Definition: Bewirtungsbeleg

Der Bewirtungsbeleg dient zur Vorlage beim Finanzamt. Hiermit können Unternehmer und Arbeitnehmer den Fiskus an den Kosten für eine Bewirtung beteiligen, die ein Gastgeber aus beruflichem oder geschäftlichem Anlass aufgewendet hat.

An die Absetzbarkeit der Bewirtungskosten knüpft der Gesetzgeber strenge Dokumentationspflichten. Kann durch den Bewirtungsbeleg nicht nachgewiesen werden, dass die Bewirtung aus geschäftlichem oder beruflichen Anlass stattfand und der Rechnungsbetrag in voller Höhe bezahlt wurde, erkennt das Finanzamt die Bewirtung nicht an.

Für einen Unternehmer bedeutet dies, dass er die Kosten nicht als gewinnmindernde Betriebsausgabe absetzen kann. Ein Arbeitnehmer, der die Kosten für eine Bewirtung aus beruflichen Gründen übernommen hat und keinen Bewirtungsbeleg vorlegt, kann den Aufwand nicht als Werbungskosten in seiner Einkommensteuererklärung geltend machen.

Zu beachten ist die 70 %-Grenze. Der deutsche Gesetzgeber hat in § 4 Absatz 5 Nr. 2 EStG festgelegt, dass Unternehmer und Arbeitnehmer den Bewirtungsaufwand mit maximal 70 % geltend machen können. Die restlichen 30 % stellen eine nicht abzugsfähige Betriebsausgabe oder nicht berücksichtigungsfähige Werbungskosten dar.

Beispiel 1: Bewirtung von Geschäftskunden

Nach einem erfolgreichen Vertragsabschluss lädt ein Unternehmer seine Geschäftspartner zu einem Abendessen in einem italienischen Restaurant ein. Die Rechnung beläuft sich auf 270 Euro. Das Restaurant stellt dem Unternehmer einen ordnungsgemäßen Bewirtungsbeleg aus.

Trotz des ordnungsgemäßen Bewirtungsbelegs kann der Unternehmer nur 70 % des Rechnungsbetrages als gewinnmindernde Betriebsausgabe ansetzen. Da § 4 Absatz 5 Nr. 2 EStG die Absetzbarkeit begrenzt, muss der Unternehmer die restlichen 30 % privat tragen. Von den 270 Euro können deshalb nur 189 Euro steuerlich berücksichtigt werden.

Die Voraussetzung für die Absetzbarkeit einer Bewirtung

Das Finanzamt erkennt die Bewirtung nur an, wenn ein beruflicher oder geschäftlicher Grund vorlag, und zwischen dem Anlass der Bewirtung und der Höhe der Kosten ein angemessnes Verhältnis bestand.

Geschäftsessen oder Mitarbeiterbewirtung

Das Geschäftsessen muss mit der beruflichen oder geschäftlichen Tätigkeit der steuerpflichtigen Person in Zusammenhang stehen. Geht ein Unternehmer am Abend mit seiner Ehefrau zu ihrem Lieblingsitaliener oder lädt er zu seinem 50. Geburtstag ein paar Freunde ein, liegt ein privater Anlass vor. Die Aufwendungen für eine Bewirtung mit privatem Hintergrund erkennt das Finanzamt nicht an.

Abzugrenzen von einem Geschäftsessen sind die Mitarbeiterbewirtungen. Übernimmt der Chef z.B. die Kosten eines Weihnachtsessens, findet die Bestimmung des § 4 Absatz 5 Nr. 2 EStG keine Anwendung. In diesem Fall stellen die Kosten eine voll abzugsfähige Betriebsausgabe dar.

Verhältnis zwischen Bewirtung und Anlass

Die Kosten der Bewirtung müssen in einem angemessenen Verhältnis zu dem Grund des Geschäftsessens stehen. Stellt sich bei einer späteren Betriebsprüfung heraus, dass die Kosten unverhältnismäßig hoch waren, kann der Betriebsprüfer die Anerkennung im Nachhinein versagen.

Welche Angaben gehören in den Bewirtungsbeleg?

Damit das Finanzamt eine Bewirtung aus geschäftlichem oder beruflichem Anlass steuerlich anerkannt, muss der Steuerpflichtige den Bewirtungsbeleg richtig ausfüllen. Eine Quittung oder auch eine ordnungsgemäße Rechnung reichen in diesem Fall nicht aus. Für eine steuerliche Anerkennung muss der Bewirtungsbeleg bestimmte Angaben der Person haben, die den Bewirtungsaufwand geltend machen möchte. Darüber hinaus müssen aus dem Beleg auch einige Informationen des Restaurants hervorgehen, in dem die Bewirtung stattfand. In der Regel halten die Restaurants Vorlagen zu Bewirtungsbelegen bereit. Diese stellen sie ihren Gäste zur Verfügung.

Die Angaben des Steuerpflichtigen

Ein Bewirtungsbeleg muss die folgenden Angaben der steuerpflichtigen Person enthalten:

  • Datum des Tages, an dem die Bewirtung stattfand
  • Name und Anschrift des Restaurants, in dem das Geschäftsessen abgehalten wurde
  • Name des Gastgebers
  • Namen aller Personen, die an der Bewirtung teilgenommen haben
  • Konkreter Anlass der Bewirtung
  • Die für die Bewirtung angefallenen Kosten (Rechnungsbetrag)
  • Ein gegebenes Trinkgeld wird gesondert ausgewiesen
  • Gesamtbetrag der Bewirtung
  • Ort, Datum und Unterschrift der gastgebenden Person

Der auf dem Bewirtungsbeleg gegebene Anlass muss so konkret wie möglich sein. Die Bezeichnung »Besprechung mit Kunden« reicht ebenso wenig aus wie »Geschäftsessen mit dem Steuerberater«.

Der Bundesfinanzhof (BFH) hat zudem festgelegt, dass die Namen der Teilnehmer eines Geschäftsessens nur von dem Restaurantinhaber bzw. einem Angestellten auf dem Bewirtungsbeleg vermerkt werden dürfen. Macht der Rechnungsempfänger diese Angaben selbst, kann das Finanzamt die steuerliche Anerkennung der Bewirtung versagen.

Die Angaben des Restaurants

Zusätzlich zu den Angaben des Rechnungsempfängers sind die folgenden Angaben des Restaurants erforderlich, in dem die Bewirtung stattfand:

  • Genaue Bezeichnung und Anschrift des Restaurants
  • Datum der Bewirtung
  • Angaben über Speisen und Getränke, die verzehrt wurden
  • Preise der einzelnen Gerichte und Getränke

Damit ein vorsteuerabzugsberechtigter Unternehmer die Vorsteuer aus dem Bewirtungsaufwand ziehen kann, muss der Bewirtungsbeleg außerdem die folgenden Angaben enthalten:

  • Den Nettowarenwert
  • Den gesetzlich geltenden Umsatzsteuersatz
  • Den Bruttobetrag

Erkennt das Finanzamt ein Trinkgeld?

Gibt der Gastgeber dem Restaurantbesitzer oder seinem Kellner ein Trinkgeld, können diese Kosten unter den zwei folgenden Voraussetzungen als Betriebsausgaben beziehungsweise Werbungskosten geltend gemacht werden können:

  • Das Restaurant weist das Trinkgeld separat auf der Rechnung aus.
  • Der Kellner bestätigt den Erhalt des Mehrbetrages.

Der Bewirtungsbeleg in der Buchhaltung

Da die Bewirtung zu 70 % eine abzugsfähige Betriebsausgabe darstellt, muss der Unternehmer den Aufwand in seiner Buchhaltung berücksichtigen. Dabei muss er dem Umstand Rechnung tragen, dass 30 % des Rechnungsbetrages nicht abzugsfähig sind.

Beispiel 2: Der Bewirtungsbeleg in der Buchhaltung

Ein Zahnarzt lädt den Vertreter eines Dentallabors zu einem Geschäftsessen ein. Als konkreten Anlass gibt er die Vergabe von Aufträgen an das Dentallabor an. Nach der Bewirtung zahlt der Zahnarzt die Rechnung in bar und lässt sich einen ordnungsgemäßen Beleg über die Bewirtung ausstellen. Der Rechnungsbetrag lautet auf 85 Euro. Am Tag darauf reicht er den Beleg bei seinem Steuerberater ein.

Der Steuerberater nimmt in der Buchhaltung des Zahnarztes die folgende Buchung vor:

Bewirtungsaufwand 70 % 59,50 Euro und nicht abzugsfähige Betriebsausgabe 30 % 25,50 Euro an Kasse 85 Euro.

Einen Vorsteuerbetrag braucht der Steuerberater nicht zu berücksichtigen. Der Zahnarzt führt nur umsatzsteuerfreie Leistungen aus. Er ist deshalb nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt.

Der Vorsteuerabzug bei einer Bewirtung

Da der Bewirtungsaufwand zu 70 % als gewinnmindernde Betriebsausgabe abzugsfähig ist, kann eine im Rechnungsbetrag enthaltene Umsatzsteuer zu 70 % als Vorsteuer abgezogen werden. 30 % des Umsatzsteuerbetrages teilen das Schicksal der Hauptleistung. Dieser Betrag wird als nicht abzugsfähige Vorsteuer behandelt.

Der Bewirtungsbeleg bei Arbeitnehmern

Macht ein Arbeitnehmer einen Bewirtungsaufwand geltend, muss er daran denken, dass er einen Anteil von 30 % des Rechnungsbetrages nicht als Werbungskosten berücksichtigen darf.

Zusammenfassung

  • Den Bewirtungsbeleg reichen Unternehmer oder Arbeitnehmer ein, um die Kosten für eine Bewirtung aus beruflichem oder geschäftlichen Anlass von der Steuer abzusetzen.
  • Mit § 4 Absatz 5 Nr. 2 EStG bestimmt der Gesetzgeber, dass der abzugsfähige Teil 70 % beträgt. 30 % des Rechnungsbetrages sind privat veranlasst.
  • Die Bewirtung muss zwingend aus beruflichem oder geschäftlichem Anlass erfolgt sein. Lädt ein Unternehmer seine Freunde zu einem privaten Geburtstagsessen ein, versagt das Finanzamt die steuerliche Anerkennung.
  • Von einem Geschäftsessen abzugrenzen ist die Mitarbeiterbewirtung. Hier stellen die Kosten voll abzugsfähige Betriebsausgaben dar. Die 70 %-Regel findet hier keine Anwendung.
  • Für die steuerliche Absetzbarkeit muss der Bewirtungsbeleg Angaben des Gastgebers und des Restaurants enthalten, in dem die Bewirtung stattfand.
  • Damit ein vorsteuerabzugsberechtigter Unternehmer die Vorsteuer geltend machen kann, muss auf dem Bewirtungsbeleg der gesetzliche Umsatzsteuersatz ausgewiesen werden.
  • Das Finanzamt erkennt ein Trinkgeld als Betriebsausgabe an, wenn das Restaurant den Mehrbetrag separat auf dem Bewirtungsbeleg ausweist.
  • Für die steuerliche Anerkennung ist es relevant, dass der Kellner den Erhalt des Trinkgeldes quittiert.
  • Bei der Erfassung des Bewirtungsbelegs muss der Buchhalter darauf achten, dass 30 % der Kosten nicht abzugsfähig sind. Diesen Anteil berücksichtigt der Buchhalter als nicht abzugsfähige Betriebsausgabe.
  • Für eine enthaltene Umsatzsteuer gilt dieselbe Regelung. Ein vorsteuerabzugsberechtigter Unternehmer kann nur den Anteil von 70 % als Vorsteuer geltend machen.
  • Die 70:30-Regel muss auch der Arbeitnehmer beachten, der einen Bewirtungsaufwand als Werbungskosten in seiner Steuererklärung deklariert. 30 % der Kosten erkennt das Finanzamt nicht an.