Definition: Wareneingang

Wareneingang ist ein Begriff aus der Materialwirtschaft. Die Materialwirtschaft ist ein Unterbereich der Betriebswirtschaftslehre. Der Wareneingang nimmt bei allen produzierenden Unternehmen eine bedeutsame Stellung ein. Für die Herstellung der Güter benötigt das Unternehmen Waren und Materialien von anderen Unternehmen. Um möglichst wirtschaftlich zu handeln, muss das Unternehmen die eingehenden Waren kontrollieren und bewerten. Diese Aufgabe übernimmt der Wareneingang. Dabei steht nicht allein die Annahme der Waren im Fokus. Im Rahmen des Wareneingangs kontrolliert und dokumentiert ein Mitarbeiter die eingehenden Waren. Vor der Verarbeitung oder der Weitergabe der Waren ist es zudem erforderlich, dass der Buchhalter die eingehenden Waren auch buchhalterisch erfasst.

Die Warenannahme lässt sich nur reibungslos abwickeln, wenn das Unternehmen die richtigen Voraussetzungen schafft. Hierzu zählt insbesondere, dass die Anlieferung der Waren problemlos von statten gehen kann. Vorteilhaft ist es z.B., wenn das Unternehmen entsprechend der Warenanlieferung die erforderlichen LKW-Rampen zur Verfügung stellt. Durch die Bildung langer Warteschlangen verliert das Unternehmen unter Umständen zu viel Zeit. Dies wirkt sich negativ auf die Produktion aus. Zudem sollte in der Lagerverwaltung genügend Platz sein, damit die dort beschäftigten Mitarbeiter ihre Tätigkeiten ungehindert erledigen können.

Das Gegenstück zum Wareneingang ist der Warenausgang.

Die Aufgaben des Wareneingangs

Die wichtigste Aufgabe der Mitarbeiter in der Wareneingangsabteilung besteht darin, die eingehenden Waren zu kontrollieren. Hierzu vergleicht ein Mitarbeiter der Lagerbuchhaltung die angelieferten Waren mit der aufgegeben Bestellung. Stimmen Art und Anzahl der Waren überein, kommt es zudem darauf an, ob die Waren beschädigt sind. Sind alle offenen Punkte geklärt, kann der Lagerverwalter die Waren erfassen.

Beispiel 1: Warenanlieferung von einem Zuliefererbetrieb

Die Wareneingangsabteilung eines Autohauses nimmt die Reifenlieferung eines Zuliefererbetriebes an. Der zuständige Mitarbeiter vergleicht die angelieferten Waren mit der aufgegeben Bestellung. Hierbei kontrolliert er den Hersteller, die Art der Reifen und die Anzahl. In einem letzten Schritt prüft er, ob die Reifen beschädigt sind. Stellt der Mitarbeiter Mangel fest, fertigt er ein Protokoll an. Sind die Mängel so gravierend, dass das Produkt nicht verarbeitet werden kann, steht es dem Mitarbeiter zu, die Annahme der Reifen zu verweigern. Ergeben sich keine Beanstandungen, erfasst der Mitarbeiter den Warenbestand und sorgt dafür, dass die Reifen bis zur Verarbeitung im Produktionsprozess im Lager verbleiben. Anschließend setzt der Mitarbeiter der Lagerverwaltung sich mit seinem Kollegen in der Buchhaltung in Verbindung und informiert ihn darüber, dass dieser die Rechnung bezahlt.

Eine weitere wichtige Aufgabe des Wareneingangs besteht darin, die Waren in dem unternehmensinternen Logistiksystem zu erfassen. Diese Aufgabe nimmt ein Mitarbeiter in der Lagerverwaltung mithilfe von elektronischen Geräten und Barcodescannern vor. Bevor die Waren an den bestimmten Ort gelangen, versieht der Mitarbeiter sie mit den Etiketten des Unternehmens.

Die einzelnen Schritte des Wareneingangsprozesses

Ein umfassender Wareneingangsprozess umfasst die folgenden sechs Schritte:

  • Warenannahme
  • Erfassung des Warenbestands
  • Wareneingangskontrolle
  • Sperrlagerung und Warenfreigabe
  • Eingang der Waren buchhalterisch erfassen
  • Einlagerung der Waren

Warenannahme

Die Warenannahme ist der erste Schritt des Wareneingangs. Diese Aufgabe übernimmt der Mitarbeiter direkt nach der Anlieferung der Waren. Wichtigster Bestandteil der Warenannahme ist die Wareneingangskontrolle. Hiermit stellt das Unternehmen sicher, dass es sich genau um die Art und Anzahl der waren handelt, die zuvor bestellt wurden. Wurde die Wareneingangskontrolle korrekt abgeschlossen, informiert der Mitarbeiter in der Lagerverwaltung den Lieferanten über die ordnungsgemäße Lieferung. Damit ist die Warenannahme abgeschlossen.

Beispiel 2: Die Warenannahme

Für die Herstellung von Computern bezieht das Unternehmen Festplatten von einem Zuliefererbetrieb. Die letzte Bestellung umfasste 50 Festplatten. Nach der Anlieferung der Waren wird ein Mitarbeiter mit der Wareneingangskontrolle beauftragt. Der Mitarbeiter stellt fest, dass die angelieferte Ware nach Art und Anzahl mit der Bestellung übereinstimmt. Nachdem er den Lieferanten informiert hat, ist seine Tätigkeit abgeschlossen.

Wareneingangskontrolle

Die Wareneingangskontrolle ist ein wichtiger Bestandteil. Sie dient insbesondere der Qualitätssicherung. Zudem lässt sich der Produktionsprozess optimieren, wenn der Kontrolleur Materialfehler schon beim Eingang der Waren feststellt. Aus Gründen der Zeitersparnis nimmt der Mitarbeiter in der Lagerverwaltung die Wareneingangskontrolle durch eine stichprobenhafte Kontrolle vor.

Eine fundierte Wareneingangskontrolle hat noch einen weiteren Hintergrund. Informiert der Mitarbeiter den Lieferanten zu früh darüber, dass er ordnungsgemäß geliefert hat, kann er spätere Reklamationen nur wirksam erheben, wenn eine der folgenden Voraussetzungen erfüllt ist:

  • Der Lieferant hat versteckte Mängel arglistig verschwiegen.
  • Die Mängel waren trotz eingehender Kontrolle nicht feststellbar.
  • Die Beanstandung muss innerhalb einer bestimmten Frist erfolgen.

Beispiel 3: Die Wareneingangskontrolle

Bei der Wareneingangskontrolle stellt der Mitarbeiter in der Lagerverwaltung fest, dass zwei Produkte nicht die von dem Lieferanten gewährleistete Leistung bringen. Der Mitarbeiter setzt sich umgehend mit dem Zuliefererbetrieb in Verbindung und beanstandet die Lieferung.

Erfassung des Warenbestands

Nach der Warenannahme muss der Lagerverwalter den Warenbestand in der Lagersoftware des Unternehmens erfassen. Hierzu benutzt ein Mitarbeiter in der Lagerverwaltung technische Geräte. Er erfasst die Waren mit einem Barcodescanner und gibt Art und Anzahl in das Logistiksystem ein. Außer bei der Warenannahme, spielt der Warenbestand auch im Rahmen der jährlichen Inventur eine Rolle. Hierbei stehen dem Mitarbeiter in der Lagerverwaltung mehrere Methoden zur Verfügung.

Bei der Stichtagsinventur erfolgt die Erfassung des Warenbestands zu einem bestimmten Stichtag.

Die vor- oder nachverlegte Inventur verlangt, dass die Lagerverwaltung die Waren zu einem bestimmten Termin vor oder nach dem Stichtag erfasst.

Im Rahmen der permanenten Inventur ist ein Mitarbeiter ständig damit beschäftigt, den Warenbestand zu erfassen.

Beispiel 4: Die Erfassung des Warenbestands

Nach Abschluss der Warenannahme und der Wareneingangskontrolle erfasst ein Mitarbeiter der Lagerverwaltung die Waren und gibt die Werte in das unternehmensinterne Logistiksystem ein. Um sich die Tätigkeit zu erleichtern, nutzt der Mitarbeiter z.B. einen Barcodescanner.

Sperrlagerung und Warenfreigabe

Wendet das Unternehmen ein eigenes Verfahren zur Sicherung der Qualität an oder nimmt es bei einer Lieferung aus dem Ausland eine zollgerechte Abfertigung vor, kommt die Sperrlagerung zur Anwendung. Bevor das Unternehmen die Ware freigibt und den Lieferanten über die ordnungsgemäße Lieferung informiert, erfolgen weitere Kontrollen. Diese führen spezialisierte Kollegen oder die Mitarbeiter vom Zoll aus.

Beispiel 5: Sperrlagerung und Warenfreigabe

In einem Unternehmen erfolgt eine Warenanlieferung aus den USA. Bevor es die Waren für den weiteren Transport freigibt, erfolgt eine umfassende Kontrolle durch den Zoll. Nachdem diese abgeschlossen ist, hebt das Unternehmen die Sperrlagerung auf.

Eingang der Waren buchhalterisch erfassen

Zu Dokumentationszwecken und für eine spätere Überprüfung durch das Finanzamt (z.B. im Rahmen einer Betriebsprüfung) muss der Eingang der Waren auch buchhalterisch erfasst werden. Diese wird von einem Mitarbeiter in der Finanzbuchhaltung vorgenommen. Er bewertet die Waren und bucht sie auf den entsprechenden Konten.

Beispiel 6: Eingang der Waren buchhalterisch erfassen

Ein Mitarbeiter in der Finanzbuchhaltung übernimmt die buchhalterische Abwicklung des Eingangs von 300 Stoffbezügen, die für die Produktion von Sesseln und Stühlen benötigt werden. Die Waren werden bewertet und im Vorratsvermögen des Unternehmens ausgewiesen. Gehen die Waren im Produktionsprozess unter und sind die fertigen Produkte verkauft, werden die Stoffbezüge im Rahmen des Warenabgangs aus der Buchhaltung ausgebucht.

Einlagerung der Ware

Der letzte Schritt des Wareneingangsprozesses befasst sich mit der Einlagerung der Waren. Hierzu bestimmt der Mitarbeiter in der Lagerverwaltung den Ort der Einlagerung. Bei einer großen Kapazitätsauslastung des Lagers muss er die Waren gegebenenfalls auf mehrere Lagerorte verteilen. Wichtig ist, dass der Mitarbeiter den Überblick behält. Benötigt er die Waren für den Produktionsprozess, muss er schnell darauf zurückgreifen können. Ist dies nicht möglich, kommt es zu Zeitverzögerungen, die das Unternehmen unter Umständen viel Geld kosten kann.

Beispiel 7: Einlagerung der Ware

Für die Herstellung von Tischen, Stühlen und Schränken erwartet ein Unternehmen eine größere Holzlieferung. Aus Kapazitätsgründen verteilt die Lagerverwaltung die angelieferte Material auf mehrere Lagerorte. Der Mitarbeiter in der Lagerverwaltung erfasst systematisch alle Standorte. Benötigt er das Holz, kann er sofort darauf zugreifen.

Die Lagerhaltung – ein wichtiges Instrument zur Optimierung des Wareneingangs

Um die eigene Liquidität zu gewährleisten, achtet ein Betrieb darauf, dass es alle Unternehmensbereiche wirtschaftlich führt. Dies betrifft auch den Wareneingang. Mit einer Nutzung der Optimierungspotenziale in der Lagerbuchhaltung kann ein Unternehmen seinen Wareneingang optimieren. Dies erfolgt durch die richtige Anwendung der Lagerkennzahlen.

Lagerkennzahlen zählen in der Betriebswirtschaft zu den Indikatoren, die ein Unternehmen nutzt, um die Liquidität beim Wareneingang und in der Lagerbuchhaltung zu gewährleisten.

Eine Lagerkennzahl ist der Wareneinsatz. Der Wareneinsatz gibt dem Unternehmen an, welche Mengen es im Laufe eines Jahres verkauft oder verbraucht.

Eine weitere wichtige Größe, die sich auf den Wareneingang bezieht, ist der Meldebestand. Der Meldebestand gibt dem Unternehmen die Lagerbestandsmenge an, die es benötigt, um den Produktionsablauf störungsfrei fortsetzen zu können.

Bei richtiger Anwendung der Lagerkennzahlen, lässt sich der Wareneingang in den folgenden Bereichen optimieren:

Im Rahmen des Wareneingangs strebt das Unternehmen verbesserte Durchlaufzeiten an. Hierdurch spart das Unternehmen Zeit und Geld.

Eine Reduzierung des Prüfumgangs wirkt sich ebenfalls auf den Faktor Zeit aus. Die Reduzierung des Prüfungsumfangs lässt sich z.B. dadurch erreichen, dass das Unternehmen die Waren, die es laufend bestellt, nur stichprobenhaft überprüft.

Durch weniger Aufgaben in der Lagerverwaltung erzielt das Unternehmen einen weiteren positiven Effekt. Auf diese Weise senkt es die Personalkosten.

Der Wareneingang in der Buchhaltung

Der Wareneingang in der Buchhaltung vollzieht sich durch die Buchung der eingehenden Waren auf den entsprechenden Warenkonnten. Hierbei muss sich der Buchhalter insbesondere an die gesetzlichen Vorgaben halten, die die Abgabenordnung zu der Aufzeichnung des Wareneingangs macht. Gemäß § 143 Absatz 3 AO (Abgabenordnung) zählen hierzu die folgenden Punkte:

  • Der Tag des Wareneingangs und das Datum der Rechnung müssen erfasst sein.
  • Die Unterlagen müssen den vollständigen Firmennamen des Lieferanten enthalten.
  • Die in der Rechnung enthaltene Umsatzsteuer wird separat erfasst.

Für die Bezahlung einer Sammelbestellung stellt das Unternehmen in der Regel ein Avis aus.

Beispiel 8: Der Wareneingang in der Buchhaltung

Bei der Verbuchung eines Wareneingangs bewertet der Buchhalter die Waren zunächst. Wurden die Waren durch einen ausländischen Lieferanten angeliefert, muss er hierbei die entsprechende Fremdwährung in Euro umrechnen. Zugrunde gelegt wird hierbei der jeweilige Tageskurs. Ergeben sich Kursdifferenzen, müssen diese ebenfalls buchhalterisch erfasst werden. Außerdem muss der Buchhalter die gesetzlichen Vorgaben der Abgabenordnung zur Aufzeichnung des Wareneingangs beachten:

Er erfasst den Tag des Wareneingangs und das Datum der Rechnung.

Der Buchhalter dokumentiert den vollständigen Firmennamen des Lieferanten.

Außerdem enthält die Buchhaltung die Bezeichnung der Ware und den Nettoverkaufspreis. Ist das empfangende Unternehmen vorsteuerabzugsberechtigt, muss die in der Rechnung enthaltene Umsatzsteuer richtig verbucht werden.

Zusammenfassung

  • Der Begriff Wareneingang kommt aus der Materialwirtschaft.
  • Die Überprüfung des Eingangs von Waren spielt bei allen Unternehmen eine Rolle, die Produkte herstellen.
  • Neben der Annahme der waren erfasst der Wareneingang die Kontrolle, die Dokumentation und die buchhalterische Erfassung.
  • Wichtig ist es, dass das Unternehmen die Voraussetzungen erfüllt, die für eine reibungslose Abwicklung des Wareneingangs erforderlich sind.
  • Zu den wichtigsten Aufgaben der Mitarbeiter in der Wareneingangsabteilung gehört die Kontrolle der eingehenden Waren. Daneben muss sein Kollege dafür Sorge tragen, dass die waren in dem Logistiksystem des Unternehmens erfasst werden.
  • Der Wareneingangsprozess umfasst insgesamt sechs Schritte. Hierzu zählen neben der Warenannahme die Wareneingangskontrolle und die buchhalterische Erfassung.
  • Eine effiziente Lagerverwaltung unterstützt den Wareneingang. Mithilfe der Lagerkennzahlen – z.B. durchschnittliche Lagerdauer – kann das Unternehmen Kostensenkungspotenziale identifizieren und nutzen.
  • Der Wareneingang muss auch in der Buchhaltung erfasst werden. Die korrekte Verbuchung dient nicht nur dem Unternehmen, sondern auch zu Prüfungszwecken des Finanzamts.
  • Unabdingbar ist es, dass bei der Verbuchung des Wareneingangs die gesetzlichen Vorgaben der AO missachtet werden.
  • Der Buchhalter muss u.a. den Tag des Wareneingangs und den vollständigen Firmennamen des Lieferanten erfassen.
  • Für den Vorsteuerabzug ist es notwendig, dass der Buchhalter die Umsatzsteuer auf das richtige Konto bucht.