Reisekostenabrechnung

Definition: Reisekostenabrechnung

Mit der Reisekostenabrechnung rechnet ein Unternehmen alle betrieblichen Ausgaben ab, die dem Unternehmer oder einem Mitarbeiter bei einer beruflichen Geschäftsreise entstehen. Der Unternehmer ist immer dann berechtigt, eine Reisekostenabrechnung zu erstellen, wenn er selbst die Reise tätigt oder einen Mitarbeiter auf Dienstreise schickt. In letzterem Fall kann er die Kosten nur gewinnmindernd berücksichtigen, wenn er dem Mitarbeiter dessen Aufwand ersetzt hat.

Per Definition der Lohnsteuerrichtlinien sind die Reisekosten Aufwendungen, die ausschließlich durch die berufliche Tätigkeit veranlasst sind. Für den Nachweis der Kosten muss der Unternehmer alle relevanten Belege zur Verfügung stellen. Hierzu zählen z.B. Rechnungen, Bahnfahrkarten oder Flugtickets.

Welche Kosten darf der Unternehmer in der Reisekostenabrechnung ansetzen?

Die Reisekostenabrechnung muss Auskunft darüber geben, wer die Reise unternommen hat. Außerdem muss ersichtlich sein, wann die Reise unternommen wurde, wie lange sie gedauert hat und aus welchem Anlass sie erforderlich war. Sind alle notwendigen Daten aufgeführt, kann ein Betrieb folgende Reisekosten als gewinnmindernde Betriebsausgaben berücksichtigen:

• Kosten für Fahrten mit dem Pkw, Bahnfahrten oder Flugkosten
• Kosten für die Übernachtungen, die während der Geschäftsreise erforderlich sind
• Verpflegungsmehraufwendungen
• Reisenebenkosten

Die verschiedenen Bestandteile der Reisekostenabrechnung

Die als Betriebsausgaben berücksichtigungsfähigen Reisekosten setzen sich aus den folgenden Bestandteilen zusammen:

• Kosten für die Fahrten
• Verpflegungsmehraufwand
• Kosten für die Übernachtung
• Reisenebenkosten

Die Ermittlung der Fahrtkosten

Für die gewinnmindernde Berücksichtigung der Reisekosten ist es nicht relevant, wie ein Unternehmer oder sein Mitarbeiter die Reise antritt. Das Finanzamt erkennt die Fahrtkosten an, die für die Fahrten mit dem eigenen Pkw, dem Dienstfahrzeug, der Bahn oder auch dem Flugzeug entstehen.

Bei der Reise mit dem Firmenfahrzeug kann das Unternehmen die Kosten durch die chronologische Führung eines Fahrtenbuchs nachweisen. Für die Reise im Bus, in der Bahn oder mit dem Flugzeug werden die Kosten durch die Vorlage der entsprechenden Belege nachgewiesen.

Bei dem Ansatz der Kosten, die für die Fahrten mit dem privaten Pkw entstehen, hat das Unternehmen zwei Alternativen: Das Unternehmen berücksichtigt die Kosten mit einem pauschalen oder dem individuellen Kilometersatz.

Der pauschale Kilometersatz richtet sich nach der steuerlich anerkannten Entfernungspauschale. Diese beträgt 0,30 Euro für jeden gefahrenen Kilometer, wenn der Unternehmer für die Fahrt einen Pkw nutzt. Benutzt der Unternehmer z.B. ein Motorrad, gilt ein Kilometersatz von 0,20 Euro für jeden gefahrenen Kilometer. Anders als bei der Entfernungspauschale kann der Unternehmer als Reisekosten die Kosten für die Hin- und Rückfahrt ansetzen. Die Entfernungspauschale berücksichtigt nur die Kosten für die einfache Fahrt.

Soll der individuelle Kilometersatz bei der Ermittlung der Fahrtkosten berücksichtigt werden, rechnet der Unternehmer alle betrieblichen Kosten, die im Zusammenhang mit dem Fahrzeug stehen und über das Jahr anfallen, zusammen. Neben den Treibstoffkosten und den Kosten für Wartung und Reparatur gehören hierzu auch die Versicherungsbeiträge und die Abschreibung.

Die Behandlung des Verpflegungsmehraufwands (VMA)

Die Kosten für die Verpflegung, die während einer Geschäftsreise entstehen, kann der Unternehmer nicht mit den tatsächlichen Beträgen ansetzen. Der Gesetzgeber hat in § 4 Absatz 5 Satz 1 EStG und § 9 Absatz 5 EStG Pauschalbeträge festgesetzt, mit denen alle Verpflegungskosten abgedeckt sind. Diese Pauschbeträge hat der Fiskus zum 01. Januar 2020 erhöht.

Die Pauschalen 2020 sehen für den Abzug der Verpflegungskosten die folgenden Verpflegungsmehraufwendungen vor:

• Bei einer Abwesenheit von mehr als 24 Stunden beträgt der Pauschbetrag 28 Euro
• Bei einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden gewährt der Gesetzgeber 14 Euro
• Der An- und Abreisetag werden bei einer mehrtägigen Dienstreise mit jeweils 14 Euro abgegolten.

Die Berücksichtigung von Übernachtungskosten

Für die Berücksichtigung der Übernachtungskosten kann ein Unternehmen zwischen zwei Alternativen wählen. Entweder weist er durch Hotelrechnungen die tatsächlichen Übernachtungskosten nach oder er setzt einen Pauschalbetrag an.

Die Übernachtungspauschale richtet sich nach den Werten, die in einem Schreiben des Bundesfinanzministeriums (BMF-Schreiben) festgelegt sind. Das Bundesfinanzministerium unterscheidet hierin, in welchem Land die Geschäftsreise stattfand.

Für eine Geschäftsreise innerhalb Deutschlands gilt zur Zeit eine Übernachtungspauschale von 20 Euro pro Nacht.

Hat ein Arbeitnehmer die Kosten getragen und wurden diese nicht von dem Arbeitgeber ersetzt, können die tatsächlichen Aufwendungen oder die pauschalen Beträge als Werbungskosten in der Einkommensteuererklärung berücksichtigt werden.

Welche Reisenebenkosten gibt es?

Neben Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten fallen noch weitere Kosten an. Parkgebühren, Gepäckkosten, Mautgebühren oder Fährkosten können als Reisenebenkosten berücksichtigt werden, wenn das Unternehmen mit den entsprechenden Belegen den Nachweis für den Aufwand erbringt.

Reisekostenabrechnung und Vorsteuer

Für die Reisekostenabrechnung gelten hinsichtlich des Vorsteuerabzugs dieselben Regeln wie für alle anderen Belege. Legt der Unternehmer eine Rechnung vor, die den umsatzsteuerlichen Voraussetzungen zum Vorsteuerabzug entsprechen, kann er die Vorsteuer geltend machen.

Da der Unternehmer bei dem Ansatz von Pauschalbeträgen keine Belege vorlegen kann, fällt der Ansatz der Vorsteuer hier weg.

Die Intention der Reisekostenabrechnung

Mit der Reisekostenabrechnung kann ein Unternehmer seine Betriebsausgaben centgenau erfassen. Auch im Rahmen einer Lohnabrechnung unterstützt eine Reisekostensoftware den Lohnbuchhalter bei der Erfassung der Ausgaben. Dies hat den Vorteil, dass die Reisekostenabrechnung alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt.

Für die korrekte Verbuchung ist es erforderlich, dass der Buchhalter alle im Zusammenhang mit der Reise angefallenen Kosten berücksichtigt. Hierzu zählen neben den tatsächlichen Kosten auch die Pauschalbeträge.

Um die gesetzlichen Vorgaben zum Reisekostenrecht zu erfüllen, müssen die aktuellen Lohnsteuerrichtlinien beachtet werden. Außerdem muss ein Unternehmer seinem Mitarbeiter die Kosten lohnsteuerfrei ersetzen. Andernfalls dürfen die Kosten nicht als Betriebsausgaben berücksichtigt werden. Erstattet der Arbeitgeber mehr als die tatsächlichen Kosten, muss die Differenz lohnversteuert werden.

Zusammenfassung

• Die Reisekostenabrechnung führt alle betrieblichen Kosten auf, die einem Unternehmer oder einem Arbeitnehmer während einer Geschäftsreise entstehen.
• Zu den abzugsfähigen Ausgaben zählen neben den Fahrtkosten und den Übernachtungskosten die Verpflegungsmehraufwendungen und die Reisenebenkosten.
• Die Fahrtkosten berücksichtigt das Unternehmen als Pauschalkosten oder mit dem individuellen Kilometersatz.
• Die Verpflegung berücksichtigt der Gesetzgeber über den Ansatz von Pauschalbeträgen, die er zum 01. Januar 2020 erhöht hat.
• Bei dem Ansatz der Übernachtungskosten hat der Unternehmer ein Wahlrecht.
• Entweder setzt er die tatsächlichen Übernachtungskosten an, oder er berücksichtigt den Aufwand mit der Übernachtungspauschale.
• Hinsichtlich der Übernachtungspauschale gelten für jedes Land andere Pauschalbeträge.
• Parkgebühren und andere Reisekosten können als Reisenebenkosten berücksichtigt werden. Voraussetzung ist, dass die entsprechenden Rechnungen oder andere Belege vorgelegt werden.
• Die Vorsteuer kann bei den Reisekosten unter der Bedingung gezogen werden, dass der Unternehmer eine ordnungsgemäße Rechnung vorlegt.
• Mit der Reisekostenabrechnung lassen sich Reisekosten als Betriebsausgaben oder Werbungskosten erfassen. Zur Unterstützung kann eine Reisekosten Software eingesetzt werden.