Definition: Debitorenbuchhaltung

Die Debitorenbuchhaltung ist der Teil der betrieblichen Finanzbuchhaltung, der die Zahlungseingänge der Debitoren überwacht. Ein Debitor ist ein Kunde des Unternehmens. Er hat von dem Unternehmen eine Lieferung oder Dienstleistung erhalten und schuldet den vereinbarten Rechnungsbetrag.

Die Debitorenbuchhaltung prüft und kontrolliert den Rechnungsausgang. Alle Ausgangsrechnungen werden von dem internen Buchhaltungssystem erfasst und einem Debitor zugeordnet. Zahlt ein Kunde die Rechnung nicht binnen einer vereinbarten Frist, kommt das Forderungsmanagement des Unternehmens zur Anwendung. Dies bedeutet, der Kunde wird gemahnt.

Durch die Übernahme des Zahlungseingangs und die Verwaltung des Forderungsmanagements kommt der Debitorenbuchhaltung eine wichtige unternehmerische Aufgabe zu. Der Debitorenbuchhalter gibt der Unternehmensleitung hiermit die Informationen, die benötigt werden, um die Liquidität zu gewährleisten.

Beispiel 1: Ein zahlungsunwilliger Kunde

Ein Autohaus hat an einen Kunden ein Auto verkauft. Der Rechnungsbetrag betrug 50.000 Euro zuzüglich der gesetzlichen Mehrwertsteuer. Den Zahlungseingang überwacht die Debitorenbuchhaltung des Autohauses. Nach der vereinbarten Frist ist das Geld noch nicht auf dem Konto des Autohauses eingegangen. Der Debitorenbuchhalter leitet mit einer Zahlungserinnerung das Mahnverfahren ein. Als der Kunde darauf nicht reagiert, erhält er die erste Mahnung.

Aufgaben der Debitorenbuchhaltung

Jede Debitorenbuchhaltung übernimmt Aufgaben, die sich aus den folgenden Teilbereichen zusammensetzt:

Informationsmanagement

Das Informationsmanagement einer Debitorenbuchhaltung verfolgt zwei Ziele:

Zum einen informiert der Debitorenbuchhalter die Unternehmensleitung über die Zahlungen, die aufgrund ausstehender Rechnungen noch zu erwarten sind. Auf der anderen Seite analysiert die Debitorenbuchhaltung das Zahlungsverhalten der Kunden.

Für die Geschäftsleitung sind besonders die Informationen über die ausstehenden Rechnungen von hoher Wichtigkeit, um operative und strategische Entscheidungen treffen zu können. Das Unternehmen ist auf regelmäßige Einnahmen angewiesen, um die eigenen Verbindlichkeiten zu decken und länger geplante Investitionsvorhaben in die Wege leiten zu können.

Durch die Analyse des Zahlungsverhaltens lassen sich Rückschlüsse auf die Zahlungswilligkeit der Kunden schließen. Zahlt ein Kunde seine Rechnungen innerhalb der vereinbarten Frist, kann das Unternehmen ihm z.B. eine längere Zahlungsfrist oder einen Preisnachlass einräumen. Bei jenen Kunden, die erst nach der dritten Mahnung oder noch später zahlen, wird das Unternehmen von so einem Entgegenkommen eher absehen.

Forderungsmanagement

Im Bereich des Forderungsmanagements verwaltet die Debitorenbuchhaltung alle neuen und bestehenden Debitorenkonten. Der Debitorenbuchhalter kontrolliert regelmäßig den Zahlungseingang. Dabei ist zu unterscheiden zwischen den Rechnungen, die gar nicht bezahlt werden und den Fällen, in denen die Kunden zu viel an das Unternehmen überwiesen haben (Überzahlungen). Die Debitorenbuchhaltung übernimmt die Verpflichtung, die Einhaltung des Zahlungsziels der Kunden in einem bestimmten Turnus (z.B. alle sieben oder vierzehn Tage) zu überwachen. Die Kontrolle dient dem Debitorenbuchhalter für die Einleitung eines Mahnwesens.

Mahnwesen

Ein wichtiger Bestandteil der Debitorenbuchhaltung ist das Mahnwesen. Versäumen Kunden, offene Rechnungen zu bezahlen, kann sich dieser Umstand unmittelbar auf die Liquidität des Unternehmens auswirken. Um zu verhindern, dass der Betrieb den eigenen Zahlungsverpflichtungen nicht mehr nachkommen kann, versucht der Debitorenbuchhalter mit der Einleitung des Mahnverfahrens, die offenen Beträge einzutreiben. Dabei ist das außergerichtliche Mahnverfahren dem gerichtlichen Mahnverfahren vorgeschaltet.

Beispiel 2: Außergerichtliches Mahnverfahren

Der Debitorenbuchhalter eines großen Konzerns stellt im Rahmen seiner turnusmäßigen Kontrolle fest, dass ein Debitorenkonto noch nicht ausgeglichen ist. Ein größerer Rechnungsbetrag ist nach der vereinbarten Zahlungsfrist von vierzehn Tagen nicht auf dem Geschäftskonto eingegangen. Die Einleitung des Mahnverfahrens beginnt mit einer freundlichen Zahlungserinnerung.

Zeigt der säumige Kunde auf die Zahlungserinnerung keine Reaktion, wird der Debitorenbuchhalter nach einer kurzen Frist wieder aktiv. Er verschickt die erste Mahnung. Geht das Geld auch daraufhin nicht ein, tritt das Mahnverfahren in die nächste Mahnstufe. Dabei entscheidet jedes Unternehmen für sich, wie oft sie den Kunden anmahnen möchte. Zu beachten ist, dass jede Mahnstufe weitere Kosten – Personal und Material – in dem Unternehmen verursacht. Bleibt die letzte Mahnung ohne Erfolg, kommt das gerichtliche Mahnverfahren zum Zug.

Beispiel 3: Gerichtliches Mahnverfahren

Für ein gerichtliches Mahnverfahren hat ein Unternehmen zwei Möglichkeiten. Das gerichtliche Mahnverfahren kann von dem Unternehmen selbst in die Wege geleitet werden. Alternativ kann der Debitorenbuchhalter externe Stellen – z.B. ein Inkassounternehmen oder einen Rechtsanwalt – mit dieser Aufgabe betrauen.

Das gerichtliche Mahnverfahren beginnt mit dem Antrag des Unternehmens oder des Beauftragten bei dem zuständigen Gericht. Das Mahngericht prüft zunächst, ob die Forderung des Gläubigers formal berechtigt ist. Die eigentliche Geldforderung steht für das Mahngericht nicht zur Diskussion.

Hat das Gericht den Antrag formal geprüft, erlässt es unverzüglich einen Mahnbescheid gegen den Schuldner.

Debitoren Scoring

Die Debitorenbuchhaltung analysiert das Zahlungsverhalten der Kunden über die ganze Zeit, während die Geschäftsbeziehung besteht. Auf diese Weise kann der Debitorenbuchhalter konkrete Aussagen zu der Zuverlässigkeit jedes einzelnen Kunden machen. So lässt sich auch schnell eine mögliche Zahlungsunfähigkeit des Kunden erkennen. Dem Scoring kommt bei diesem Prozess eine besondere Bedeutung zu. Mithilfe des Scorings versucht der Debitorenbuchhalter, möglichst genaue Anhaltspunkte über die Bonität des Kunden zu gewinnen. Hierzu bedient sich der Debitorenbuchhalter den Angaben, die er aus den Stammdaten des Kunden erhält. Stellt er z.B. fest, dass der Kunde seine letzten Rechnungen erst nach der dritten Mahnung – oder noch später – bezahlt hat, wird er veranlassen, dass der Kunde neue Leistungen nur gegen eine Vorauszahlung erhält.

Wie grenzt die Debitorenbuchhaltung das Debitorenrisiko ein?

Das Scoring unterstützt den Debitorenbuchhalter zudem dabei, dass Debitorenrisiko einzugrenzen. Die Finanzbuchhaltung bezeichnet das Debitorenrisiko auch als Ausfall- oder Inkassorisiko. Hiermit soll ausgedrückt werden, dass ein Kunde voraussichtlich nicht dazu in der Lage ist, die offene Rechnung des Unternehmens zu begleichen. Anhaltspunkte für ein hohes Debitorenrisiko sind der Zahlungsverzug, die Zahlungsunfähigkeit und die Zahlungsunwilligkeit.

Ein Zahlungsverzug zeigt dem Debitorenbuchhalter an, dass ein Kunde den vereinbarten Rechnungspreis bis zum Ende der vereinbarten Zahlungsfrist nicht beglichen hat.

Eine Zahlungsunfähigkeit deutet auf die Insolvenz des Kunden hin. Ist dies der Fall, kann der Gläubiger seine offene Forderung in der Regel abschreiben.

Zahlungsunwilligkeit bedeutet, dass der Kunde die Rechnung nicht bezahlt, obwohl er finanziell dazu in der Lage wäre. In diesem Fall leitet das Unternehmen ein Mahnverfahren ein.

Was ist ein Klärungskonto?

Das Klärungskonto spielt in der Debitorenbuchhaltung eine nicht unwesentliche Rolle. In der Regel sieht die Finanzbuchhaltung Sachkonten und Personenkonten vor. Auf den Sachkonten werden alle betrieblichen Geschäftsvorfälle (z.B. der Kauf von Büromaterial) verbucht. Die Personenkonten setzen sich aus den Debitorenkonten und den Kreditorenkonten zusammen. Sie dienen der besseren Zuordnung von Umsätzen und Verbindlichkeiten.

Geht auf dem Bankkonto aber ein Betrag ein, der nicht direkt zugeordnet werden kann, bucht der Debitorenbuchhalter den Betrag auf das Klärungskonto. Spätestens mit Erstellung der Bilanz sollte der Betrag richtig zugeordnet werden.

Beispiel 4: Die Verbuchung auf dem Klärungskonto

Auf dem Bankkonto eines Unternehmens geht ein größerer Geldbetrag ein. Der Debitorenbuchhalter versucht abzuklären, woher die Zahlung stammt. Das Ergebnis lautet: Es handelt sich um die Begleichung eines Rechnungsbetrages. Da aus dem Kontoauszug aber weder eine Debitorennummer noch eine Rechnungsnummer hervorgehen, bucht der Debitorenbuchhalter den Betrag zunächst auf dem Klärungskonto. Dort verbleibt der Betrag, bis die Zahlung eindeutig zugewiesen werden kann.

Debitorenbuchhaltung vs. Kreditorenbuchhaltung

Die Finanzbuchhaltung grenzt die Debitorenbuchhaltung von der Kreditorenbuchhaltung ab. Die Kreditorenbuchhaltung überwacht und kontrolliert die Rechnungseingänge der Kreditoren. Als Kreditoren bezeichnet die Finanzbuchhaltung alle Lieferanten und sonstigen Gläubiger des Unternehmens.

Die Kreditorenbuchhaltung verläuft analog zur Debitorenbuchhaltung. Ein Kreditorenbuchhalter kontrolliert und verbucht die Eingangsrechnungen. Zusätzlich obliegt es ihm, die fälligen Zahlungen zeitgerecht zu veranlassen. Eine weitere Verantwortung wird ihm mit dem Prüfen der Dokumente übertragen.

Der Kreditorenbuchhalter muss nicht nur darauf achten, dass die Belege inhaltlich richtig sind. Ebenso wichtig ist die Kontrolle der gesetzlichen Voraussetzungen, die der Gesetzgeber an eine korrekte Rechnung stellt.

Entspricht eine Rechnung nicht den Vorschriften des § 14 Umsatzsteuergesetz, gefährdet das empfangende Unternehmen seinen Vorsteueranspruch.

Es liegt in der Verantwortung des Kreditorenbuchhalters, dies zu vermeiden. Bei Bedarf muss er den Rechnungsaussteller deshalb um eine Korrektur der Rechnung bitten.

Zusammenfassung

  • Die Debitorenbuchhaltung ist für die Überwachung der Debitoren und die Kontrolle der pünktlichen Zahlungen verantwortlich.
  • Als Debitor bezeichnet die Finanzbuchhaltung den Kunden des Unternehmens.
  • Die Debitorenbuchhaltung erfüllt gleichzeitig vier Aufgaben.
  • Im Bereich des Informationsmanagements liefert sie der Unternehmensleitung alle notwendigen Informationen zu den Rechnungsbeträgen, die noch ausstehen bzw. erwartet werden.
  • Das Forderungsmanagement kümmert sich um die Eintreibung der Rechnungsbeträge, die nach einer angemessenen und vereinbarten Frist noch nicht auf dem Konto des Unternehmens eingegangen sind.
  • Das Mahnwesen der Debitorenbuchhaltung hat jene Kunden im Blick, die ihren Zahlungsverpflichtungen gar nicht oder nur widerwillig nachkommen. Dabei können das gerichtliche Mahnverfahren und das außergerichtliche Mahnverfahren zur Anwendung kommen.
  • Die Debitorenbuchhaltung zeichnet sich zudem verantwortlich für das Debitoren Scoring. Mithilfe des Scorings kann die Debitorenbuchhaltung umfassende Kenntnisse über die Bonität des Kunden gewinnen.
  • Die Debitorenbuchhaltung nutzt das Scoring auch, um das Inkassorisiko eines Kunden richtig einschätzen zu können. Kriterien zur richtigen Einschätzung sind der Zahlungsverzug, die Zahlungsunfähigkeit und die Zahlungsunwilligkeit.
  • Mithilfe des Klärungskontos kann der Debitorenbuchhalter Geldeingänge erfassen, die – z.B. wegen einer fehlenden Rechnungsnummer – nicht direkt einem Debitorenkonto zugewiesen werden können.
  • Von der Debitorenbuchhaltung grenzt sich die Kreditorenbuchhaltung ab. Ein Kreditorenbuchhalter überwacht den Rechnungseingang und veranlasst die Zahlungen.
  • Der Kreditorenbuchhalter ist ebenfalls für eine inhaltliche und formale Prüfung der Rechnungseingangsbelege zuständig. Um den Vorsteuerabzug nicht zu gefährden, muss eine Rechnung die gesetzlichen Vorgaben des Umsatzsteuerrechts erfüllen.