Definition Reisekostenabrechnung

Mit der Reisekostenabrechnung rechnet ein Unternehmen alle betrieblichen Ausgaben ab, die dem Unternehmer oder einem Mitarbeiter bei einer beruflichen Geschäftsreise entstehen. Der Unternehmer ist immer dann berechtigt, eine Reisekostenabrechnung zu erstellen, wenn er selbst die Reise tätigt oder einen Mitarbeiter auf Dienstreise schickt. In letzterem Fall kann er die Kosten nur gewinnmindernd berücksichtigen, wenn er dem Mitarbeiter dessen Aufwand ersetzt hat.

Per Definition der Lohnsteuerrichtlinien sind die Reisekosten Aufwendungen, die ausschließlich durch die berufliche Tätigkeit veranlasst sind. Für den Nachweis der Kosten muss der Unternehmer alle relevanten Belege zur Verfügung stellen. Hierzu zählen z.B. Rechnungen, Bahnfahrkarten oder Flugtickets.

Welche Kosten darf der Unternehmer in der Reisekostenabrechnung ansetzen?

Die Reisekostenabrechnung muss Auskunft darüber geben, wer die Reise unternommen hat. Außerdem muss ersichtlich sein, wann die Reise unternommen wurde, wie lange sie gedauert hat und aus welchem Anlass sie erforderlich war. Sind alle notwendigen Daten aufgeführt, kann ein Betrieb folgende Reisekosten als gewinnmindernde Betriebsausgaben berücksichtigen:

  • Kosten für Fahrten mit dem Pkw, Bahnfahrten oder Flugkosten
  • Kosten für die Übernachtungen, die während der Geschäftsreise erforderlich sind
  • Verpflegungsmehraufwendungen
  • Reisenebenkosten

Beispiel 1 : Die Reisekosten eines Unternehmers

Der Inhaber eines kleinen Verlags fährt jedes Jahr für drei Tage zur Frankfurter Buchmesse. Für die Fahrten nutzt er seinen eigenen Pkw. Er übernachtet in einem Hotel mit Halbpension. Darüber hinaus sind ihm weitere Reisenebenkosten entstanden.

Außer den Kosten für die Verpflegung können alle entstandenen Kosten in voller Höhe als gewinnmindernde Betriebsausgaben geltend gemacht werden. Die Verpflegung für Frühstück und Abendessen berücksichtigt der Gesetzgeber mit Pauschalbeträgen.

Die Reisekosten, die ein Arbeitnehmer für die Fahrten und die Übernachtung trägt, kann der Arbeitgeber ihm lohnsteuerfrei ersetzen. Dies gilt auch für die Reisenebenkosten, soweit der Arbeitnehmer die Kosten ausgelegt hat. Verpflegungsmehraufwendungen werden dagegen nur mit bestimmten Pauschalbeträgen als steuerpflichtiger Arbeitslohn anerkannt.

Die verschiedenen Bestandteile der Reisekostenabrechnung

Die als Betriebsausgaben berücksichtigungsfähigen Reisekosten setzen sich aus den folgenden Bestandteilen zusammen:

Die Ermittlung der Fahrtkosten

Für die gewinnmindernde Berücksichtigung der Reisekosten ist es nicht relevant, wie ein Unternehmer oder sein Mitarbeiter die Reise antritt. Das Finanzamt erkennt die Fahrtkosten an, die für die Fahrten mit dem eigenen Pkw, dem Dienstfahrzeug, der Bahn oder auch dem Flugzeug entstehen.

Bei der Reise mit dem Firmenfahrzeug kann das Unternehmen die Kosten durch die chronologische Führung eines Fahrtenbuchs nachweisen. Für die Reise im Bus, in der Bahn oder mit dem Flugzeug werden die Kosten durch die Vorlage der entsprechenden Belege nachgewiesen.

Bei dem Ansatz der Kosten, die für die Fahrten mit dem privaten Pkw entstehen, hat das Unternehmen zwei Alternativen: Das Unternehmen berücksichtigt die Kosten mit einem pauschalen oder dem individuellen Kilometersatz.

Der pauschale Kilometersatz richtet sich nach der steuerlich anerkannten Entfernungspauschale. Diese beträgt 0,30 Euro für jeden gefahrenen Kilometer, wenn der Unternehmer für die Fahrt einen Pkw nutzt. Benutzt der Unternehmer z.B. ein Motorrad, gilt ein Kilometersatz von 0,20 Euro für jeden gefahrenen Kilometer. Anders als bei der Entfernungspauschale kann der Unternehmer als Reisekosten die Kosten für die Hin- und Rückfahrt ansetzen. Die Entfernungspauschale berücksichtigt nur die Kosten für die einfache Fahrt.

Beispiel 2: Pauschaler Kilometersatz bei Fahrten mit dem Pkw

Ein Hamburger Unternehmer fährt mit dem eigenen Pkw zu einer fünftägigen Fortbildung nach Osnabrück. Die Entfernung beträgt 230 Kilometer. Während des Aufenthalts nutzt er weder den Pkw noch die Bahn oder ein anderes Beförderungsmittel.

Der pauschale Kilometersatz des Unternehmers ermittelt sich wie folgt:

2 Fahrten (Hin-und Rückfahrt) x 230 Kilometer x 0,30 Euro = 138 Euro

Die Reisekosten in Höhe von 138 Euro kann der Unternehmer als gewinnmindernde Betriebsausgabe in seiner Buchhaltung berücksichtigen.

Soll der individuelle Kilometersatz bei der Ermittlung der Fahrtkosten berücksichtigt werden, rechnet der Unternehmer alle betrieblichen Kosten, die im Zusammenhang mit dem Fahrzeug stehen und über das Jahr anfallen, zusammen. Neben den Treibstoffkosten und den Kosten für Wartung und Reparatur gehören hierzu auch die Versicherungsbeiträge und die Abschreibung.

Die Behandlung des Verpflegungsmehraufwands (VMA)

Die Kosten für die Verpflegung, die während einer Geschäftsreise entstehen, kann der Unternehmer nicht mit den tatsächlichen Beträgen ansetzen. Der Gesetzgeber hat in § 4 Absatz 5 Satz 1 EStG und § 9 Absatz 5 EStG Pauschalbeträge festgesetzt, mit denen alle Verpflegungskosten abgedeckt sind. Diese Pauschbeträge hat der Fiskus zum 01. Januar 2020 erhöht.

Die Pauschalen 2020 sehen für den Abzug der Verpflegungskosten die folgenden Verpflegungsmehraufwendungen vor:

  • Bei einer Abwesenheit von mehr als 24 Stunden beträgt der Pauschbetrag 28 Euro
  • Bei einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden gewährt der Gesetzgeber 14 Euro
  • Der An- und Abreisetag werden bei einer mehrtägigen Dienstreise mit jeweils 14 Euro abgegolten.

Beispiel 3: Die Berücksichtigung der Pauschbeträge als Verpflegungsmehraufwand

Der Angestellte eines Konzerns fährt Anfang August auf eine fünftägige Geschäftsreise. Die Reise beginnt am Montag und endet am Freitag. Der Angestellte startet von seiner Wohnung. Sämtliche Kosten bekommt der Arbeitnehmer durch den Arbeitgeber erstattet.

Für den An- und Abreisetag (Montag und Freitag) kann der Unternehmer in seiner Buchhaltung jeweils eine Pauschale von 14 Euro berücksichtigen. An den Tagen Dienstag bis Donnerstag ist der Arbeitnehmer für jeweils 24 Stunden von seiner Wohnung abwesend. Der Höchstsatz von 28 Euro kann dreimal berücksichtigt werden. Insgesamt ermitteln sich die Verpflegungsmehraufwendungen für die Dienstreise wie folgt:

2 x 14 Euro = 28 Euro

3 x 28 Euro = 84 Euro

VMA = 112 Euro

Die Berücksichtigung von Übernachtungskosten

Für die Berücksichtigung der Übernachtungskosten kann ein Unternehmen zwischen zwei Alternativen wählen. Entweder weist er durch Hotelrechnungen die tatsächlichen Übernachtungskosten nach oder er setzt einen Pauschalbetrag an.

Die Übernachtungspauschale richtet sich nach den Werten, die in einem Schreiben des Bundesfinanzministeriums (BMF-Schreiben) festgelegt sind. Das Bundesfinanzministerium unterscheidet hierin, in welchem Land die Geschäftsreise stattfand.

Für eine Geschäftsreise innerhalb Deutschlands gilt zur Zeit eine Übernachtungspauschale von 20 Euro pro Nacht.

Beispiel 4: Übernachtungspauschalen im Ausland

Für eine Übernachtung im Ausland gelten z.B. die folgende Pauschalbeträge:

  • Ungarn: 63 Euro
  • Dänemark: 143 Euro
  • Frankreich (Lyon): 115 Euro
  • Frankreich (Marseille) 101 Euro
  • Italien (Mailand): 158 Euro
  • Italien (Rom): 135 Euro

Hat ein Arbeitnehmer die Kosten getragen und wurden diese nicht von dem Arbeitgeber ersetzt, können die tatsächlichen Aufwendungen oder die pauschalen Beträge als Werbungskosten in der Einkommensteuererklärung berücksichtigt werden.

Welche Reisenebenkosten gibt es?

Neben Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten fallen noch weitere Kosten an. Parkgebühren, Gepäckkosten, Mautgebühren oder Fährkosten können als Reisenebenkosten berücksichtigt werden, wenn das Unternehmen mit den entsprechenden Belegen den Nachweis für den Aufwand erbringt.

Reisekostenabrechnung und Vorsteuer

Für die Reisekostenabrechnung gelten hinsichtlich des Vorsteuerabzugs dieselben Regeln wie für alle anderen Belege. Legt der Unternehmer eine Rechnung vor, die den umsatzsteuerlichen Voraussetzungen zum Vorsteuerabzug entsprechen, kann er die Vorsteuer geltend machen.

Da der Unternehmer bei dem Ansatz von Pauschalbeträgen keine Belege vorlegen kann, fällt der Ansatz der Vorsteuer hier weg.

Die Intention der Reisekostenabrechnung

Mit der Reisekostenabrechnung kann ein Unternehmer seine Betriebsausgaben centgenau erfassen. Auch im Rahmen einer Lohnabrechnung unterstützt eine Reisekostensoftware den Lohnbuchhalter bei der Erfassung der Ausgaben. Dies hat den Vorteil, dass die Reisekostenabrechnung alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt.

Für die korrekte Verbuchung ist es erforderlich, dass der Buchhalter alle im Zusammenhang mit der Reise angefallenen Kosten berücksichtigt. Hierzu zählen neben den tatsächlichen Kosten auch die Pauschalbeträge.

Um die gesetzlichen Vorgaben zum Reisekostenrecht zu erfüllen, müssen die aktuellen Lohnsteuerrichtlinien beachtet werden. Außerdem muss ein Unternehmer seinem Mitarbeiter die Kosten lohnsteuerfrei ersetzen. Andernfalls dürfen die Kosten nicht als Betriebsausgaben berücksichtigt werden. Erstattet der Arbeitgeber mehr als die tatsächlichen Kosten, muss die Differenz lohnversteuert werden.

Zusammenfassung

  • Die Reisekostenabrechnung führt alle betrieblichen Kosten auf, die einem Unternehmer oder einem Arbeitnehmer während einer Geschäftsreise entstehen.
  • Zu den abzugsfähigen Ausgaben zählen neben den Fahrtkosten und den Übernachtungskosten die Verpflegungsmehraufwendungen und die Reisenebenkosten.
  • Die Fahrtkosten berücksichtigt das Unternehmen als Pauschalkosten oder mit dem individuellen Kilometersatz.
  • Die Verpflegung berücksichtigt der Gesetzgeber über den Ansatz von Pauschalbeträgen, die er zum 01. Januar 2020 erhöht hat.
  • Bei dem Ansatz der Übernachtungskosten hat der Unternehmer ein Wahlrecht.
  • Entweder setzt er die tatsächlichen Übernachtungskosten an, oder er berücksichtigt den Aufwand mit der Übernachtungspauschale.
  • Hinsichtlich der Übernachtungspauschale gelten für jedes Land andere Pauschalbeträge.
  • Parkgebühren und andere Reisekosten können als Reisenebenkosten berücksichtigt werden. Voraussetzung ist, dass die entsprechenden Rechnungen oder andere Belege vorgelegt werden.
  • Die Vorsteuer kann bei den Reisekosten unter der Bedingung gezogen werden, dass der Unternehmer eine ordnungsgemäße Rechnung vorlegt.
  • Mit der Reisekostenabrechnung lassen sich Reisekosten als Betriebsausgaben oder Werbungskosten erfassen. Zur Unterstützung kann eine Reisekosten Software eingesetzt werden.