Definition: Gelangensbestätigung

Die Gelangensbestätigung dient dem Unternehmer als Nachweis für eine innergemeinschaftliche Lieferung in das europäische Ausland. Tätigt der Unternehmer eine steuerfreie Ausfuhrlieferung in ein Drittland, braucht er die Gelangensbestätigung nicht vorzulegen.

Die innergemeinschaftliche Lieferung unterscheidet sich von einer Ausfuhrlieferung durch den Bestimmungsort. Als Bestimmungsort bezeichnet der Gesetzgeber das Land, in das die Ware geliefert wird.

Gelangt die Ware in einen anderen Mitgliedsstaat der Europäischen Union, hat der Unternehmer eine innergemeinschaftliche Lieferung ausgeführt. Bei einer Ausfuhrlieferung gelangt die Ware in ein Drittland. Als Drittland gilt im Umsatzsteuerrecht ein Land, das sich außerhalb der Europäischen Union befindet.

Zu den Voraussetzungen, die der Unternehmer für eine steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung erfüllen muss, gehören die Gelangensbestätigung und andere Belege.

Beispiel 1: Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung

Ein italienischer Möbelhersteller liefert Schränke und Stühle an ein Möbelhaus, das in Hamburg ansässig ist. Damit die Lieferung für den italienischen Möbelhersteller steuerfrei ist, muss er als Nachweis der Lieferung eine Gelangensbestätigung an das deutsche Möbelhaus senden.

Seit dem 01. Januar 2012 stellt die Gelangensbestätigung einen Nachweis für die innergemeinschaftliche Lieferung dar. Die Rechtsgrundlage für die Gelangensbestätigung bildet § 17a Absatz 2 Nr. 2 UStDV (Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung). Abweichend von dieser Norm lässt das Bundesfinanzministerium mit § 17a Absatz 2 Nr. 3 UStDV alternative Belege als Nachweis zu.

Wofür benötigt ein Unternehmen die Gelangensbestätigung?

Die Gelangensbestätigung muss ein Unternehmer nicht bei jeder Lieferung ausfüllen. Der Gesetzgeber unterscheidet die Verkäufe, für die eine Gelangensbestätigung erforderlich ist und die Verkäufe, für die der Unternehmer keinen entsprechenden Nachweis erbringen muss.

Verkäufe, für die eine Gelangensbestätigung erforderlich ist

Der deutsche Fiskus verlangt die Gelangensbestätigung nur für grenzüberschreitende Warenlieferungen innerhalb der Europäischen Union. Dies bedeutet, dass die Ware sich am Anfang und am Ende der Beförderung in europäischen Mitgliedsstaat befindet. Wichtig ist zudem, dass der Unternehmer die Ware tatsächlich bewegt und der Lieferungsempfänger ein Unternehmer im umsatzsteuerlichen Sinne ist.

Verkäufe für die eine Gelangensbestätigung nicht erforderlich ist

Sind die Vorgaben für einen innergemeinschaftlichen Warentransport nicht erfüllt, behandelt das Gesetz den Verkauf als einen steuerpflichtigen Umsatz. Eine Gelangensbestätigung braucht in diesem Fall nicht vorgelegt zu werden.

Beispiel 2: Lieferung an einen privaten Abnehmer

Ein französisches Autohaus verkauft an eine deutsche Privatperson einen Pkw. Das Autohaus befördert den Wagen von Frankreich nach Deutschland.

Der Gegenstand der Lieferung wird tatsächlich bewegt und befindet sich am Anfang und am Ende der Beförderung in einem Land der Europäischen Union. Da der Abnehmer eine Privatperson ist, liegt keine umsatzsteuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung vor. Der Umsatzsteuersatz wird nach französischem Recht festgelegt. Eine Gelangensbestätigung braucht das französische Autohaus hier nicht vorzulegen.

Beispiel 3: Lieferung in die USA

Ein deutsches Autohaus verkauft Originalersatzteile an einen Autoverkäufer in den USA.

Bei der Warenbewegung handelt es sich um eine Lieferung in ein Drittland. Die Ausfuhr ist für das deutsche Unternehmen steuerfrei. Eine Gelangensbestätigung braucht nicht vorgelegt zu werden, weil der Gesetzgeber diese nur für eine steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung fordert.

Welche Pflichtangaben enthält eine Gelangensbestätigung?

Ein Unternehmer, der eine steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung ausführt, muss seinem Vertragspartner eine Gelangensbestätigung vorlegen, die die folgenden Pflichtangaben enthält:

  • Name und Anschrift des Unternehmers, der die Ware abnimmt
  • Bezeichnung des Gegenstands mit Mengenangabe
  • Ort, an dem sich der Gegenstand am Ende der Beförderung befindet
  • Monat, in dem die Beförderung endet
  • Datum, zu dem der Unternehmer die Gelangensbestätigung ausgeführt hat
  • Unterschrift des abnehmenden Unternehmers oder einer von ihm beauftragten Person

Die Ware wird nicht immer vom leistenden Unternehmer an den empfangenden Unternehmer geliefert. Auch bei einem Abholfall – der Leistungsempfänger holt die Ware bei dem leistenden Unternehmer ab – muss die Nachweispflicht durch die Vorlage der Gelangensbestätigung erfüllt werden.

Beispiel 4: Abholfall

Ein deutscher Autohändler macht in Frankreich Urlaub. Bei einem französischen Autoverkäufer sieht er einen Wagen, den er in Deutschland weiter verkaufen möchte. Er kauft den Wagen und bringt ihn selber über die Grenze. Als Nachweis der steuerfreien innergemeinschaftlichen Lieferung sendet der Franzose ihm eine Gelangensbestätigung zu, die alle erforderlichen Angaben erhält.

Die Form der Gelangensbestätigung

Für die Erstellung der Gelangensbestätigung muss der Unternehmer keine bestimmte Form einhalten. Einziges Erfordernis ist der Pflichtinhalt, den das Dokument enthalten muss. Die Gelangensbestätigung kann z.B. aus einer Kopie der Rechnung bestehen, die um die erforderlichen Angaben ergänzt wurde. Der Unternehmer kann aber auch einen Lieferschein oder einen Versendungsbeleg vorlegen, wenn er die Pflichtangaben einer Gelangensbestätigung beifügt.

Für die bessere Handhabung hat das Bundesfinanzministerium ein unverbindliches Muster ausgegeben. Dieses Muster enthält weder Form- noch Sprachvorschriften.

Auch für die Übermittlung der Gelangensbestätigung hat der Gesetzgeber kein bestimmtes Verfahren vorgeschrieben. Der Absender kann das Dokument z.B. als PDF an eine E-Mail anhängen oder die Gelangensbestätigung über ein Faxgerät an den Adressaten schicken.

Nachweis der innergemeinschaftlichen Lieferungen als Sammelbeleg

Den Nachweis für eine steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung hat der Unternehmer auch erbracht, wenn er die Gelangensbestätigung als Sammelbeleg ausstellt. Dies ist z.B. von Vorteil, wenn der Unternehmer über eine längere Zeitperiode hinweg (z.B. ein Quartal oder ein Jahr) umsatzsteuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen tätigt. Wichtig ist, dass die Bescheinigung das Transportende der jeweiligen Lieferung enthält.

Beispiel 5: Gelangensbestätigung als Sammelbeleg

Ein französischer Reifenhersteller vereinbart mit einem deutschen Autohaus die Lieferung mehrerer Reifen. Vorgesehen ist, dass in den Monaten April bis Juni jeweils 40 Reifen von Frankreich nach Deutschland geschickt werden.

Bei der Warenbewegung handelt es sich um einen innergemeinschaftlichen Transport, der nicht mit Umsatzsteuer belegt wird. Lieferung. Als Nachweis versendet der französische Reifenhersteller einen Sammelbeleg an das deutsche Autohaus. Neben den anderen Pflichtangaben führt der Franzose in dem Dokument jede monatliche Lieferung mit dem jeweiligen Transportende auf.

Die Archivierung der Gelangensbestätigung

Die Bestätigung über den innergemeinschaftlichen Transport einer Ware gehört zu den Belegen, die ein Unternehmer für spätere Zwecke archivieren muss. Der Gesetzgeber fordert, dass die Lesbarkeit des Dokuments auch nach Jahren noch gewährleistet ist. Versendet ein Unternehmer den Beleg als E-Mail-Anhang, muss er die dazugehörige E-Mail ebenfalls archivieren. Dem Gesetzgeber genügt es, wenn diese in ausgedruckter Form vorliegt.

Welche Alternativnachweise lässt der Gesetzgeber zu?

Der Unternehmer muss nicht zwingend eine Gelangensbestätigung vorlegen, damit das Finanzamt den Warentransport in ein anderes europäisches Land als umsatzsteuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung anerkennt. Alternativ kann der Unternehmer auch die folgenden Belege vorlegen:

Kraftfahrzeugzulassung

Das Finanzamt erkennt eine Kraftfahrzeugzulassung als Alternativbeleg an, wenn das Fahrzeug für den Straßenverkehr zugelassen ist und der Käufer die Beförderung des Fahrzeugs vornimmt. Als zusätzliche Voraussetzung gilt, dass das Fahrzeug auf den Kunden zugelassen ist und in der Kraftfahrzeugzulassung die Identifikationsnummer des Fahrzeugs genannt ist.

Versendungsbeleg

Das Finanzamt erkennt einen herkömmlichen Frachtbrief als Alternativbeleg für einen grenzüberschreitenden Warentransport an. Voraussetzung ist, dass der Auftraggeber und der Empfänger der Waren, den Transport durch ihre Unterschriften bestätigen.

Spediteurbescheinigung

Eine Spediteurbescheinigung erkennt das Finanzamt als Alternativbeleg an, wenn das Dokument dieselben Pflichtangaben enthält wie die Gelangensbestätigung.

Zusammenfassung

  • Die Gelangensbestätigung ist gesetzlich verankert in § 17 Absatz 2 Nr. 2 UStDV. Diese Bestätigung stellt ein Nachweisdokument dar, das der Gesetzgeber zum 01. Januar 2012 eingeführt hat.
  • Mit der Bestätigung weist ein Unternehmer nach, dass er eine Ware in einen anderen Mitgliedsstaat der Europäischen Union geliefert hat. Damit tätigt der Unternehmer eine innergemeinschaftliche Lieferung, die für ihn steuerfrei.
  • Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist, dass der Gegenstand tatsächlich bewegt wird und der Abnehmer ein anderer Unternehmer ist. Liefert der Unternehmer an einen privaten Abnehmer, der seinen Sitz innerhalb der Europäischen Union hat, ist die Lieferung steuerpflichtig.
  • Liefert der Unternehmer eine Ware in ein Drittland – außerhalb der Europäischen Union – ist der Umsatz für ihn ebenfalls steuerfrei. Anders als bei der innergemeinschaftlichen Lieferung, braucht der Unternehmer bei der Ausfuhrlieferung keine Gelangensbestätigung vorzulegen.
  • Die Gelangensbestätigung ist an keine bestimmte Form gebunden. Sie kann als Kopie einer Rechnung, einem Lieferschein oder einem Versendungsbeleg bestehen. Für die steuerliche Anerkennung ist es aber wichtig, dass der leistende Unternehmer entsprechende Angaben macht.
  • Zu den Pflichtangaben zählen der Name und die Anschrift des abnehmenden Unternehmers. Zudem muss der leistende Unternehmer darauf achten, dass der Vertragspartner das Dokument unterschreibt.
  • Der deutsche Gesetzgeber lässt es zu, dass ein Unternehmen bei Mehrfachlieferungen einen Sammelbeleg als Gelangensbestätigung ausstellt.
  • Der Unternehmer muss die Gelangensbestätigung für eine spätere Prüfung archivieren.
  • Statt der Gelangensbestätigung kann der Unternehmer auch einen Alternativbeleg verwenden. Steuerlich anerkannt werden z.B. die Kraftfahrzeugzulassung, der Versendungsbeleg oder eine separate Bescheinigung, die der Transporteur der Ware ausgestellt hat.