Gehaltsabrechnung

Definition: Gehaltsabrechnung

Ein Arbeitnehmer bekommt monatlich eine Gehaltsabrechnung. Mit diesem Beleg dokumentiert der Arbeitgeber, welches Bruttogehalt der Gehaltsempfänger bezieht und welche gesetzlichen Abzüge von dem Bruttolohn vorgenommen wurden.

Die gesetzlichen Abzüge in einer Gehaltsabrechnung setzen sich aus den beiden folgenden Bestandteilen zusammen:

• Lohnsteuer und Solidaritätszuschlag
• Sozialversicherungsbeiträge

Ein Arbeitnehmer kann aus seiner Gehaltsabrechnung ablesen, welche Abzüge der Arbeitgeber vorgenommen hat und welches Nettogehalt ihm schließlich ausgezahlt wird.

Außer dem Bruttogehalt wirken Zuschüsse und Zuschläge auf die Lohnabrechnung ein. Stellt der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer einen Firmenwagen auch zur privaten Nutzung zur Verfügung oder profitiert dieser von anderen Sachbezügen, muss er den geldwerten Vorteil lohnversteuern.

Lohnabrechnung oder Gehaltsabrechnung

Für die Entlohnung eines Arbeitnehmers hat ein Arbeitgeber zwei Möglichkeiten. Vereinbaren die Vertragsparteien, dass die Bezahlung auf Stundenbasis erfolgt, bekommt der Arbeitnehmer am Ende eines Monats eine Lohnabrechnung. Das Bruttogehalt orientiert sich an den Stunden, die der Arbeitnehmer in dem Abrechnungsmonat geleistet hat. Diese multipliziert der Ersteller der Lohnabrechnung mit dem vertraglich vereinbarten Stundensatz. Hat der Arbeitnehmer mehr gearbeitet, erhält er einen höheren Bruttolohn. Rechnet der Arbeitgeber weniger Stunden ab, bekommt der Arbeitnehmer einen geringeren Bruttolohn. Die Menge der geleisteten Stunden wirkt sich auch auf den Nettolohn aus.

Ein Arbeitnehmer, der ein festes Monatsgehalt bezieht, bekommt am Ende der Abrechnungsperiode eine Gehaltsabrechnung. Das vertraglich vereinbarte Gehalt weist der Arbeitgeber als Bruttogehalt aus.

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Wer erstellt die Abrechnung?

Verantwortlich für die Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen seiner Mitarbeiter ist allein der Arbeitgeber. § 108 Gewerbeordnung verlangt zudem, dass der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Entgeltabrechnung zur Verfügung stellt. Er haftet auch für den Fall, dass die an das Finanzamt zu zahlende Lohnsteuer nicht korrekt und termingerecht abgeführt wird.

Die Durchführung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen kann von dem Arbeitgeber selbst durchgeführt werden. Alternativ gibt er die Erstellung der monatlichen Gehaltsabrechnungen an einen externen Dienstleister (z.B. Steuerberater oder Buchhaltungsbüro) weiter. Beide Lösungen haben ihre Vor- und Nachteile.

Der Arbeitgeber erstellt die Lohnabrechnung

Möchte der Arbeitgeber die Lohn- und Gehaltsabrechnungen selbst erstelle, stellt er einen Buchhalter ein, der sich im Lohnsteuer- und Sozialversicherungsrecht auskennt. Je nachdem, wie umfangreich die Arbeiten sind, muss der Lohnbuchhalter von einem Kollegen unterstützt werden.

Diese Lösung bietet dem Unternehmer den Vorteil, dass der Aufwand überschaubar ist. Der Arbeitgeber muss allerdings die entsprechende Software installieren und auch den Mitarbeitern in der Lohnbuchhaltung ein Gehalt zahlen. Da das Lohnsteuer- und Sozialversicherungsrecht einem ständigen Wandel unterliegt, ist es zudem erforderlich, dass die Lohnbuchhalter sich weiterbilden.

Mit einer internen Lösung verschafft sich der Arbeitgeber aber auch den Vorteil, dass er unabhängiger agieren kann.

Ein externer Dienstleister erstellt die Lohnabrechnung

Entscheidet der Arbeitgeber sich für den anderen Weg, gibt er die Lohnabrechnung z.B. an einen Steuerberater ab. Das Büro verfügt über qualifizierte Fachkräfte, die permanent geschult werden. Bei Bedarf kann der Arbeitgeber den für ihn zuständigen Kollegen kontaktieren.

Das Outsourcing bedeutet für den Arbeitgeber in erster Linie eine Zeitersparnis. Der Arbeitgeber braucht sich nicht in das Lohn- und Sozialversicherungsrecht einarbeiten. Stattdessen liegt der Fokus auf seinem Kerngeschäft. Er spart Kosten, weil er keinen Lohnbuchhalter einstellt und diesen auf Weiterbildungen schicken muss. Auf der anderen Seite ist die Auslagerung der Lohnbuchhaltung mit dem Nachteil verbunden, dass der Arbeitgeber von dem externen Dienstleister abhängig ist. Er geht langfristige Vereinbarungen ein und muss sich bei Rückfragen zeitlich mit seinem Vertragspartner abstimmen.

Der Aufbau und der Inhalt einer Gehaltsabrechnung

Inhalt und Aufbau einer Gehaltsabrechnung sind im § 108 Absatz 3 Gewerbeordnung geregelt. Hiernach hat die Lohnabrechnung ein Schema, das die folgenden drei Bestandteile enthält:

• Kopfteil
• Hauptteil
• Schlussteil

Der Kopfteil

Der Kopfteil enthält neben den Namen und den Anschriften von Arbeitgeber und Arbeitnehmer den Zeitraum, auf den sich die Abrechnung bezieht und das Datum der Erstellung. Die weiteren Angaben geben Auskunft über die persönlichen Daten des Arbeitnehmers. Hierzu zählen z.B. seine Lohnsteuerklasse, die Krankenkasse bei der er versichert ist und Hinweise zu seinem Urlaub.

Der Hauptteil

Der Hauptteil ist der aufwendigste Teil der Gehaltsabrechnung. Dieser Bereich beginnt mit der Angabe des arbeitsvertraglich vereinbarten Bruttolohns. Weitere Angaben folgen zu gewährten Zuschüssen oder Zulagen. Sachbezüge muss der Arbeitnehmer versteuern, wenn der Arbeitgeber ihm einen Pkw zur privaten Nutzung überlässt oder für das Mittagessen in einer externen Kantine aufkommt.

Die steuerlichen Freibeträge – wie z.B. der Grundfreibetrag – berücksichtigt ein Lohnprogramm automatisch. Erhält der Arbeitnehmer z.B. ein Gehalt, das unter dem Grundfreibetrag liegt, errechnet es eine zu zahlende Lohnsteuer von 0 Euro.

Hinzurechnungsbeträge ermittelt ein Lohnprogramm ebenfalls von selbst, wenn ein Arbeitnehmer ein zweites sozialversicherungspflichtiges Arbeitsverhältnis hat und deshalb mit der Lohnsteuerklasse VI abgerechnet wird.

Im Hauptteil werden auch die gesetzlichen Abzüge des Arbeitnehmers berechnet und vom Bruttolohn abgezogen. Neben der Lohnsteuer gehört der Arbeitnehmeranteil der Sozialversicherung zu den gesetzlichen Abzügen.

Den Schlusspunkt des Hauptteils bildet der Auszahlungsbetrag. Diesen Betrag überweist der Arbeitgeber auf das angegebene Konto des Arbeitnehmers.

Der Schlussteil

Im Schlussteil erscheint die Kontonummer des Arbeitnehmers. Außerdem hat der Arbeitgeber hier eine Verdienstbescheinigung erstellt, die der Arbeitnehmer bei verschiedenen Anlässen (z.B. das Eingehen eines Mietverhältnisses) als Nachweis für sein Einkommen vorlegen kann. Neben dem aktuellen Zeitraum weist die Verdienstbescheinigung die kumulierten Werte eines Abrechnungsjahres aus.

Steuern und Sozialabgaben in der Lohnabrechnung

Jeder Arbeitnehmer erzielt Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit. Diese Einkünfte unterliegen der Lohnsteuer. Die Grundlage für die Berechnung kommt aus dem steuerpflichtigen Bruttoarbeitslohn. Je nachdem, in welche Lohnsteuerklasse der Arbeitnehmer eingruppiert wurde, zahlt er mehr oder weniger Lohnsteuer.

Als ergänzende Abgabe müssen die Arbeitnehmer bis Ende 2020 den Solidaritätszuschlag zahlen. Ab dem Veranlagungszeitraum 2021 entfällt die Zusatzsteuer. Gehört der Arbeitnehmer einer Kirche an, muss er gegebenenfalls auch Kirchensteuer entrichten. Diese behält der Arbeitgeber ein, wenn er die Lohnabrechnung erstellt.

Das beitragspflichtige Bruttoarbeitsentgelt bildet die Basis für die sozialversicherungsrechtlichen Abzüge. Die Sozialversicherung gliedert sich in die drei Teile Rentenversicherung, Kranken- und Pflegeversicherung und Arbeitslosenversicherung. Für den Unfallversicherungsanteil braucht der Arbeitnehmer nicht aufzukommen.

Aus der Lohnabrechnung geht nur der Arbeitnehmeranteil für die Sozialversicherung hervor. Diesen hält der Arbeitgeber von dem Arbeitnehmer ein und überweist ihn gemeinsam mit dem Arbeitgeberanteil an die Krankenkasse, bei der der Arbeitnehmer krankenversichert ist. Die Grundlage bildet ein Beitragsnachweis, den der Arbeitgeber bei der jeweiligen Krankenkasse einreichen muss.

Die Lohnsteuerklassen in der Gehaltsabrechnung

Das Lohnsteuerrecht kennt insgesamt sechs Lohnsteuerklassen. Die Einteilung in die diversen Steuerklassen basiert auf den persönlichen Verhältnissen eines Arbeitnehmers.

Ledige Arbeitnehmer kommen in die Lohnsteuerklasse I. Alleinerziehende Eltern werden der Lohnsteuerklasse II zugeordnet.

Verheiratete Paare, die sich zusammen zur Einkommensteuer veranlagen lassen haben ein Wahlrecht. Sie können beide die Lohnsteuerklasse IV wählen. Die lohnsteuerlichen Abzüge in der Lohnsteuerklasse IV entsprechen denen der Lohnsteuerklasse I. Deshalb ist diese Wahl zu treffen, wenn beide Ehepartner annähernd dasselbe Gehalt verdienen. Bekommt ein Ehepartner ein höheres Gehalt oder ist die Ehefrau z.B. selbstständig tätig, ist es steuerlich günstiger, wenn der Besserverdiende die Lohnsteuerklasse V wählt. Der andere Ehepartner wird dann automatisch in die Lohnsteuerklasse III eingeteilt. Die Lohnsteuerklasse III ist die Steuerklasse mit den höchsten steuerlichen Abzügen. Insgesamt profitieren die Ehepartner aber, weil in der Lohnsteuerklasse V nur eine sehr geringe Besteuerung anfällt.

Die Lohnsteuerklasse VI ist den Arbeitnehmern vorbehalten, die ein zweites sozialversicherungspflichtiges Arbeitsverhältnis haben.

Wie viel Lohnsteuer der Arbeitnehmer in einer bestimmten Lohnsteuerklasse zahlen muss, ergibt sich aus den Lohnsteuertabellen.

Welche Aufbewahrungsfristen gelten für die Lohnabrechnung?

Ebenso wie eine Bilanz oder die Kontoauszüge muss ein Arbeitgeber die Lohnunterlagen seiner Arbeitnehmer für mehrere Jahre aufbewahren. Dies gilt auch für den Fall, dass das Arbeitsverhältnis nicht mehr besteht. Zu unterscheiden sind hierbei die Aufbewahrungsfristen nach dem Steuerrecht und die Fristen, die sich nach den sozialversicherungsrechtlichen Bestimmungen ergeben.

§ 41 EStG regelt die Aufbewahrungsfristen nach dem Steuerrecht. Hiernach sind die Gehaltsabrechnungen und alle Belege, die damit in Zusammenhang stehen – z.B. eine Reisekostenabrechnung – für mindestens sechs Jahre aufzubewahren. Spielt die Gehaltsabrechnung eine Rolle bei der steuerlichen Gewinnermittlung des Arbeitgebers verlängert sich die Abgabefrist auf zehn Jahre.

Laut dem Sozialversicherungsrecht besteht ebenfalls eine zehnjährige Aufbewahrungsfrist.

Folgen einer fehlerhaften Abrechnung

Die Gehaltsabrechnung ist ein steuererheblicher Beleg. Der Arbeitgeber hat dafür Sorge zu tragen, dass alle Daten korrekt erfasst sind und die Abrechnung korrekt durchgeführt wurde. Hat ein Fehler in der Berechnung Auswirkung auf die zu zahlende Lohnsteuer, darf der Arbeitgeber diesen noch drei Monate später korrigieren. Werden allerdings die Termine für die Einreichung der Lohnsteueranmeldung oder der Beitragsnachweise verpasst, kann die zuständige Behörde das Verschulden des Arbeitgebers mit einem Säumniszuschlag belegen.

Zusammenfassung

• Für die geleistete Tätigkeit eines Arbeitnehmers erstellt ein Arbeitgeber monatlich eine Gehaltsabrechnung.
• Die Gehaltsabrechnung gibt Auskunft über die gesetzlichen Abzüge. Der Arbeitnehmer kann aus dem Dokument auch ablesen, welchen Betrag ihm der Arbeitgeber auszahlt.
• Von der Gehaltsabrechnung ist die Lohnabrechnung zu unterscheiden. Eine Gehaltsabrechnung erhält der Arbeitnehmer, dem der Arbeitgeber monatlich denselben Bruttolohn zahlt.
• Die Lohnabrechnung bekommt ein Arbeiter, dessen Lohn sich an den abgeleisteten Stunden orientiert.
• Hauptverantwortlich für die Erstellung der Gehaltsabrechnung ist der Arbeitgeber. Er kann die Abrechnungen in seinem Haus erstellen lassen oder einen externen Berater damit beauftragen.
• Beide Alternativen bieten Vor- und Nachteile, die jeder Arbeitgeber für sich selbst abwägen muss.
• Aufbau und Inhalt einer Lohnabrechnung bestimmen sich nach § 108 Absatz 3 Gewerbeordnung. Hiernach gliedert sich jede Lohnabrechnung in die drei Bestandteile Kopfteil, Hauptteil und Schlussteil.
• Die von dem Arbeitnehmer zu zahlenden Steuern und Sozialabgaben führt der Arbeitgeber im Hauptteil der Lohnabrechnung auf. Nach den Abzügen ermittelt sich der Auszahlungsbetrag.
• Wie viel Lohnsteuer bei einem bestimmten Gehalt anfällt, bestimmt sich nach der Lohnsteuerklasse und den Angaben in den Lohnsteuertabellen.
• Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen ergeben sich aufgrund steuerrechtlicher Vorschriften und nach dem Sozialversicherungsrecht.
• Fehler in der Gehaltsabrechnung müssen innerhalb der nächsten drei Monate korrigiert werden. Gibt der Arbeitgeber die Lohnsteueranmeldung verspätet ab, kann das Finanzamt ihn mit einem Säumniszuschlag bestrafen.