dem Hersteller bei 55.000 Euro.

Der Steuerberater muss die Privatnutzung des Pkw wie folgt vornehmen:

1 % von 55.000 Euro = 550 Euro für jeden Monat. Da der Steuerberater umsatzsteuerpflichtige Einnahmen erzielt, erhöht sich der monatliche Sachbezug um die gesetzlich geltende Umsatzsteuer von 19 %.

Neben der Besteuerung eines Sachbezugs muss der Unternehmer bei der Erfassung seiner Betriebseinnahmen das Folgende beachten:

Der Bundesfinanzhof (BFH) hat entschieden, dass Umsatzsteuer-Vorauszahlungen Betriebsausgaben darstellen. Umsatzsteuer-Erstattungen (Vorsteuerguthaben) muss der Unternehmer aufgrund desselben Urteils als Betriebseinnahmen behandeln.

Erhält ein Existenzgründer einen Investitionszuschuss, fließt ihm Geld aus betrieblichem Anlass zu. Dies bedeutet, dass der Existenzgründer den Investitionszuschuss als Betriebseinnahme versteuern muss. Alternativ erlaubt der Gesetzgeber, dass der Existenzgründer die Anschaffungskosten des Vermögensgegenstandes, für den er den Zuschuss erhalten hat, um diesen kürzt. Durch die gekürzte AfA-Bemessungsgrundlage verringert sich der Abschreibungsbetrag und damit auch die Betriebsausgaben.

Die Betriebsausgaben

Zu den Betriebsausgaben zählen nach § 4 Absatz 4 Einkommensteuergesetz (EStG) alle Aufwendungen des Unternehmers, die betrieblich veranlasst sind. In der Einnahmenüberschussrechnung führt der Ansatz der Betriebsausgaben zu einer Minderung des steuerlichen Gewinns.

Zu den Betriebsausgaben zählen z.B die Aufwendungen für:

  • Geringwertige Wirtschaftsgüter
  • Warenbezug
  • Betriebliche Versicherungen
  • Telefon- und Internetkosten
  • Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung
  • Abschreibungen

Die Abschreibungen nimmt der Unternehmer auf die Vermögensgegenstände des Sachanlagevermögens vor. Die Anschaffungskosten werden hierdurch auf die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer des Vermögensgegenstandes verteilt.

Beispiel 4: Abschreibung als Betriebsausgaben

Ein selbstständig tätiger Unternehmer erwirbt einen Pkw. Die Nettoanschaffungskosten betragen 24.000 Euro. Um diese Kosten als Betriebsausgaben geltend zu machen, muss der Unternehmer wie folgt vorgehen:

Die Anschaffungskosten werden auf die Laufzeit der betrieblichen Nutzungsdauer verteilt. Die betriebliche Nutzungsdauer für einen Pkw beträgt laut den amtlichen AfA-Tabellen 6 Jahre.

24.000 Euro / 6 Jahre = 4.000 Euro.

Der Unternehmer kann 4.000 Euro Abschreibung jährlich als Betriebsausgaben absetzen.

Der Gesetzgeber hat in § 4 Absatz 5 EStG beschlossen, dass nicht alle Ausgaben, die betrieblich veranlasst sind, den steuerlichen Gewinn in voller Höhe mindern dürfen. Zu den nicht abzugsfähigen Ausgaben zählen z.B.:

  • Kosten für Geschenke, die nicht zu den Arbeitnehmern des Steuerpflichtigen gehören, wenn der Gesamtbetrag die Grenze von 35 Euro überschreitet
  • Bewirtungsaufwendungen, soweit sie 70 % des Rechnungsbetrages überschreiten
  • Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer, soweit sie den Betrag von 1.250 Euro überschreiten
  • Geldbußen und Ordnungsgelder

Die Besonderheiten der Einnahmenüberschussrechnung

Unternehmer, die ihren Gewinn mit der Einnahmenüberschussrechnung ermitteln, müssen die folgenden Besonderheiten beachten:

Das Zufluss- und Abflussprinzip der EÜR

Bei der Erstellung einer Bilanz erfolgt die Erfassung von Einnahmen und Ausgaben periodengerecht. Dies bedeutet z.B. dass die Telefonrechnung für den Dezember eines Jahres (Bezahlung erfolgt im Januar des Folgejahres) im alten Jahr abzugrenzen ist. Bilanziell wird der Aufwand noch im alten Jahr geltend gemacht.

Bei der Erstellung einer Einnahmenüberschussrechnung erfolgt der Betriebsausgabenabzug erst, wenn das Geld tatsächlich bezahlt wurde (Abflussprinzip).

Bei Befolgung des Zuflussprinzips verfährt der Unternehmer mit seinen Betriebseinnahmen analog.

Beispiel 5: Das Zuflussprinzip in der EÜR

Ein Freiberufler schreibt Ende Dezember 2019 eine Rechnung. Das Geld vereinnahmt er in der ersten Januarwoche des Jahres 2020.

Da das Geld dem Unternehmer erst im neuen Jahr zufließt, stellt die Zahlung eine Betriebseinnahme des Jahres 2020 dar.

Die Dokumentationspflichten

Ein Unternehmer, der die Einnahmenüberschussrechnung anwendet, muss die folgenden Dokumentationspflichten erfüllen:

Aufzeichnungspflichten für Anlagegüter

Alle Anlagegüter (z.B. Pkw oder Teile der Geschäftsausstattung) weist der Unternehmer in einem separaten Anlageverzeichnis auf. Aus den Daten, die der Unternehmer in ein Muster einträgt, ergibt sich, welcher Vermögensgegenstand wann angeschafft wurde und wie hoch die Anschaffungskosten waren.

Abschreibungsübersicht

Die Abschreibungsübersicht gibt Auskunft darüber, wie hoch die monatlichen und die kumulierten Abschreibungen eines Vermögensgegenstandes sind. Als Muster verwendet der Unternehmer eine Vorlage zur Abschreibungsübersicht.

Beschränkt absetzbare Betriebsausgaben

Die beschränkt abziehbaren Betriebsausgaben (z.B. Bewirtungsaufwendungen oder der Aufwand für ein häusliches Arbeitszimmer) müssen im Rahmen der Einnahmenüberschussrechnung und der Anlage EÜR der Einkommensteuererklärung gesondert aufgeführt werden.

Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG)

Für die geringwertigen Wirtschaftsgüter gelten bestimmte Buchungsregeln, die auch ein Unternehmer beachten muss, der seinen Gewinn durch eine Einnahmenüberschussrechnung ermittelt. In einem separaten Verzeichnis führt der Unternehmer z.B. auf, ob er den Aufwand sofort abgeschrieben hat oder die Kosten für das geringwertige Wirtschaftsgut in einen Sammelposten eingestellt hat.

Die Anlage EÜR in der Einkommensteuererklärung

Die Erstellung der Einnahmenüberschussrechnung ist eine von zwei Pflichten, die der Unternehmer erfüllen muss. Bei der Erstellung der Einkommensteuererklärung übernimmt er die Zahlen aus der Gewinnermittlung in die Anlage EÜR. Diese ist ein Teil der privaten Einkommensteuererklärung. Die in die Anlage EÜR übernommenen Zahlen müssen summenmäßig mit dem Ausweis in der Einnahmenüberschussrechnung übereinstimmen.

Die Einreichung der Einnahmenüberschussrechnung beim Finanzamt

Die Einnahmenüberschussrechnung reicht der Unternehmer jährlich als Ergänzung zu seiner Einkommensteuererklärung bei Finanzamt ein.

Die Vor- und Nachteile der Einnahmenüberschussrechnung

Für den Unternehmer, der seinen Gewinn durch Gegenüberstellung der Betriebseinnahmen und der Betriebsausgaben ermittelt, ergeben sich die folgenden Vor- und Nachteile:

Die Vorteile der EÜR

  • Die Einnahmenüberschussrechnung ermittelt den Gewinn schnell und unkompliziert.
  • Die separate Erstellung einer Buchführung ist nicht erforderlich.
  • Der Unternehmer muss keine regelmäßige Inventur erstellen oder ein Inventar anlegen.
  • Durch das Zu- und Abflussprinzip verfügt der Unternehmer über eine verbesserte Liquidität.
  • Die Einnahmenüberschussrechnung enthält keine Vermögensangaben. Der Unternehmer muss keine Verbindlichkeiten oder andere Schulden ausweisen.
  • Der finanzielle Aufwand ist weitaus geringer als bei der Erstellung einer Bilanz.

Die Nachteile der EÜR

  • Den Betriebsausgabenabzug kann der Unternehmer erst realisieren, wenn das Geld tatsächlich geflossen ist.
  • Für künftige Ausgaben (z.B. eine zu erwartende Gewerbesteuernachzahlung) darf der Unternehmer keine Rückstellung bilden.
  • In der Einnahmenüberschussrechnung darf der Ersteller keine Rechnungsabgrenzung vornehmen.
  • Betriebliche Darlehen wirken sich nur durch die gezahlten Zinsen als Betriebsausgaben aus.

Die anderen Steuererklärungen

Neben der privaten Steuererklärung muss ein Unternehmer in jedem Fall eine Umsatzsteuerjahreserklärung beim Finanzamt einreichen. Dies gilt z.B. auch für einen Kleinunternehmer. Geht der Unternehmer einer gewerblichen Tätigkeit nach, muss er zusätzlich eine Gewerbesteuererklärung abgeben.

Die Umsatzsteuerjahreserklärung

Nicht nur umsatzsteuerpflichtige Unternehmer müssen zusätzlich zu der EÜR und der privaten Einkommensteuererklärung eine Umsatzsteuerjahreserklärung beim Finanzamt einreichen. Diese Verpflichtung trifft z.B. auch einen Kleinunternehmer, der von der Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldungen befreit ist. In der Umsatzsteuerjahreserklärung gibt der Kleinunternehmer die Umsätze des abgeschlossenen Geschäftsjahres und des Zeitraums davor an. Anhand dieser Angaben überprüft das Finanzamt, inwieweit die Kleinunternehmerregelung auch noch im Folgejahr Bestand hat. Wurde die Umsatzgrenze von 22.000 Euro überschritten, muss der Unternehmer ab dem Folgejahr Umsatzsteuervoranmeldungen abgeben.

Die Gewerbesteuererklärung

Von gewerbesteuerpflichtigen Unternehmern verlangt das Finanzamt zusätzlich die Einreichung der Gewerbesteuererklärung. Von Einzelunternehmern wird die Gewerbesteuer jedoch nur erhoben, wenn deren Gewerbeertrag den Gewerbesteuerfreibetrag von 24.500 Euro übersteigt.

Zusammenfassung

  • Die Einnahmenüberschussrechnung ist die Gewinnermittlungsart für die Unternehmen, die nach den handels- und steuerrechtlichen Vorschriften keine Bilanz aufstellen müssen.
  • Das Handelsrecht fordert die Buchführungspflicht von einem Formkaufmann. Dies ist z.B. eine GmbH. Andere Gewerbetreibende müssen gemäß § 141 AO eine Bilanz aufstellen, wenn ihr Unternehmen bestimmte Umsatz- und Gewinngrenzen überschreitet.
  • Wer unter den gesetzlichen Grenzen liegt oder Einkünfte aus einer selbstständigen Tätigkeit erzielt, kann seinen Gewinn durch Gegenüberstellung der Betriebseinnahmen und der Betriebsausgaben ermitteln.
  • Betriebseinnahmen sind gesetzlich nicht definiert. Das Einkommensteuerrecht rechnet hierzu alle Zuflüsse des Unternehmers, die er aus betrieblichem Anlass erhält.
  • Nutzt der Unternehmer einen betrieblichen Pkw für private Fahrten, muss er den Sachbezug als Betriebseinnahme versteuern.
  • Darüber hinaus zählen auch die Umsatzsteuer-Erstattungen zu den Betriebseinnahmen.
  • Betriebsausgaben entstehen dem Unternehmer für alle Aufwendungen, die betrieblich veranlasst sind.
  • Hierzu zählen z.B. die betrieblichen Versicherungen oder die Abschreibungen.
  • Abzugrenzen von den abzugsfähigen Betriebsausgaben sind die nicht abzugsfähigen Betriebsausgaben. Hierzu zählen z.B. 30 % der Bewirtungsaufwendungen (§ 4 Absatz 5 Nr. 2 EStG).
  • Neben dem Zu- und Abflussprinzip müssen bei der Erstellung der EÜR die Dokumentationspflichten beachtet werden. Diese beziehen sich z.B. auf die GWG.
  • Die Einnahmenüberschussrechnung wird als Ergänzung zur Anlage EÜR (Teil der Einkommensteuererklärung) beim Finanzamt eingereicht.
  • Die Einreichung der Einnahmenüberschussrechnung beim Finanzamt erfolgt zusammen mit der privaten Einkommensteuererklärung.
  • Zu den Vorteilen der EÜR zählt die schnelle und unkomplizierte Erfassung der erforderlichen Angaben. Eine Bewertung und Bilanzierung der Verbindlichkeiten und Schulden ist ebenso wenig notwendig wie die Auflistung von Personenkonten.
  • Ein Nachteil ist darin zu sehen, dass der Betriebsausgabenabzug erst realisiert wird, wenn das Geld bei dem Unternehmer abfließt.
  • Außer der Einnahmenüberschussrechnung und der Einkommensteuererklärung muss ein Unternehmer die Umsatzteuerjahreserklärung beim Finanzamt einreichen.
  • Handelt es sich um einen gewerblich tätigen Unternehmer, fordert das Finanzamt zusätzlich eine Gewerbesteuererklärung an.