Definition: Verpflegungsmehraufwand
Der Verpflegungsmehraufwand (kurz: VMA) ist in § 9 Absatz 4a Satz 2 EStG gesetzlich normiert. Ein Arbeitnehmer macht diesen steuerlich geltend, wenn er sich auf einer Dienstreise befindet.
Statt der tatsächlichen Kosten für Reise, Verpflegung und Übernachtung, hat der Gesetzgeber verschiedene Pauschalsätze eingeführt. Die Abwesenheitsdauer des Arbeitnehmers von seiner Wohnung oder der ersten Tätigkeitsstätte (Arbeitsort) entscheidet darüber, welcher Pauschalsatz zur Anwendung kommt. Der Arbeitnehmer muss für mindestens acht Stunden abwesend sein. Für die Inanspruchnahme des VMA ist es nicht relevant, ob die Auswärtstätigkeit einen oder mehrere Tage dauert. Der Gesetzgeber unterscheidet aber, ob der Arbeitnehmer innerhalb Deutschlands unterwegs war oder der Arbeitgeber ihn ins Ausland geschickt hat.
Die Pauschalsätze trägt der Arbeitgeber nachträglich in ein Muster ein. Die Aufzeichnungen müssen neben dem Ort und dem Anlass der Dienstreise die Uhrzeiten des Beginns und des Endes der Reise enthalten. Das Muster kann der Angestellte verwenden, um den VMA in der privaten Steuererklärung zu berücksichtigen. Alternativ ist es möglich, dass der Arbeitgeber eine Reisekostenabrechnung erstellt und dem Arbeitnehmer die verausgabten Beträge kostenfrei erstattet. Im letzteren Fall können die Pauschalsätze nicht mehr in der Steuererklärung berücksichtigt werden.
Auch ein Unternehmer kann die Pauschalen zur Verpflegung geltend machen, wenn er aus betrieblichen Gründen auf Reisen geht. Für ihn gelten dieselben Sätze wie für einen Arbeitnehmer.
Verpflegungsmehraufwand im Vergleich
Bis zum 01. Januar 2020 hatten die Regelungen zum Verpflegungsmehraufwand für mehrere Jahre Bestand. Zum 01. Januar 2020 hat der Gesetzgeber die Pauschalsätze angepasst. Einen detaillierten Überblick der Änderungen liefert der folgende Vergleich:
VMA im Jahr 2019
- Bei einer mehrtägigen Reise können für jeden Tag, die der Arbeitnehmer 24 Stunden abwesend ist, 24 Euro angesetzt werden.
- Für den An- und Abreisetag gewährt der Gesetzgeber dem Arbeitnehmer einen Pauschalsatz von 12 Euro. Die Mindestabwesenheitsdauer von acht Stunden ist hier nicht relevant.
- Beträgt die Abwesenheit des Arbeitnehmers von Wohnung oder erster Tätigkeitsstätte mindestens acht Stunden, beträgt die Pauschale zum VMA 12 Euro.
Beispiel 1: Eintägige Reise zu einer Fortbildung
Ein Buchhalter aus Bonn fährt zu einer eintägigen Fortbildung nach Köln. Er verlässt seine Wohnung um 06:30 Uhr. Die Fortbildung beginnt um 09:00 Uhr. Das Ende ist für 16:30 Uhr vorgesehen. Gegen 18:00 Uhr kehrt der Buchhalter zurück nach Hause.
Der Buchhalter war für 11,5 Stunden abwesend von Wohnung und Tätigkeitsort. Nach den Bestimmungen zum Verpflegungsmehraufwand steht ihm für die Dienstreise ein Pauschalsatz von 12 Euro zu.
Beispiel 2: Mehrtägige Dienstreise
Ein angestellter Lektor aus Hamburg reist für mehrere Tage zur Buchmesse nach Frankfurt. Die Reise beginnt am 09. Oktober. Am 14. Oktober kehrt der Lektor gegen Mittag in seine Hamburger Wohnung zurück.
Für den An- und Abreisetag kann der Lektor 12 Euro Verpflegungsmehraufwand geltend machen. Nicht relevant ist, dass die Abwesenheitsdauer am 14. Oktober nicht erreicht wird.
Für die Tage vom 10. bis zum 13. Oktober war der Lektor jeweils für mindestens 24 Stunden von seiner Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte abwesend. Hier kommt für jeden Tag der Pauschalsatz von 24 Euro zur Anwendung. Insgesamt berechnet sich der VMA für den Lektor wie folgt:
- VMA für An- und Abreisetag: 12 Euro
- VMA für vier Tage: 24 x 4 = 96 Euro
- Summe VMA: 108 Euro
Der Verpflegungsmehraufwand des angestellten Lektors beträgt 108 Euro. Die Pauschale kann er in seiner Einkommensteuererklärung als Werbungskosten ansetzen. Voraussetzung hierfür ist, dass der Arbeitgeber die tatsächlichen Kosten nicht steuerfrei ersetzt.
Für jede Übernachtung im Inland konnte der Arbeitnehmer bis einschließlich zum 31. Dezember 2019 einen Pauschalsatz von 20 Euro geltend machen.
VMA im Jahr 2020
Ab dem Jahr 2020 hat der Gesetzgeber die Bestimmungen zum Verpflegungsmehraufwand neu geregelt. Tritt ein Arbeitnehmer jetzt eine Dienstreise an, können die folgenden Pauschalsätze in Anspruch genommen werden:
- Bei einer mehrtägigen Reise können für jeden Tag, die der Arbeitnehmer 24 Stunden abwesend ist, 28 Euro angesetzt werden.
- Für den An- und Abreisetag gewährt der Gesetzgeber dem Arbeitnehmer einen Pauschalsatz von 14 Euro. Die Mindestabwesenheitsdauer von acht Stunden ist hier nicht relevant.
- Beträgt die Abwesenheit des Arbeitnehmers von Wohnung oder erster Tätigkeitsstätte mindestens acht Stunden, beträgt die Pauschale zum VMA 14 Euro.
Beispiel 3: Zweitägige Dienstreise mit Unterbrechung
Der Buchhalter aus Bonn (Beispiel 1) besucht ein zweitägiges Seminar in Köln. Wegen der überschaubaren Entfernung fährt er am Abend des ersten Tages zurück in seine Wohnung. Der Buchhalter verließ seine Wohnung an beiden Tagen gegen 06:30 Uhr. Am ersten Tag kehrte er gegen 17:00 Uhr zurück. Am zweiten Tag war er wegen eines Staus erst gegen 18:00 Uhr wieder zu Hause.
Unabhängig von der verspäteten Heimkehr am zweiten Tag war der Buchhalter an beiden Tagen für mindestens acht Stunden von Wohnung und Tätigkeitsstätte abwesend. Für beide Tage steht ihm ein Verpflegungsmehraufwand von jeweils 14 Euro zu.
An der Übernachtungspauschale hat der Gesetzgeber nicht gerüttelt. Nach wie vor gilt für jede Übernachtung ein Pauschalsatz von 20 Euro.
Neu ist die Übernachtungspauschale für Berufskraftfahrer. Müssen diese bei einer mehrtägigen Fahrt in ihrem Fahrzeug übernachten, können sie für jede Nacht einen Pauschbetrag von 8 Euro als Werbungskosten in ihrer Steuererklärung deklarieren.
Welche Ausnahmen gelten im Zusammenhang mit dem Verpflegungsmehraufwand?
Die Ausnahmen zur Geltendmachung des VMA beziehen sich auf die Kosten, die für die Verpflegung des Reisenden aufgewendet werden müssen. Kommt ein Arbeitnehmer selbst für die Kosten auf, bleibt es bei den Pauschalsätzen von jeweils 12 beziehungsweise 24 Euro. Erstattet ein Arbeitgeber die Kosten, reduziert sich der Spesensatz entsprechend. Für den Abzug hat der Gesetzgeber die folgenden Regelungen beschlossen:
- Minderung der Pauschale um 20 %, wenn der Arbeitgeber die Kosten für das Frühstück übernimmt.
- Minderung der Pauschale um 40 %, wenn der Arbeitgeber Mittag- oder Abendessen bezahlt.
Die Kürzung kommt nicht nur bei einer mehrtägigen Reise zum Tragen. Erstattet der Arbeitgeber die Kosten für ein Mittagessen bei einer eintägigen Fortbildung, wird die Pauschale um 40 % reduziert. Die Erstattung der Mahlzeiten gilt zudem als geldwerter Vorteil, den der Arbeitnehmer lohnversteuern muss. Die Besteuerung orientiert sich ab dem Veranlagungszeitraum 2020 an den folgenden Sachbezugswerten:
- Für ein Frühstück: 1,80 Euro
- Für ein Mittag- oder Abendessen: 3,40 Euro
Verpflegungsmehraufwand bei Dienstreisen im Ausland
Bei Dienstreisen in das Ausland gewährt der Gesetzgeber abhängig von dem Ziel der Reise unterschiedliche Pauschalsätze als Verpflegungsmehraufwand. Reist ein Arbeitnehmer z.B. nach Lichtenstein, gelten die folgenden Beträge:
- Bei einer mehrtägigen Reise können für jeden Tag, die sich der Arbeitnehmer 24 Stunden im Ausland befindet, 53 Euro angesetzt werden.
- Für den An- und Abreisetag gewährt der Gesetzgeber dem Arbeitnehmer einen Pauschalsatz von 36 Euro. Die Mindestabwesenheitsdauer von acht Stunden ist hier nicht relevant.
- Beträgt die Abwesenheit des Arbeitnehmers von Wohnung oder erster Tätigkeitsstätte mindestens acht Stunden, beträgt die Pauschale zum VMA 36 Euro.
Übernachtet der Arbeitnehmer in Lichtenstein, kann er für jede Nacht einen Pauschbetrag von 180 Euro geltend machen. Reist er in ein anderes Land können andere Pauschalsätze zur Anwendung kommen.
Zusammenfassung
- Für den Ansatz des Verpflegungsmehraufwands hat der Gesetzgeber die rechtliche Grundlage im § 9 Absatz 4a Satz 2 EStG geschaffen.
- Mit den Pauschalsätzen möchte der Gesetzgeber alle tatsächlichen Kosten für Reise, Verpflegung und Unterkunft steuerlich berücksichtigen.
- Entscheidend für eine Inanspruchnahme ist, dass der Arbeitnehmer für einen Zeitraum von mindestens acht Stunden von seiner Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte entfernt ist.
- Den Verpflegungsmehraufwand kann der Arbeitnehmer als Werbungskosten in seiner privaten Steuererklärung geltend machen. Alternativ ist es möglich, dass der Arbeitgeber die Kosten steuerfrei ersetzt.
- Die Pauschalen zum VMA stehen auch einem Unternehmer zu, der aus betrieblichen Gründen eine Reise antritt.
- Der Gesetzgeber hat die Pauschalsätze zum 01. Januar 2020 angehoben. Statt 12 Euro für eine eintägige Reise beträgt der Verpflegungsmehraufwand nun 14 Euro. Bei einer mehrtägigen Reise und einer Abwesenheit von mindestens 24 Stunden können 28 Euro (bis 2019: 24 Euro) in Ansatz gebracht werden.
- Zusätzlich kann der Dienstreisende eine Übernachtungspauschale von 20 Euro für jede Übernachtung in seiner Steuererklärung angeben.
- Eine Ausnahme ist zu beachten, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Kosten für die Mahlzeiten erstattet. Für ein Frühstück wird der VMA um 20 % reduziert. Die Erstattung der Kosten für ein Mittag- oder Abendessen führt zu einer Reduzierung des VMA um 40 %.
- Bei Dienstreisen ins Ausland gelten abweichende Pauschalsätze.