Definition: Kilometerpauschale
Die Kilometerpauschale gehört zu den Faktoren, die sich bei einer Veranlagung zur Einkommensteuer steuermindernd auswirken.
Als ein Teil der Werbungskosten mindert sie die zu zahlende Steuer eines Arbeitnehmers. Tätigt ein Unternehmer eine Dienstreise oder benutzt er für die Fahrten zur Arbeit einen privaten Pkw, reduziert sich sein Gewinn, wenn er die Kilometerpauschale als Betriebsausgabe ansetzt.
Für die Kilometerpauschale kennt das Steuerrecht die Synonyme »Pendlerpauschale« oder auch »Entfernungspauschale«. Damit auch die Steuerpflichtigen profitieren können, die nur einen kurzen Weg zur Arbeit haben, lässt der Gesetzgeber den Ansatz ab dem ersten gefahrenen Kilometer zwischen der eigenen Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte zu.
Die Berechnung des Kostenabzugs mithilfe der Kilometerpauschale
Bei der Ermittlung der Kilometerpauschale müssen die beiden folgenden Fälle unterschieden werden:
- Ansatz der Entfernungspauschale bei einem Arbeitnehmer
- Ansatz der Kilometerpauschale bei einem Unternehmer
Entfernungspauschale bei einem Arbeitnehmer
Die Entfernungspauschale zählt zu den abzugsfähigen Werbungskosten eines Arbeitnehmers. Der Arbeitnehmer trägt sie in der Anlage N seiner Steuererklärung ein. Die Höhe der Höhe der Kilometerpauschale ist nicht abhängig von dem Beförderungsmittel. Unabhängig davon, ob der Arbeitsweg mit dem eigenen Pkw, einem Fahrrad oder einem Motorrad zurückgelegt wird, kann der Steuerpflichtige 0,30 Euro pro gefahrenem Kilometer ansetzen. Die Höhe des Werbungskostenabzugs ist gemäß § 9 Absatz 1 Nr. 4 EStG auf 4.500 Euro begrenzt, wenn die Strecke nicht mit dem PKW zurückgelegt wird. Bei der Fahrt mit dem eigenen PKW findet keine Kostendeckelung statt. Zu beachten ist auch, dass der Werbungskostenabzug nur für die einfache Fahrt zulässig ist. Den Weg von der Arbeitsstätte zurück zum Wohnort begünstigt der deutsche Fiskus nicht.
Beispiel 1: Kilometerpauschale für den Weg von der eigenen Wohnung bis zur Arbeitsstätte
Eine angestellte Sekretärin fährt jeden Morgen mit ihrem eigenen Pkw in die Firma. Die Arbeitsstelle ist 25 Kilometer entfernt. Im Jahr 2019 ist sie die Strecke an 220 Arbeitstagen gefahren.
Für das Jahr 2019 ermittelt sich die Entfernungspauschale wie folgt:
Entfernungspauschale = 25 Kilometer x 0,30 Euro x 220 Arbeitstage = 1.650 Euro
Tätigt der Arbeitnehmer eine Dienstreise, kann er sich die Kosten von seinem Arbeitgeber erstatten lassen. Bei vollem Ausgleich der Zahlungen ist kein Werbungskostenabzug mehr möglich. Für die Fahrt von der eigenen Wohnung bis zum Arbeitsort kann der Arbeitnehmer die Kilometerpauschale in Anspruch nehmen.
Beispiel 2: Kilometerpauschale bei Dienstreise
Ein angestellter Architekt fährt zu seinem Büro in Hamburg, um von dort zu einer mehrtägigen Geschäftsreise nach München aufzubrechen. Die Fahrten, die der Architekt innerhalb Münchens unternimmt, werden ihm von seinem Arbeitgeber ersetzt. Für die Fahrt vom Wohnort bis zum Büro kann der Architekt die Pendlerpauschale geltend machen.
Kilometerpauschale bei einem Unternehmer
Die Kilometerpauschale kommt bei einem Unternehmer nur zur Anwendung, wenn dieser für die betrieblichen Fahrten einen PKW benutzt, das nicht zu seinem Betriebsvermögen gehört. Nutzt der Inhaber einer Firma einen betriebseigenen PKW, gehören alle Kosten, die mit diesem Fahrzeug in Zusammenhang stehen, zu den abzugsfähigen Betriebsausgaben. Die Besteuerung des privaten Anteils erfolgt hier durch die Fahrtenbuchmethode. Alternativ kann das Unternehmen die Privatfahrten auch durch Ansatz der 1 %-Regel versteuern.
Die Aufwendungen für die Fahrten zwischen dem Wohnort und seiner Tätigkeitsstätte gehören gemäß § 4 Absatz 5 Nr. 6 EStG zu den nicht abzugsfähigen Betriebsausgaben. Damit der Unternehmer seinem Arbeitnehmer aber gleichgestellt ist, kann er für diese Fahrten eine Kilometerpauschale von 0,30 Euro pro gefahrenem Kilometer ansetzen. Der Gesetzgeber erkennt hier an, dass die Bestimmungen im Lohnsteuerrecht auch auf eine Gewinnermittlung Anwendungen finden. Der Unterschied besteht darin, dass die Kilometerpauschale des Unternehmers nicht direkt in seiner Steuererklärung berücksichtigt wird. Als Betriebsausgabe mindert die Entfernungspauschale seinen Gewinn.
Für die Fahrten zum Kunden und andere dienstliche Fahrten kann der Unternehmer zwischen der Kilometerpauschale und dem Ansatz der tatsächlichen Kosten wählen. Entscheidet er sich für die letzte Möglichkeit, müssen alle betrieblichen Fahrten und die damit in Zusammenhang stehenden Kosten nachgewiesen werden. Dies geschieht durch die Führung eines Fahrtenbuchs und die Vorlage entsprechender Belege (z.B. Tankquittungen).
Beispiel 3: Betriebliche Fahrten eines Unternehmers
Ein Versicherungsmakler fährt mit seinem privaten PKW zu seinen Kunden. Das Fahrzeug hatte einen Kaufpreis von 30.000 Euro. Die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer ergibt sich aus der amtlichen AfA-Tabelle mit sechs Jahren. Die Fahrleistung schätzt der Unternehmer auf 20.000 Kilometer. Die Kfz-Steuer beläuft sich auf jährlich 220 Euro. Die weiteren Kosten (Reparaturen und Versicherungen) betragen 5.000 Euro. Außerdem fielen Tankkosten in Höhe von 600 Euro an.
Die Gesamtkosten für den PKW ermitteln sich wie folgt:
- Abschreibung: 30.000 Euro / 6 Jahre = 5.000 Euro
- Kfz-Steuer: 220 Euro
- Reparatur und Versicherungen: 5.000 Euro
- Tankkosten: 600 Euro
- Gesamtkosten: 10.820 Euro
Bei einer Gesamtleistung von 20.000 Kilometern ergeben sich pro gefahrenem Kilometer die folgenden Kosten je Kilometer:
10.820 Euro / 20.000 Kilometer = 0,54 Euro
Der Vergleich der tatsächlichen Fahrzeugkosten mit der Kilometerpauschale bringt das folgende Ergebnis:
20.000 Kilometer x 0,54 Euro = 10.820 Euro
20.000 Kilometer x 0,30 Euro = 6.000 Euro
Der Versicherungsmakler kann einen höheren Betriebsausgabenabzug geltend machen, wenn er die tatsächlichen Kosten ansetzt.
Die Kilometerpauschale bei Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel
Benutzt ein Arbeitnehmer den Bus oder den Zug, um zu seiner Arbeitsstätte zu gelangen, kann er sich zwischen dem Ansatz der tatsächlichen Kosten und der Entfernungspauschale entscheiden. Eine Ausnahme besteht für Arbeitswege, die mit dem Flugzeug zurückgelegt werden. Hier besteht keine Möglichkeit, die Kosten über die Kilometerpauschale abzusetzen. Die tatsächlichen Kosten für das Flugticket stellen abzugsfähige Werbungskosten dar.
Die Entfernungspauschale bei Menschen mit Behinderungen
Haben Menschen mit Behinderungen einen Erwerbsminderungsgrad von mindestens 50 %, können sie neben der Kilometerpauschale weitere Kosten steuerlich geltend machen. Dies betrifft z.B. die steuerliche Begünstigung der Fahrzeuge.
Weitere Werbungskosten oder Betriebsausgaben
Neben der Entfernungspauschale können ein Arbeitnehmer oder seine Arbeitgeber noch weitere Aufwendungen steuermindernd geltend machen. Als Werbungskosten kommen gemäß § 9 EStG alle Kosten in Betracht, die mit der beruflichen Tätigkeit in Zusammenhang stehen. Hierunter fallen z.B.:
- Aufwendungen für Bewerbungen und Arbeitsmittel
- Typische Berufskleidung
- Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer
- Beiträge zu Berufsverbänden
- Weiterbildungskosten
Hinsichtlich der Betriebsausgaben hat der Gesetzgeber im § 4 Absatz 4 EStG festgelegt, dass hierzu alle Ausgaben eines Unternehmers zählen, die betrieblich veranlasst sind. Beispielhaft werden hier die folgenden Betriebsausgaben angeführt:
- Miete für ein betriebliches Büro
- Betriebliche Versicherungen
- Bewirtungsaufwendungen mit einem Anteil von 70 %
- Kosten für Personal und Werbung
Zusammenfassung
- Bei der Veranlagung zur Einkommensteuer können Arbeitnehmer und Unternehmer die Kilometerpauschale in Anspruch nehmen.
- Für einen Arbeitnehmer gehört die Kilometerpauschale – auch Entfernungspauschale genannt – zu den pauschalen Werbungskosten.
- Ein Unternehmer profitiert von der Kilometerpauschale, in dem er diese in seiner Gewinnermittlung als abzugsfähige Betriebsausgabe berücksichtigt.
- Für die Fahrten zwischen der eigenen Wohnung und der Arbeitsstätte können Arbeitnehmer und Unternehmer die Entfernungspauschale von 0,30 Euro für jeden gefahrenen Kilometer in Anspruch nehmen.
- Steuerbegünstigt ist nur die einfache Fahrt.
- Unternimmt ein Arbeitnehmer eine Dienstreise, stellen die Fahrtkosten Werbungskosten dar. Sofern der Arbeitgeber ihm seinen Aufwand nicht ersetzt, können die Fahrkosten in der Steuererklärung angegeben werden.
- Bei seinen betrieblichen Fahrten mit dem privaten PKW hat ein Unternehmer das Wahlrecht. Er kann sich für die Kilometerpauschale entscheiden oder die tatsächlichen Kosten als Betriebsausgaben ansetzen.
- Ein Wahlrecht hat auch der Arbeitnehmer, der für den Arbeitsweg auf öffentliche Verkehrsmittel zurückgreift. Er entscheidet sich entweder für die Kilometerpauschale oder den Ansatz der tatsächlichen Kosten.
- Nutzt der Arbeitnehmer ein Flugzeug, können nur die tatsächlichen Kosten als Werbungskosten berücksichtigt werden.
- Menschen mit Behinderungen können neben der Kilometerpauschale noch weitere Kosten geltend machen. Voraussetzung ist, dass ihr Erwerbsminderungsgrad mindestens 50 % beträgt.
- Neben der Kilometerpauschale können Arbeitnehmer und Unternehmer weitere Kosten steuerlich geltend machen. Hierzu zählen z.B. die Kosten für eine Bewerbung oder die betrieblichen Versicherungen.