Definition: Rechnungssoftware
Eine Rechnungssoftware (auch Fakturierungssoftware genannt) unterstützt den Anwender bei der Erstellung und der Verwaltung seiner Rechnungen. Es eignet sich für alle Selbstständigen und Freiberufler, die ihren Kunden den Verkauf von Waren oder das Erbringen von Dienstleistungen in Rechnung stellen.
Die Rechnungssoftware ist einfach zu bedienen. Nach der Dateneingabe formatiert es eine Liste der verkauften Produkte oder der erbrachten Dienstleistungen und den Nettopreisen. Je nachdem, ob es sich um einen umsatzsteuerpflichten Unternehmer oder einen Kleinunternehmer handelt, berücksichtigt es die Umsatzsteuer mit dem richtigen Steuersatz (7 % bzw. 19 %) oder macht den Anwender darauf aufmerksam, dass er keine Umsatzsteuer in der Rechnung ausweisen darf.
An den Inhalt einer Rechnung knüpft das Umsatzsteuerrecht besondere Voraussetzungen. Auch hierum braucht sich der Besitzer eines Rechnungsprogramms keine Gedanken mehr zu machen. Ein Rechnungsprogramm setzt alle gesetzlichen Vorgaben um.
Rechnungsprogramme erleichtern die tägliche Arbeit von Kleinunternehmern, Handwerkern und Dienstleistern. Mit dem Einsatz einer Software zum Erstellen der Rechnungen kann der Anwender auch die Kriterien erfüllen, die das Gesetz an eine E-Rechnung erstellt.
Was ist bei der Auswahl eines Rechnungsprogramms zu beachten?
Ein Unternehmer, der sich für die Anschaffung eines Rechnungsprogramms entscheidet, sollte bei der Auswahl auf die folgenden Punkte achten:
Das Rechnungsprogramm stellt eine Rechnungsvorlage zur Verfügung, die die rechtlichen Vorgaben 1:1 umsetzt. Dies bedeutet, dass ein Rechnungsprogramm besonders dem Inhalt Rechnung trägt, den das Umsatzsteuerrecht verlangt. Hierzu gehören z.B die folgenden Angaben:
- Namen und Adresse von Rechnungsersteller und Rechnungsempfänger
- fortlaufende Rechnungsnummern
- Rechnungsdatum und Leistungsdatum
- Steuernummer oder der Umsatzsteuer-ID
- Aufteilung nach Nettobetrag, Steuerbetrag, Steuersatz und Bruttobetrag (bei Kleinunternehmern entfällt diese Aufteilung)
Ein Kleinunternehmer sollte bei der Auswahl des Rechnungsprogramms darauf achten, dass er die folgenden Einstellungen vornehmen kann:
- Jede Rechnung wird ohne Ausweis der Umsatzsteuer erstellt.
- Auf den Rechnungen ist ein Hinweis enthalten, der den Rechnungsempfänger auf die Kleinunternehmerschaft hinweist.
Um ein möglichst individuelles Auftreten zu ermöglichen, stellt ein gutes Rechnungsprogramm mehrere Designs zur Auswahl, die auch zu der Branche des Anwenders passen.
Die Vorteile einer Rechnungssoftware
Die Rechnungssoftware fasst Routinetätigkeiten automatisiert zusammen. So ist es dem Anwender z.B. möglich, die Daten mit einer Auto-Fill-Funktion automatisch von der Kundendatenbank in eine neue Rechnung zu übertragen. Mit einem automatisierten Rechnungsprogramm ist es zudem möglich, Angebote in Rechnungen umzuwandeln und per Mausklick an den Adressaten zu versenden. Weitere Automatisierungen können z.B. Rabatte automatisch berechnen oder zum Erstellen wiederkehrender Buchungen verwendet werden.
Eine Rechnungssoftware überwacht den Zahlungseingang der Kunden. Der Anwender profitiert von der Zeitersparnis, da er nicht alle Rechnungen mit dem Zahlungseingang auf seinem Konto abgleichen muss.
Mit einer professionellen Software kann ein Anwender seine Ausgaben verwalten. Die Belege können per Scan, Email oder Handy in das Programm hochgeladen werden. Eine Programmfunktion sorgt dafür, dass die Belege richtig kategorisiert werden.
Für einen Unternehmer, der Rechnungen an Kunden im Ausland versendet, bieten bestimmte Rechnungsprogramme unterschiedliche Spracheinstellungen an.
Darüber hinaus sollte ein Anwender auch darauf achten, dass sein Rechnungsprogramm über eine Berichtsfunktion verfügt. Damit ist es dem Anwender möglich, seine aktuelle finanzielle Situation im Blick zu haben.
Die weiteren Vorteile einer Rechnungssoftware lassen sich wie folgt zusammenfassen:
- Kommt ein Rechnungsprogramm online zum Einsatz, ist es immer auf dem aktuellen Stand. Ein Anwender muss sich nicht um die Gesetzesänderungen kümmern, die das Erstellen einer Rechnung betreffen.
- Mit einem Rechnungsprogramm kann der Anwender die Rechnung schneller erstellen und an seinen Kunden versenden.
- Der Anwender kann seine Rechnungen auch schreiben, wenn er unterwegs ist. Dies ist besonders von Vorteil, wenn er wenig Zeit hat.
- Durch Einbindung von internetfähigen Zahlungssystemen können die Rechnungen schneller bezahlt werden.
- Die Rechnungen werden revisionssicher gespeichert. Damit erfüllt ein Rechnungsprogramm die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.
Welche Arten von Rechnungsprogrammen gibt es?
Rechnungsprogramme passen sich an die Bedürfnisse des Rechnungserstellers an. Je nachdem, ob es sich um einen Kleinunternehmer, einen Handwerker oder einen Dienstleister handelt, verfügen die einzelnen Programme über unterschiedliche Funktionen.
Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer
Ein Unternehmer, für den umsatzsteuerlich der § 19 Umsatzsteuergesetz (UStG) relevant ist, sollte darauf achten, dass seine Rechnungssoftware für Kleinunternehmer geeignet ist.
Die Kleinunternehmerregelung knüpft an die Erstellung einer Rechnung besondere Voraussetzungen, die sich im Inhalt der Rechnung wiederfinden. Nimmt der Anwender zwei spezielle Einstellungen für Kleinunternehmer vor, achtet das Programm darauf, dass jede Rechnung ohne Umsatzsteuer ausgewiesen wird und alle Dokumente einen Hinweis enthalten, der den Rechnungsadressaten auf die Kleinunternehmerschaft des Erstellers hinweist.
Rechnungsprogramm für Handwerker
Ein Rechnungsprogramm für Handwerker ist für den Anwender vielseitig einsetzbar. Eine Datenbank verschafft ihm den kompletten Überblick über seine Kunden und seine Finanzen. Per Automation werden Angebote in Rechnungen umgewandelt. Auch Abschlagsrechnungen können einfach erstellt und versendet werden.
Ein Handwerker kann sich bei der Erstellung darauf verlassen, dass die Rechnung rechtssicher ist und alle gesetzlich vorgegebenen Pflichtangaben enthält. Vorteilhaft sind für ihn die Rechnungsvorlagen. Durch die schnelle Übertragung der Kundendaten in das Rechnungsformular hat ein Handwerker mehr Zeit für sein Kerngeschäft. Das Rechnungsprogramm erfüllt auch die Forderungen, die die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung und die DSGVO an eine Rechnung stellen.
Rechnungsprogramm für Dienstleister
Mit einer Rechnungssoftware für Dienstleister ist es möglich, eine Rechnung in einer Minute zu erstellen und an den Kunden zu versenden. Der Anwender profitiert auch von dem Rechnungsprogramm, wenn eine Zahlung ausbleibt und die Frist verstrichen ist. Das Programm erkennt die Frist und verschickt automatisch die Rechnung an den säumigen Kunden.
Der Anwender eines Rechnungsprogramms für Dienstleister profitiert auch davon, dass die Software alle gesetzlichen Vorgaben erfüllt.
Rechnungsprogramm für ein Kleingewerbe
Ein Kleingewerbetreibender hat den Vorteil, dass er sich nicht an die handelsrechtlichen Vorschriften zur Buchführung und zur Bilanzerstellung halten muss. Ihm obliegt allerdings die Pflicht, einem Kunden oder einem Geschäftspartner eine Rechnung zu erstellen, wenn er Waren verkauft oder Dienstleistungen erbracht hat.
Die Kriterien, die ein Kleingewerbetreibender bei der Erstellung der Rechnung beachten muss, setzt das Rechnungsprogramm für ein Kleingewerbe um. Hier werden auch die Regelungen berücksichtigt, die ein Kleinunternehmer zu beachten hat.
Rechnungsprogramm online
Bei den Rechnungsprogrammen können verschiedene Ausführungen unterschieden werden. Offline wird ein Rechnungsprogramm mit einer CD gestartet. Daneben stellen die Hersteller ihre Rechnungsprogramme auch per Download zur Verfügung. Der Anwender erwirbt das Programm und spielt es auf seinen PC auf. Alternativ kann eine Rechnungssoftware auch online zum Einsatz kommen.
Mit einem Rechnungsprogramm online kann der Anwender Rechnungen erstellen, wenn er z.B. im Flugzeug oder in der Bahn sitzt. Eine separate Installation des Programms ist in diesem Fall nicht erforderlich. Der Anwender ruft die passende Internetseite auf und kann im selben Moment die erste Rechnung erstellen.
Zusammenfassung
- Ein Rechnungsprogramm kommt zum Einsatz, um den Anwender bei der Erstellung und der Verwaltung seiner Rechnungen zu unterstützen.
- Rechnungssoftware ist auch als Fakturierungssoftware bekannt.
- Bei der Auswahl eines geeigneten Rechnungsprogramms sollte darauf geachtet werden, dass die verwendete Rechnungsvorlage die Voraussetzungen, die das Gesetz an die Erstellung einer Rechnung knüpft, umsetzt.
- Ein Anwender profitiert, wenn das Rechnungsprogramm Rechnungen automatisiert erstellt und an die Kunden versendet.
- Weitere Vorteile, die ein Rechnungsprogramm bietet, sind die schnellere Erstellung und das zeitnahe Begleichen der Rechnungen.
- Darüber hinaus passt sich eine Rechnungssoftware an den Bedürfnissen des Rechnungserstellers an.
- Mit einem Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer arbeitet der Anwender rechtssicher und spart Zeit. Die gesetzlichen Vorschriften, die ein Kleinunternehmer bezüglich der Rechnungsstellung zu beachten hat, werden von der Rechnungssoftware umgesetzt.
- Das Rechnungsprogramm für Handwerker liefert dem Betriebsinhaber eines Malerbetriebes einen schnellen Überblick über Kunden und Lieferanten.
- Mit dem Rechnungsprogramm für Dienstleister ist es dem Anwender möglich, von unterwegs Angebote einzuholen und die Datenbank zu verwalten.
- Das Rechnungsprogramm für ein Kleingewerbe stellt dem Anwender eine bedienerfreundliche Oberfläche zur Verfügung. So kann er in seiner Artikel- und Lagerverwaltung strukturiert nach Informationen suchen.
- Das Rechnungsprogramm online unterstützt den Anwender an jedem Ort. Der Unternehmer kann seine Rechnungen schreiben, wenn er unterwegs ist. Ist er im Besitz der App, kann er die geschriebenen Rechnungen bequem verwalten. Das System überwacht auch den fristgerechten Zahlungseingang.