GoBD

Definition: GOBD

GOBD ist die Abkürzung für die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern. Mit diesen Regeln stellt der Gesetzgeber außerdem bestimmte Anforderungen an die Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff der Finanzbehörde während einer steuerlichen Außenprüfung.

Die aktuelle Fassung der GOBD basiert auf einem Schreiben des Bundesfinanzministeriums aus dem November 2019. Dieses Dokument führt sämtliche Regelungen auf, die ein Steuerpflichtiger hinsichtlich seiner Buchhaltung und der digitalen Aufbewahrung von Belegen zu beachten hat. Im Weiteren wird hier auch der elektronische Datenzugriff eines Betriebsprüfers während der steuerlichen Außenprüfung geregelt.

Die Grundsätze regeln auch, welche Unterlagen der Steuerpflichtige wie lange und in welchem Umfang aufbewahren muss. Hinsichtlich der Geschäftsvorfälle unterscheiden die GOBD zwischen baren und unbaren Geschäftsvorfällen. Für die Erfassung der baren Geschäftsvorfälle muss ein steuerpflichtiger Unternehmer bestimmte Bedingungen erfüllen. Unbare Geschäftsvorfälle müssen fristgemäß von ihm belegt werden. Damit stellen die GOBD auch spezielle Anforderungen an die Rechnungssoftware oder die Buchhaltungssoftware, die in dem Unternehmen zum Einsatz kommt.

Wer ist für die Einhaltung der GOBD verantwortlich?

Die Verantwortlichkeit für die Einhaltung der GOBD trifft allein den Steuerpflichtigen, der die Buchhaltung erstellt. Dabei ist es unerheblich, ob dieser Steuerpflichtige ein großer Konzern, eine mittelgroße GmbH oder ein Kleinunternehmer ist.

Beauftragt der Unternehmer einen Steuerberater mit der Erfüllung seiner steuerlichen Pflichten, muss er dessen Verstoß gegen die Grundsätze einer ordnungsgemäßen Buchhaltung auch gegen sich gelten lassen.

Die allgemeinen Anforderungen der GoBD

Die allgemeinen Anforderungen der GOBD fordern, dass alle betrieblichen Prozesse GoBD-konform sind. Im Einzelnen sehen die GOBD die Erfüllung der folgenden Grundsätze vor:

Die Buchhaltung muss nachvollziehbar und nachprüfbar sein

Die Nachvollziehbarkeit und die Nachprüfbarkeit der Buchhaltung beziehen sich auf die Buchung der Geschäftsvorfälle und die Aufzeichnungspflichten, die der Steuerpflichtige zu erfüllen hat. Jede Buchung muss durch den entsprechenden Beleg nachgewiesen werden. Mit diesem Beleg muss eine progressive und retrograde Prüfung der Buchhaltung möglich sein. Dies bedeutet, dass der Sachverhalt des Belegs sich über die Konten in der Bilanz und auch auf dem umgekehrten Weg (von der Bilanz bis zum Beleg) nachprüfen lässt.

Lückenlose und vollständige Erfassung der Geschäftsvorfälle

Der Buchhalter muss die Geschäftsvorfälle vollständig und lückenlos erfassen. Jeden Geschäftsvorfall (z.B. den Kauf eines Pkws) muss der Buchhalter einzeln dokumentieren. Aus der Dokumentation muss für einen sachkundigen Dritten ersichtlich sein, dass es sich um eine betriebliche Veranlassung handelt. Bei der Erfassung der Buchhaltung in einem Buchhaltungssystem muss gewährleistet sein, dass die Buchhaltungssoftware die technischen Voraussetzungen erfüllt.

Korrekte und wahrheitsgemäße Verbuchung

Die Geschäftsvorfälle müssen korrekt sein und der Wahrheit entsprechen. In diesem Zusammenhang ist es auch wichtig, dass der Beleg den gesetzlichen Vorgaben entspricht.

Zeitnahe Erfassung der Buchführung

Der Unternehmer muss eine zeitgerechte Buchführung gewährleisten. Dies bedeutet, dass zwischen dem Sachverhalt und der Behandlung in der Buchhaltung ein zeitlicher Zusammenhang bestehen muss. Im Idealfall erfasst der Buchhalter den Beleg unmittelbar. Nicht GOBD-konform ist es, die Belege über einen längeren Zeitraum zu sammeln und zu einem späteren Zeitpunkt in der Buchhaltung zu erfassen.

Schutz vor Unveränderbarkeit

Die Belege müssen systematisch geordnet sein. Die Geschäftsvorfälle müssen chronologisch erfasst sein. Außerdem muss der Buchhalter sicherstellen, dass die Buchungen müssen vor Veränderbarkeit geschützt sein. Im Nachhinein darf es niemandem möglich sein, den Beleg oder den Geschäftsvorfall zu manipulieren. Stellt sich heraus, dass der Buchhalter eine falsche Buchung vorgenommen hat, muss die Korrekturbuchung protokolliert und für einen sachverständigen Dritten nachvollziehbar sein.

Einführung eines internen Kontrollsystems

Die Buchhaltung muss durch ein internes Kontrollsystem gesichert sein. Dieses Kontrollsystem muss die Einhaltung einer ordnungsgemäßen Buchhaltung überwachen. Für die praktische Arbeit kann der Unternehmer das interne Kontrollsysteme mit Zugriffsrechten und Zugangskontrollen ausstatten. Der Umfang des Kontrollsystems hängt vom Umfang des Betriebs selbst ab.

Datensicherheit muss gewährleistet sein

Der Unternehmer muss für die Datensicherheit sorgen. Bei Einsatz eines Datensicherungssystems müssen alle erfassten Daten vor Verlust oder vor einer nicht berechtigten Veränderung geschützt werden. Auch hier ist es notfalls erforderlich, dass der Unternehmer das für die Datensicherheit zuständige Personal mit Zugriffsrechten und Zugangskontrollen ausstattet. Sind die Daten in einem nicht ausreichenden Maß geschützt, stellt dies einen Verstoß gegen die GOBD dar.

Protokoll zur elektronischen Erfassung und digitalen Aufbewahrung

Bei Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems muss der Unternehmer die Umwandlung des Papierbelegs in ein elektronisches Dokument protokollieren. Ist der Beleg in dem elektronischen System erfasst, kann der Buchhalter das Papierdokument vernichten. Die weitere Bearbeitung des elektronischen Dokuments erfolgt auf elektronischem Weg.

Datenzugriff während der steuerlichen Außenprüfung

Die GOB gewähren einem Betriebsprüfer Zugriff auf die Daten des Unternehmens, das er prüft. Diese Erlaubnis drückt sich durch drei folgenden Sachverhalte aus:

Die Leseberechtigung der Finanzbehörde

Bei einem unmittelbaren Datenzugriff erhält der Prüfer eine Leseberechtigung für die Daten. Hiermit kann er Einsicht in alle Dokumente nehmen, die von dem Steuerpflichtigen aufbewahrt und aufgezeichnet werden müssen.

Maschinelle Auswertung

Bei einem mittelbaren Datenzugriff muss der Steuerpflichtige dem Mitarbeiter der Finanzbehörde eine maschinelle Auswertung aller relevanten Daten ermöglichen. In Einzelfällen kann der Betriebsprüfer verlangen, dass der Steuerpflichtige die Daten auf einem lesbaren und auswertbaren Datenträger zur Verfügung stellt.

Die Pflicht zur Mitwirkung

Den Steuerpflichtigen trifft die Pflicht zur Mitwirkung. Dies bedeutet, dass er den Betriebsprüfer beim Datenzugriff unterstützen muss, wenn dieser eine Rechnung oder einen Darlehensvertrag einsehen möchte.

Die Verfahrensdokumentation nach GOBD

Mit den GOBD hat der Gesetzgeber dem Steuerpflichtigen eine komplette Verfahrensdokumentation auferlegt. Diese Verfahrensdokumentation sieht vor, dass der Unternehmer Auskunft darüber gibt, wie Belege und Dokumente in seinem Unternehmen erfasst und empfangen werden. Außerdem muss er beschreiben, wie die digitale Aufbewahrung in seinem Betrieb funktioniert.

Nach dem Schreiben des Bundesfinanzministeriums über die GOBD besteht eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation aus den folgenden Teilen:

• Allgemeine Beschreibung
• Anwenderdokumentation
• Technische Systemdokumentation
• Betriebsdokumentation

Alle vier Bestandteile der Verfahrensdokumentation müssen in sich schlüssig und für einen sachkundigen Dritten nachvollziehbar sein.

Setzt der Unternehmer ein anderes EDV-System ein oder führt er ein Dokumentenmanagementsystem ein, muss er dies in der Verfahrensdokumentation ausführen.

In der Verfahrensdokumentation muss der Steuerpflichtige aufführen, welche Vorgehensweise das interne Kontrollsystem umfasst und wie die Maßnahmen zur Datensicherheit aussehen.

Änderungen im Verfahrensablauf müssen in einer Änderungshistorie festgehalten werden.

Die Verfahrensdokumentation muss der Unternehmer solange aufbewahren wie die Aufbewahrungsfrist für die Unterlagen läuft, die in der Verfahrensdokumentation beschrieben werden.

Zusammenfassung

• Die GOBD stellen Regeln auf, die der Steuerpflichtige für eine ordnungsgemäße Buchführung und die Aufbewahrung seiner Geschäftsunterlagen erfüllen muss.
• Die GOBD beinhalten auch die Mitwirkungspflicht, wenn der Betriebsprüfer sich zu einer Außenprüfung angemeldet hat.
• Für die Einhaltung der GOBD ist allein der Steuerpflichtige verantwortlich. Er muss z.B. Sorge dafür tragen, dass seine Buchhaltung nachvollziehbar und nachprüfbar ist.
• Eine Buchhaltung, die GOBD-konform ist, erfasst alle Geschäftsvorfälle lückenlos und vollständig.
• Laut GOBD ist es erforderlich, dass der Steuerpflichtige für eine zeitnahe Erfassung der Buchhaltung sorgt.
• Der Schutz vor Veränderbarkeit muss ebenso gewährleistet sein, wie die Datensicherheit. Darum fordern die GoBD die Einführung eines internen Kontrollsystems.
• Bei einer steuerlichen Außenprüfung darf die Leseberechtigung des Betriebsprüfers nicht eingeschränkt werden.
• Darüber hinaus treffen den Steuerpflichtigen noch weitere Mitwirkungspflichten, wenn das Finanzamt eine Außenprüfung bei ihm durchführt.
• Die GOBD bestimmen überdies, dass der Steuerpflichtige im Rahmen einer Verfahrensdokumentation darlegt, wie Dokumente in seinem Betrieb verarbeitet werden.
• Der Prozess der Verfahrensdokumentation umfasst das Erfassen, Empfangen, Digitalisieren, Ausgeben und Aufbewahren sämtlicher Unterlagen.