Definition: Betriebsprüfung

Mit einer Betriebsprüfung (auch als steuerliche Außenprüfung bezeichnet) stellt das Finanzamt fest, ob ein Unternehmen die Steuern für einen bestimmten Zeitraum in korrekter Höhe angemeldet und abgeführt hat.

Arten der Betriebsprüfung
Arten der Betriebsprüfung

Die Erlaubnis der Finanzbehörde, eine Betriebsprüfung bei einem Unternehmen durchzuführen, ergibt sich aus der Betriebsprüfungsordnung, die das Bundesfinanzministerium erlassen hat. In der Regel kontrollieren die Betriebsprüfer Gewerbetreibende und Freiberufler. Die Größe des Betriebes spielt für die Durchführung der Außenprüfung keine Rolle. Darüber hinaus ist es dem Finanzamt nach den Bestimmungen der Betriebsprüfungsordnung auch möglich, private Personen zu prüfen. Dies geschieht allerdings nur in den Fällen, bei denen Unklarheiten in der Steuererklärung bestehen.

Eine Außenprüfung umfasst die komplette Buchhaltung des Unternehmens. Darüber hinaus prüft der Sachbearbeiter des Finanzamts alle Sachverhalte, die mit der privaten oder den betrieblichen Steuererklärungen in Zusammenhang stehen.

Die Arten der Betriebsprüfung

In der Regel führen die Finanzämter die Betriebsprüfungen durch. Hierbei sind die Prüfungen mit Vorankündigung von denen zu unterscheiden, bei denen der Betriebsprüfer ohne Anmeldung bei dem Steuerpflichtigen erscheint.

Zu den Prüfungen mit Vorankündigung gehören die Außenprüfung und steuerliche Sonderprüfungen.

Die Außenprüfung dient der Kontrolle aller relevanten Steuerarten.

Beispiel 1: Umfang der Prüfung

Das Finanzamt beschließt, einen umsatzsteuerpflichtigen Freiberufler zu prüfen. Der Betriebsprüfer legt seinen Fokus auf die Einkommensteuer und die Umsatzsteuer.

Bei der Prüfung eines Gewerbebetriebs erweitert sich der Prüfungsumfang auf die Gewerbesteuer.

Ist eine GmbH Gegenstand einer Außenprüfung kontrolliert der Betriebsprüfer zusätzlich alle Aspekte, die sich auch die Körperschaftsteuer beziehen.

Die steuerlichen Sonderprüfungen sind die Umsatzsteuer-Sonderprüfung und die Lohnsteueraußenprüfung.

Ohne dass der Betriebsprüfer sich vorher ankündigt, ist es dem Finanzamt möglich, eine Umsatzsteuernachschau, eine Lohnsteuernachschau oder eine Kassennachschau durchzuführen.

Sollen sozialversicherungsrechtliche oder unfallversicherungsrechtliche Sachverhalte zurückliegender Zeiträume überprüft werden, sind die Deutsche Rentenversicherung bzw. die Deutsche Unfallversicherung (Berufsgenossenschaften) für die Durchführung der Prüfung verantwortlich.

Außer den genannten Institutionen steht auch der Bundeszollverwaltung das Recht zu, eine Betriebsprüfung durchzuführen. Sie macht von diesem Recht Gebrauch, wenn der deutsche Staat sicherstellen möchte, dass Verbrauchssteuer in ordnungsgemäßer Weise abgeführt wurden. Zu diesen Verbrauchssteuern zählen z.B.:

  • Tabaksteuer und Branntweinsteuer
  • Energiesteuer und Stromsteuer
  • Kfz-Steuer und Luftverkehrsteuer
  • Biersteuer

Welche Anlässe führen zu einer Betriebsprüfung?

Wie oft das Finanzamt, die Deutsche Rentenversicherung oder die Deutsche Unfallversicherung eine Betriebsprüfung durchführen, hängt z.B. von den folgenden Anlässen ab:

  • Das Unternehmen reicht bei dem Finanzamt eine Umsatzsteuererklärung ein, die nicht zu den abgegebenen Umsatzsteuervoranmeldungen passt.
  • Aus den Bilanzen der letzten Jahre ergeben sich stark abweichende Gewinnschwankungen, die sich nur im Rahmen einer Außenprüfung klären lassen.
  • Das Unternehmen reicht seine Steuererklärung regelmäßig verspätet ein und kommt seiner Verpflichtung zur Steuerzahlung nur auf Anforderung nach.

Neben den aufgeführten Anlässen steht es dem Finanzamt jederzeit frei, jedes Unternehmen zu prüfen. Große Unternehmen müssen alle vier Jahre mit einer Betriebsprüfung rechnen. Bei kleineren und mittleren Unternehmen kann das Zufallsverfahren über die Durchführung einer Prüfung entscheiden.

Der Ablauf einer Betriebsprüfung

Eine Betriebsprüfung vollzieht sich in mehreren Schritten. Muss sich das Finanzamt zu der Prüfung anmelden (z.B. bei einer Außenprüfung) erlässt es gegen den Steuerpflichtigen oder seinen Betrieb zunächst eine Prüfungsanordnung.

Die Prüfungsanordnung

Die Ankündigung einer Betriebsprüfung ist im § 196 AO (Abgabenordnung) geregelt. Sie erfolgt durch eine Prüfungsanordnung, die dem Steuerpflichtigen mindestens zwei Wochen vor der eigentlichen Prüfung zugeht. Entweder wendet sich die Behörde schriftlich an den Steuerpflichtigen oder die Prüfungsanordnung geht ihm auf elektronischem Weg zu. Von diesem Vorgehen weicht die Steuerbehörde nur ab, wenn ein Verdacht auf Steuerhinterziehung besteht. In diesem Fall erscheint der Betriebsprüfer unangemeldet in dem Betrieb, den er prüfen möchte.

Die Prüfungsanordnung muss gemäß § 196 AO mit einer Rechtsbehelfsbelehrung versehen sein. Zum weiteren Pflichtinhalt der Prüfungsanordnung gehören die folgenden Angaben:

  • Der Name des Betriebsprüfers
  • Termin und Ort der Prüfung
  • Der Beginn der Prüfung
  • Der Prüfungszeitraum
  • Der sachliche Prüfungsumfang

Die Prüfung findet in der Regel in dem Betrieb statt, den der Betriebsprüfer kontrolliert. Hat der Unternehmer einen Steuerberater mit der Erledigung seiner steuerlichen Pflichten beauftragt, kann dieser beantragen, dass der Prüfungsort in das Büro des Steuerberaters verlegt wird. Einen Anspruch auf die Verlegung des Prüfungsorts kann der Steuerpflichtige aber nicht geltend machen.

Mit dem Beginn der Prüfung legt der Betriebsprüfer Datum und Uhrzeit fest. In dringenden Fällen – der Steuerpflichtige befindet sich zu diesem Zeitpunkt z.B. im Krankenhaus – können er oder der steuerliche Berater eine Verlegung der Prüfung beantragen. Auch hier liegt es ihm Ermessen des Finanzamts, ob dem Antrag stattgegeben wird.

Der Prüfungszeitraum umfasst in der Regel die letzten drei vollen Kalenderjahre vor dem Jahr, in dem die Prüfung stattfindet.

Der sachliche Prüfungsumfang bezieht sich auf die Steuerarten, die der Gegenstand der Außenprüfung sind.

Beispiel 2: Der Inhalt einer Prüfungsanordnung

Das Finanzamt möchte eine Fleischerei prüfen. 14 Tage vor dem eigentlichen Prüfungsbeginn erhält der Inhaber des Unternehmens eine Prüfungsanordnung, die er sofort an seinen Steuerberater weiterleitet. Neben der Rechtsbehelfsbelehrung enthält das Schriftstück alle weiteren Pflichtangaben. Der Steuerberater beantragt, dass die Prüfung in seinem Büro stattfindet.

Das Finanzamt stimmt dem Antrag unter der Bedingung zu, dass sich der Prüfer zu Beginn der Prüfung den Betrieb selbst ansieht.

Die Dauer der Prüfung

Für die Dauer der Prüfung hat die Betriebsprüfungsordnung keine Regelungen getroffen. Hauptsächlich hängt es von der Größe des Betriebes ab, wie lange ein Betriebsprüfer sich dort aufhält. Bei kleineren Unternehmen und selbstständig tätigen Personen ist die Prüfung oft schon nach wenigen Tagen erledigt. In größeren Unternehmen veranschlagen die Außenprüfer des Finanzamts einige Wochen, bis sie alle Unterlagen gesichtet und die Prüfungsfeststellungen erörtert haben.

Die Besichtigung des Betriebes

Vor der eigentlichen Prüfung schauen sich viele Prüfer den Betrieb im Rahmen einer Betriebsbegehung an. Der Inhaber des Betriebes oder der Steuerberater begleiten ihn und stehen ihm für Rückfragen zur Verfügung. Nachdem die Betriebsbegehung abgeschlossen ist, weiß der Prüfer, wie groß der Betrieb ist und ob es auch Räume gibt, die privat genutzt werden. Er erhält Informationen über die Ausstattung des Betriebs und erfährt, wie der innerbetriebliche Ablauf in dem Unternehmen ist.

Anschließend beginnt der Prüfer mit der eigentlichen Prüfung. Diese findet entweder in einem separaten Raum des Betriebes oder in dem Büro des Steuerberaters statt.

Welche Unterlagen prüft das Finanzamt?

Der Betriebsprüfer möchte sich einen umfassenden Eindruck über das Unternehmen verschaffen. Hierzu ist es erforderlich, dass der Unternehmer ihm alle relevanten Daten und Belege zur Verfügung stellt.

Beispiel 3: Relevante Unterlagen für eine Betriebsprüfung

Für die Betriebsprüfung in der Fleischerei (Beispiel 2) stellt der Steuerberater des Unternehmens dem Betriebsprüfer die folgenden Unterlagen zu Verfügung:

  • Wareneingangsbücher und Warenausgangsbücher
  • Die Inventare der Jahre, die in Prüfungsanordnung genannt sind
  • Alle Kassenberichte und Buchungsbelege
  • Die Jahresabschlüsse der betreffenden Jahre
  • Alle Unterlagen der Buchführung (Betriebswirtschaftliche Auswertungen und Summen- und Saldenlisten)
  • Die Übertragungsprotokolle der Umsatzsteuervoranmeldungen
  • Entwicklung des Anlagevermögens
  • Aufschlüsselung über die Wertermittlung der einzelnen Posten in der Bilanz

Ein Betriebsprüfer interessiert sich darüber hinaus für die folgenden Sachverhalte:

  • Liegen für den Vorsteuerabzug ordnungsgemäße Rechnungen vor?
  • Wie hat das Unternehmen die Investitionsabzugsbeträge ermittelt?
  • Wofür hat das Unternehmen Sonderabschreibungen vorgenommen?
  • Stellt das betriebliche genutzte Fahrzeug notwendiges oder gewillkürtes Betriebsvermögen dar?
  • Liegen für die geltend gemachten Bewirtungsaufwendungen ordnungsgemäße Belege vor?

Die Schlussbesprechnung

Der Betriebsprüfer hält das Prüfungsergebnis in einem schriftlichen Bericht fest. Hierin weist er den Unternehmer auf mögliche Abweichungen zu den bisherigen Besteuerungsgrundlagen hin. Erkennt er z.B. den Kauf eines Gabelstaplers für das Lager nicht an, weil der entsprechende Beleg fehlt, erhöht sich der Gewinn des Unternehmers. Zusätzlich wirkt sich dieser Vorgang auch auf die zu zahlende Umsatzsteuer aus.

In der Schlussbesprechung kann der Steuerpflichtige Stellung zu den Prüfungsfeststellungen beziehen. Anschließend fertigt der Betriebsprüfer seinen endgültigen Bericht an. Dieser dient dem Finanzamt als Grundlage für den Erlass der geänderten Steuerbescheide.

Die Betriebsprüfung in besonderen Fällen

Neben den bereits genannten Anlässen für die Durchführung einer Betriebsprüfung, kann die Außenprüfung auch in diesen besonderen Fällen erfolgen:

  • Betriebsprüfung nach Betriebsaufgabe
  • Betriebsprüfung der Sozialversicherung
  • Außenprüfung bei einem Kleinunternehmer

Betriebsprüfung nach Betriebsaufgabe

Das Finanzamt ist berechtigt, eine Außenprüfung durchzuführen, nachdem der bisherige Betriebsinhaber den Betrieb bereits aufgegeben hat. Die Finanzbehörde möchte mit dem Versenden der Prüfungsanordnung sicherstellen, dass alle steuerrelevanten Tatsachen berücksichtigt wurden und alle Einnahmen aus dieser Tätigkeit der Besteuerung unterworfen wurden.

Die Betriebsprüfung der Sozialversicherung

Die Betriebsprüfung in der Sozialversicherung nimmt die Deutsche Rentenversicherung als Dachorganisation der Sozialversicherungsträger vor. Mit dieser Prüfung möchte die Deutsche Rentenversicherung prüfen, ob alle Beschäftigten ordnungsgemäß angemeldet sind und die Versicherungsbeiträge in der korrekten Höhe bezahlt wurden.

Eine sozialversicherungsrechtliche Außenprüfung findet in der Regel alle vier Jahre statt. Die Prüfer kontrollieren alle Unterlagen der Lohnbuchführung. Hierzu zählen insbesondere alle Lohn- und Gehaltskonten, Anstellungs- und Arbeitsverträge und die Beitragsabrechnungen mit den Krankenkassen. Darüber hinaus stehen auch die Meldungen zur Sozialversicherung (Anmeldungen, Abmeldungen und Jahresmeldungen) im Fokus der Sozialversicherungsprüfung.

Ergeben sich bei der Prüfung Differenzen zugunsten des Unternehmers, werden diese zurückerstatten. Eine Nachzahlung könnte sich z.B. dadurch ergeben, dass ein Mitarbeiter nicht ordnungsgemäß angemeldet wurde und der Arbeitgeber deshalb zu wenig Beiträge zur Rentenversicherung geleistet hat.

Außenprüfung bei einem Kleinunternehmer

Kleinunternehmer gehören nicht zu dem Kreis, die regelmäßig mit einer steuerlichen Außenprüfung rechnen müssen. Dennoch kann es auch hier vorkommen, dass das Finanzamt auf einen Kleinunternehmer aufmerksam wird und die steuerlich erheblichen Tatbestände im Rahmen einer Prüfung abklären möchte. Zu den steuerlich erheblichen Tatbeständen zählen z.B. die Abgabe einer Steuererklärung, die nicht plausibel ist oder eine verspätete Abgabe der Einkommensteuererklärung. Hat sich bei einer vorherigen Betriebsprüfung eine sehr hohe Steuernachzahlung ergeben, kann auch dies eine neue Betriebsprüfung auslösen.

Lässt sich eine Betriebsprüfung vermeiden?

Der Unternehmer kann keinen direkten Einfluss darauf nehmen, ob das Finanzamt bei ihm eine Betriebsprüfung durchführt oder nicht. Hat das Finanzamt seine Entscheidung getroffen, kann ein Steuerpflichtige kaum Argumente dagegen vorbringen. Es gibt jedoch einige Punkte, die ein Steuerpflichtiger beachten kann, um die Blicke des Finanzamts nicht direkt auf sich zu ziehen.

Hierzu gehört in erster Linie eine Buchführung, bei denen die Grundsätze beachtet werden, die der deutsche Gesetzgeber an eine ordnungsgemäße Buchführung knüpft. Weiter sollte der Steuerpflichtige darauf achten, dass alle Steueranmeldungen (Umsatzsteuer und Lohnsteuer) das Finanzamt rechtzeitig erreichen und alle Steuerzahlungen pünktlich gezahlt werden.

Ist es dem Unternehmer aus vertretbaren Gründen nicht möglich, die Steuererklärungen pünktlich abzugeben, sollte er so früh wie Fristverlängerung beantragen.

Hat der Steuerpflichtige falsche Angaben gemacht, kann er der Betriebsprüfung durch eine Selbstanzeige entgehen. Diese ist jedoch nur wirksam, wenn das Finanzamt noch keine Kenntnis von den falschen Angaben hatte. Hat der Betriebsprüfer sich bereits angekündigt, wird die Selbstanzeige nicht mehr zum Erfolg führen.

Zusammenfassung

  • Die Finanzbehörde nutzt das Mittel der Betriebsprüfung, um steuerliche Sachverhalte zu überprüfen.
  • Die gesetzliche Grundlage für die Durchführung einer Betriebsprüfung liefert die Betriebsprüfungsordnung.
  • In der Regel prüfen die Außenprüfer Gewerbetreibende und Freiberufler.
  • Vereinzelt erscheint der Betriebsprüfer auch bei Privatpersonen.
  • Es gibt verschiedene Arten von Betriebsprüfungen. In der Regel werden die Prüfer des Finanzamts im Rahmen einer Außenprüfung oder einer Umsatzsteuersonderprüfung bei dem Steuerpflichtigen vorstellig.
  • Für sozialversicherungsrechtliche Prüfungen ist die Deutsche Rentenversicherung zuständig. Soll die korrekte Abführung der Biersteuer oder anderer Verbrauchssteuern geklärt werden, meldet sich die Bundeszollverwaltung zu einer Prüfung an.
  • Die Anlässe für eine Betriebsprüfung liegen oft in dem Verhalten des Unternehmers. Entweder wurden Steuererklärungen verspätet abgegeben oder die Steuerzahlung nicht in der korrekten Höhe geleistet.
  • Die Betriebsprüfung beginnt mit einer Prüfungsanordnung. Hierin ist z.B. bestimmt, wo und wann die Prüfung stattfindet.
  • Die Dauer der Prüfung hängt von dem Prüfungsumfang ab. Bei kleineren Unternehmen verabschiedet sich der Prüfer schon nach wenigen Tagen. In größeren Unternehmen hält er sich oft über Wochen auf.
  • Zu den Bestandteilen einer Außenprüfung zählt auch die Besichtigung des Betriebes, bei welcher der Prüfer die ersten Informationen sammelt.
  • Im Anschluss lässt der Prüfer sich die Bilanzen und alle anderen wichtigen Unterlagen vorlegen.
  • Die Prüfung endet mit der Schlussbesprechung.
  • Zu einer Betriebsprüfung in besonderen Fällen kommt es z.B., wenn ein Steuerpflichtiger seinen Betrieb aufgibt oder die Deutsche Rentenversicherung sich zu einer Sozialversicherungsprüfung anmeldet.
  • Um einer Betriebsprüfung zu entgehen, sollte die Buchführung den GoB entsprechen und alle Steuererklärungen pünktlich abgegeben werden.
  • Eine Selbstanzeige schützt nur dann vor der Betriebsprüfung, wenn sie rechtzeitig erfolgt. Hat der Unternehmer bereits die Prüfungsanordnung erhalten, ist es für eine wirksame Selbstanzeige bereits zu spät.