Definition: Kreditbuchhaltung
Die Kreditorenbuchhaltung ist ein Teil der monatlichen Finanzbuchhaltung. Als Verwaltung der offenen Posten gibt sie dem Unternehmer Auskunft über die Verbindlichkeiten, die der Betrieb gegenüber seinen Lieferanten noch nicht bezahlt hat.
Die Kreditorenbuchhaltung steht in einem engen Zusammenhang mit der unternehmensinternen Einkaufsabteilung. Von dort erhält der Sachbearbeiter in der Kreditorenbuchhaltung die Informationen über ausstehende Rechnungen und die Zahlungsmodalitäten, die mit dem jeweiligen Kreditor vereinbart wurde.
Beispiel 1: Zahlungsvereinbarung mit dem Lieferanten
Ein Unternehmen nimmt die Dienste einer Spedition in Anspruch, um die hergestellten Waren an die Kunden liefern zu können. Da das Unternehmen mehrmals im Monat durch die Spedition liefern lässt, hat es mit dem Lieferanten eine Skontovereinbarung getroffen. Wenn das Unternehmen die Rechnung innerhalb von sieben Tagen bezahlt, kann es den Rechnungsbetrag um 3 % kürzen. Diese Information benötigt der Kreditorenbuchhalter, um den Sachverhalt in der Buchhaltung korrekt darstellen zu können.
Über die genannten Punkte hinaus ist die unternehmensinterne Kreditorenabteilung für weitere Bereiche verantwortlich. Hierzu zählen z.B. die Überwachung der Eingangsrechnungen, der Abgleich von unterschiedlichen Angeboten und die Erstellung der Reisekostenabrechnungen für die Mitarbeiter.
Aufgaben der Kreditorenbuchhaltung
Die Hauptaufgaben der Kreditorenbuchhaltung bestehen in der Bearbeitung der Eingangsrechnungen und der rechtzeitigen Zahlungsveranlassung. Mahnungen gilt es ebenso zu verhindern wie falsche Rechnungsanweisungen. Daneben kümmert sich ein Kreditorenbuchhalter insbesondere um die folgenden Bereiche:
- Stammpflege der Kreditorendaten
- Prüfung und Kontierung der Eingangsrechnungen
- Buchhalterische Erfassung der Belege
- Verwaltung offener Posten
- Zahlungsveranlassung
- Archivierung der Eingangsrechnungen nach den gesetzlichen Vorschriften
Stammpflege der Kreditorendaten
Eine nicht zu verachtende Aufgabe der Kreditorenbuchhaltung ist die Kreditorenstammsatzpflege. Insbesondere die Daten der Lieferanten, zu denen das Unternehmen eine laufende Geschäftsbeziehung unterhält, hält der Kreditorenbuchhalter ständig auf dem Laufenden.
Zur besseren Übersicht legt der Kreditorenbuchhalter eine Datenbank an, die schnell und komfortabel über alle Informationen Auskunft geben kann. Hierzu zählen neben dem Firmennamen und dem Tätigkeitsfeld des Kreditors auch die Bankverbindung und die Zahlungsmodalitäten, die mit dem Lieferanten vereinbart wurden. Für ein schnelleres Auffinden des Kreditors vergibt der Kreditorenbuchhalter für jeden Lieferanten eine eigene Kreditorennummer.
Prüfung und Kontierung der Eingangsrechnungen
Sobald die Eingangsrechnungen im Posteingang des Unternehmens mit einem Eingangsstempel erfasst sind, werden sie an den Kreditorenbuchhalter weitergeleitet. Diesem kommt zunächst die Aufgabe zu, die Rechnung in zweifacher Hinsicht zu prüfen.
Der Kreditorenbuchhalter gleicht die Rechnung mit der Bestellung ab. Ergeben sich Differenzen hinsichtlich der Liefermenge oder des vereinbarten Preises, setzt er sich mit dem Lieferanten in Verbindung. Eine zweite Prüfung bezieht sich auf die gesetzlichen Vorgaben, die der Gesetzgeber an eine Rechnung stellt.
Nach der erfolgten Rechnungsprüfung kontiert der Buchhalter die Eingangsrechnungen. Kontierung bedeutet, dass der Buchhalter die Eingangsrechnung mit dem Konto beschriftet, auf welches er den Rechnungsbetrag später bucht. Arbeitet das Unternehmen mit Kostenstellen, weist der Buchhalter der Eingangsrechnung die entsprechende Kostenstelle zu.
Beispiel 2: Kontierung einer Eingangsrechnung
Der Kreditorenbuchhalter erhält eine Eingangsrechnung über die Reparatur eines LKWS. Entsprechend dem Kontenrahmen weist der Kreditorenbuchhalter dem Beleg das entsprechende Konto zu. Außerdem versieht er es mit einer Kostenstelle, die diesen Aufwand im innerbetrieblichen Kostenrechnungssystem berücksichtigt.
Buchhalterische Erfassung der Belege
Bei der buchhalterischen Erfassung einer Eingangsrechnung geht der Kreditorenbuchhalter wie folgt vor:
- Zuordnung der Rechnung zu einem bestehenden Kreditor. Falls der Lieferant neu ist, vergibt der Kreditorenbuchhalter eine neue Kreditorennummer.
- Zuweisung der Rechnung zu einem bestimmten Geschäftsvorfall (z.B. Kfz-Reparatur)
- Verbuchung der Rechnung durch Eingabe in das Buchhaltungssystem
Beim letzten Schritt muss der Kreditorenbuchhalter darauf achten, dass er den in der Rechnung enthaltenen Vorsteuerbetrag korrekt behandelt. Bei richtiger Erfassung weist das Buchhaltungssystem den Vorsteuerbetrag dem Konto »Vorsteuer« zu. Auf diese Weise ist gewährleistet, dass der Vorsteuerbetrag auch in der Umsatzsteuervoranmeldung als Vorsteuer von der zu zahlenden Umsatzsteuer abgezogen wird.
Verwaltung offener Posten
Für die Zahlungsvorbereitung sortiert der Kreditorenbuchhalter die Rechnungen entsprechend ihrer Fälligkeit. Neben der Prüfung, ob Eingangsrechnungen unter Umständen doppelt erfasst wurden oder ältere Rechnungen desselben Kreditors noch nicht beglichen wurden, erfolgt auch eine Kontrolle, inwieweit die Zahlung die Liquidität des Unternehmens einschränken könnte. Falls erforderlich erfolgt eine umfassende Liquiditätsplanung bevor der Kreditorenbuchhalter die Rechnung zur Zahlung freigibt. Gegebenenfalls nimmt der Kreditorenbuchhalter Kontakt mit dem Lieferanten auf, um einen Zahlungsaufschub oder eine Stundung zu erwirken.
Zahlungsveranlassung
Bestehen keine Liquiditätsprobleme, erfüllt die Rechnungen alle gesetzlichen Vorgaben und ist sie auch inhaltlich in Ordnung, kann die Kreditorenbuchhaltung – bei entsprechender Berechtigung – die Zahlung veranlassen. In kleineren Unternehmen behält die Geschäftsleitung sich diesen Schritt vor. Ist dies der Fall, muss der Kreditorenbuchhalter den Geschäftsführer um Zahlungsfreigabe bitten.
Archivierung der Eingangsrechnung nach den gesetzlichen Vorschriften
Nach der Zahlung muss die Eingangsrechnung für spätere Prüfungszwecke rechtskonform aufbewahrt werden. Die gesetzliche Verpflichtung zur Aufbewahrung einer Eingangsrechnung erstreckt sich auf zehn Jahre. Dies Frist beginnt mit Ende des Kalenderjahres, in dem die Eingangsrechnung ausgestellt wurde.
Beispiel 3: Der Ablauf der Kreditorenbuchhaltung
Die Kreditorenbuchhaltung eines Autohauses erhält die Eingangsrechnung eines neuen Zulieferers über dreihundert Reifen, die an das Autohaus geliefert wurden. Der Rechnungsbetrag beläuft sich auf 2.400 Euro zuzüglich Umsatzsteuer.
Da der Lieferant in dem Autohaus noch nicht kreditorisch erfasst ist, pflegt der Kreditorenbuchhalter zunächst die Stammdaten des Lieferanten in das Buchhaltungssystem ein. Neben den allgemeinen Daten enthalten die Angaben auch Informationen zur Bankverbindung und zu vereinbarten Zahlungsmodalitäten. Anschließend vergibt der Buchhalter eine eigene Kreditorennummer für den Lieferanten.
Der Kreditorenbuchhalter prüft die Rechnung inhaltlich. Hierzu kontrolliert er, ob die Angaben in der Rechnung mit der Bestellung übereinstimmen. In einem zweiten Schritt gleicht er die Rechnung mit den Vorschriften des Gesetzgebers ab.
Stellt der Buchhalter weder inhaltliche noch gesetzliche Abweichungen fest, versieht er den Beleg mit einer Kontonummer der Finanzbuchhaltung und einer Kostenstelle, die er aus der innerbetrieblichen Kostenrechnung erhält.
Bei der Verbuchung der Eingangsrechnung achtet der Kreditorenbuchhalter darauf, dass er den Vorsteuerbetrag auf dem richtigen Konto erfasst.
Im nächsten Schritt bereitet der Kreditorenbuchhalter die Eingangsrechnung für die Zahlung vor. Hierzu prüft er zum einen die Liquidität und zum anderen das Vorhandensein von Rechnungen desselben Kreditors, die das Unternehmen eventuell noch nicht bezahlt hat. Falls erforderlich, stimmt er sich mit dem Lieferanten über einen Zahlungsaufschub oder eine Ratenzahlung ab.
Hat der Kreditorenbuchhalter die erforderliche Berechtigung, kann er die Zahlung eigenverantwortlich veranlassen. Andernfalls legt er der Geschäftsleitung die Eingangsrechnung zur Zahlungsfreigabe vor.
Nach der Zahlung kontrolliert der Buchhalter, ob die Aufbewahrung der Rechnung den rechtlichen Anforderungen entspricht.
Ziele der Kreditorenbuchhaltung
Mit Einrichtung einer Kreditorenbuchhaltung verfolgt ein Unternehmen das Ziel, alle Geschäftsvorfälle zu erfassen, die sich auf die Beziehungen zu Lieferanten beziehen. Dabei ist die Kreditorenbuchhaltung hinsichtlich der Kontierung und der Verbuchung der Eingangsrechnungen den Vorschriften unterworfen, die der Gesetzgeber an eine ordnungsgemäße Buchführung stellt. So muss der Kreditorenbuchhalter alle Eingangsrechnungen dahingehend überprüfen, ob der Rechnungsersteller die umsatzsteuerlichen Regelungen an eine Rechnungserstellung beachtet hat. Stellt der Kreditorenbuchhalter z.B. fest, dass der Firmenname falsch ist oder die Rechnung keinen Steuersatz enthält, muss er diese umgehend beanstanden. Andernfalls riskiert er, dass der Vorsteuerabzug des eigenen Unternehmens bei einer Betriebsprüfung versagt wird.
Beispiel 4: Keine Vorsteuerabzugsberechtigung wegen fehlender Rechnungsangaben
Die Spielwaren GmbH produziert und verkauft Spielzeug europaweit. Das Material bezieht das Unternehmen größtenteils aus dem europäischen Ausland. Bei der Rechnung eines neuen Lieferanten aus Italien fällt dem Kreditorenbuchhalter auf, dass dieser eine falsche Umsatzsteueridentifikationsnummer angegeben hat. Um den Vorsteuerabzug aus dem innergemeinschaftlichen Erwerb nicht zu gefährden, setzt er sich umgehend mit seinem italienischen Kollegen in Verbindung und bittet um eine Korrektur.
Abgrenzung der Kreditbuchhaltung zur Debitorenbuchhaltung
Die Kreditorenbuchhaltung grenzt sich von der Debitorenbuchhaltung ab. Ein Debitorenbuchhalter ist verantwortlich für den Rechnungsausgang eines Unternehmens. Er prüft alle Rechnungen, die das Unternehmen verlassen auf Inhalt und Übereinstimmung mit den gesetzlichen Vorgaben des Umsatzsteuerrechts. Neben dem Kontieren und Erfassen kommt dem Debitorenbuchhalter noch eine weitere wichtige Aufgabe zu. Sie betrifft das Mahnwesen.
Bei der Verwaltung der offenen Posten achtet der Debitorenbuchhalter darauf, welche Rechnungen von den Kunden bezahlt und welche noch offen sind. Ist das Geld auch nach einer angemessenen Zahlungsfrist noch nicht eingegangen, leitet der Debitorenbuchhalter das Mahnverfahren ein.
Zusammenfassung
- Die Kreditorenbuchhaltung ist der Teil der monatlichen Finanzbuchhaltung, der Auskunft über die offenen Posten der Lieferanten gibt.
- Die Unternehmensleitung erhält einen umfassenden Überblick über die Verbindlichkeiten, die aktuell noch offen sind.
- Weitere Verantwortungsbereiche der kreditorischen Buchhaltung betreffen die Überwachung der Eingangsrechnungen und den Abgleich unterschiedlicher Angebote.
- Zu den Aufgaben der Kreditorenbuchhaltung gehört neben der Verwaltung der offenen Posten die Kreditorenstammpflege. Darüber hinaus kontiert der Kreditorenbuchhalter die eingehenden Belege und verbucht sie in dem unternehmensinternen Buchhaltungsprogramm.
- Nach Prüfung und Verbuchung veranlasst der Buchhalter in der Kreditorenabteilung die Zahlung und archiviert die Rechnung. Hierbei hat er die gesetzlichen Vorgaben an eine rechtskonforme Aufbewahrung zu beachten.
- Zu den obersten Zielen der Kreditorenbuchhaltung gehört eine Erfassung der Belege, die mit den gesetzlichen Vorgaben konform ist. Auf diese Weise kann z.B. verhindert werden, dass ein Betriebsprüfer später den Vorsteuerabzug für eine nicht korrekte Eingangsrechnung versagt.
- Die Kreditorenbuchhaltung muss von der Debitorenbuchhaltung abgegrenzt werden. Der Debitorenbuchhalter überwacht in erster Linie den Zahlungseingang. Stellt er fest, dass ein Rechnungsbetrag auch nach einer angemessenen Frist noch nicht bezahlt wurde, leitet er das Mahnverfahren ein.