Personalbeschaffung

Definition: Was bedeutet Personalbeschaffung?

Die Personalbeschaffung ist eine Tätigkeit der Personalabteilung von Unternehmen, um neue Mitarbeiter zu gewinnen. Damit gehört die Personalbeschaffung, auch Personalgewinnung genannt, zum Bereich Personalmanagement bzw. Personalwesen (englisch: Human Ressource Management).

Die Bezeichnung Personalbeschaffung wird zunehmend vom gleichbedeutenden englischen Begriff Recruiting bzw. Recruitment abgelöst.

Das Gegenteil von Personalbeschaffung

Wenn ein Unternehmen keine neuen Mitarbeiter einstellt, sondern bestehende Mitarbeiter entlässt, spricht man von Personalfreisetzung. Hiermit baut ein Unternehmen seine Überkapazitäten ab.

Warum Personalbeschaffung?

Besteht in einem Unternehmen ein Personalbedarf (die sog. personelle Unterdeckung), führt die Personalabteilung Maßnahmen zur Personalgewinnung durch. Werden keine Maßnahmen durchgeführt oder sind diese ohne Erfolg, kann das zu Engpässen im Unternehmen führen. Zum Beispiel ist es dann nicht mehr möglich, ein Produkt bis zu einer geplanten Deadline fertig zu stellen. Im schlimmsten Fall kommt die Entwicklung, Produktion, Vermarktung oder Auslieferung des Produktes ganz zum Erliegen.

Um derlei Ausfälle zu vermeiden, werden Team- und Bereichsleiter sowie Geschäftsführer versuchen, den Mangel an Personal ausgleichen. Beispielsweise durch Überstunden oder Umstrukturierungen.

Möglichkeiten der Personalbeschaffung

Beim Recruiting unterscheidet man zwei Arten:

• interne Personalbeschaffung
• externe Personalbeschaffung

Jede Möglichkeit bietet ihre ganz spezifischen Herausforderungen wie auch Vor- und Nachteile.

Interne Personalbeschaffung

Bei der internen Personalbeschaffung rekrutieren die Personalverantwortlichen die benötigten Mitarbeiter aus dem eigenen Unternehmen. Der Bedarf wird gedeckt, indem

• innerbetriebliche Stellenausschreibungen veranlasst werden, auf die sich bestehende Mitarbeiter bewerben können.
• durch sog. In Placement-Maßnahmen Mitarbeiter intern auf die vakanten Stellen versetzt werden.
• qualifizierte Mitarbeiter durch Personalentwicklungsmaßnahmen wie Weiterbildungen und Coachings für die vakanten Stellen geschult werden.

Externe Personalbeschaffung

Bei der externen Personalbeschaffung werden die erforderlichen Mitarbeiter außerhalb des eigenen Unternehmens gewonnen. Hierbei unterscheidet das Personalwesen zwischen aktiver und passiver Personalbeschaffung.

aktive Personalbeschaffung

Die HR-Verantwortlichen setzen verschiedene Maßnahmen und Instrumente ein, um potenzielle Mitarbeiter anzusprechen. Hierzu gehören beispielsweise Anzeigen in Jobbörsen, der Einsatz von Personalvermittlern, Aktivitäten auf Messen und Recruiting-Veranstaltungen.
Zu der aktiven Personalbeschaffung gehört auch der zunehmend populäre Prozess des Active Sourcing. Hierbei sprechen Personalverantwortliche mögliche Fachkräfte ganz gezielt an.

passive Personalbeschaffung

Das HR-Management sichtet die eingehenden Initiativbewerbungen und gleicht diese mit den Anforderungen an die Bewerber ab. Um die Anzahl der Initiativbewerbungen zu erhöhen, werden Employer-Branding-Maßnahmen durchgeführt. Hiermit steigt das Ansehen (“die Marke”) des Unternehmens.
Zu der passiven Personalgewinnung zählt auch die Zusammenarbeit mit der Agentur für Arbeit und das Personalleasing (Zeitarbeit).

Die Vorteile und Nachteile der internen Personalbeschaffung

Die Gewinnung von Mitarbeitern über die interne Personalbeschaffung bietet einige Vor- und Nachteile. Zum Beispiel:

Vorteile

• Die Mitarbeiter kennen das Unternehmen, seine Geschichte, seine Produkte, seine Besonderheiten und unter Umständen auch die neuen Kollegen
• Die Einarbeitung von bestehenden Mitarbeitern fällt in der Regel kürzer aus als bei extern rekrutierten Mitarbeitern
• Bestehenden Mitarbeitern werden neue Chancen und Tätigkeiten geboten – das steigert deren Motivation und erhöht die Unternehmensbindung
• Vakante Stellen können oft schneller besetzt werden
• Die Rekrutierungskosten fallen in der Regel niedriger aus als bei der externen Personalgewinnung

Nachteile

1. Unter Umständen mangelt es an Fachwissen im eigenen Personalbestand, was durch teure Fortbildungsmaßnahmen ausgeglichen werden muss
2. Durch die Versetzung können neue Personallücken entstehen, welche die Personalabteilung durch weitere Personalbeschaffungsmaßnahmen schließen muss
3. Es kommt kein “frischer Wind” in das Unternehmen, wodurch die “Betriebsblindheit” zunehmen kann
4. Durch die internen Stellenausschreibungen können Rivalitäten und Spannungen unter den Mitarbeitern entstehen
5. Es mangelt unter Umständen an Auswahl, da sich zu wenige interne Bewerber melden

Die Vorteile und Nachteile der externen Personalbeschaffung

Auch die externen Personalgewinnung bietet ein paar ganz spezifische Plus- und Negativpunkte. Zum Beispiel:

Vorteile

• Die HR-Verantwortlichen haben eine größere Auswahl an Kandidaten und Bewerbern
• Es können ganz gezielt Mitarbeiter gesucht werden, welche die Anforderungen bestmöglich erfüllen
• Neue Mitarbeiter bringen neuen Perspektiven und Arbeitsweisen in das Unternehmen ein
• Es fallen keine oder geringe Kosten für Weiterbildungsmaßnahmen an, da die Bewerber die (meisten) benötigten Qualifikationen bieten
• Es werden Personallücken geschlossen, anstatt neue zu schaffen

Nachteile

• Die Maßnahmen zur externen Personalbeschaffung (Schalten von Stellenanzeigen, Beauftragung von Personaldienstleistern etc.) sind in der Regel zeitaufwändig und teuer
• Externe Fachkräfte müssen in der Regel länger als interne Mitarbeiter eingearbeitet werden
• Neue Mitarbeiter fügen sich unter Umständen in die bestehenden Strukturen und Prozesse nicht so leicht ein
• Unter Umständen stellt sich ein neuer Mitarbeiter nach ein paar Wochen oder Monaten als Fehlbesetzung heraus und muss ersetzt werden
• Interne Mitarbeiter erhalten keine Aufstiegschancen – das senkt die Motivation
• Dringend benötigte Stellen können in der Regel nicht so schnell wie über interne Personalbeschaffungsmaßnahmen besetzt werden

Der Personalbeschaffungsprozess

Die Gewinnung von neuen Mitarbeitern ist ein Prozess, der aus zahlreichen Aufgaben und Tätigkeiten besteht.

Bevor die Personalabteilung mit dem Personalbeschaffungsprozess beginnt, führt sie eine genaue Personalbedarfsplanung durch. Hierbei kommt die sog. M.A.Z.O.-Formel zum Einsatz. Sie steht für:

• M = Finden der geeigneten Mitarbeiter (Qualifikation)
• A = Anzahl der Mitarbeiter, die benötigt werden (Quantität)
• Z = Zeitpunkt, wann die Mitarbeiter benötigt werden
• O = der Ort, an dem die Mitarbeiter zum Einsatz kommen sollen

Der eigentlich Personalbeschaffungsprozess beinhaltet unter anderem diese Schritte:

• Erstellung eines Anforderungsprofils
• Formulierung der Stellenausschreibungen (intern und/oder extern)
• Verbreitung der Stellenausschreibungen, zum Beispiel über Job-Portale oder Personaldienstleister
• Auswahlprozess, bei dem die Bewerbungen gesichtet und bewertet werden
• Bewerbungsgespräche und weiterer Auswahlprozess
• Entscheidungsfindung und Verhandlungen (bspw. Gehaltsverhandlungen)
• Einstellung der neuen Mitarbeiter, Erfüllung der formellen Vorgaben (Ausstellen des Arbeitsvertrages, Meldung der Sozialversicherung, Anmeldung bei der Betriebsgenossenschaft etc.)
• Onboarding und Einarbeitung der neuen Mitarbeiter, evtl. erste Fortbildungsmaßnahmen

Instrumente der internen Personalbeschaffung

Ein Pluspunkt der internen Mitarbeitergewinnung ist der geringere Aufwand im Vergleich zur externen Personalbeschaffung. Instrumente hierfür sind beispielsweise:

• Interne Stellenausschreibungen im Intranet oder per Rundschreiben
• Direkte Ansprache von möglichen Kandidaten über die Vorgesetzten
• Programm zur internen Mitarbeiterempfehlung

Instrumente der externen Personalbeschaffung

Die Maßnahmen und Instrumente zur externen Gewinnung von Personal sind in den letzten Jahren dank des Internets gewachsen. Dieser Vorteil erhöht aber auch die Komplexität: Unternehmen müssen versuchen, an möglichst vielen Touchpoints (Kontaktpunkten) der sog. Candidate Journey (die “Reise” der Kandidaten) aktiv zu sein. Das ist besonders wichtig, wenn in einer Branche ein hoher Fachkräftemangel herrscht. Bei diesem konkurrieren mehrere Unternehmen um die Gunst der externen Kandidaten.

Instrumente in der Personalbeschaffung sind unter anderem:

• Stellenanzeigen in Job-Portalen bzw. Jobbörsen
• Anzeigen in Print-Produkten wie Tageszeitungen oder Fachmagazinen
• Zusammenarbeit mit der Bundesagentur für Arbeit (“Arbeitsamt”)
• Beauftragung von Personaldienstleistern und Headhunter
• Social Media Recruiting: spezielle Aktivitäten auf sozialen Netzwerken, um Interessenten anzusprechen
• Teilnahme an Messen, Fach-Events und Hochschul-Infoveranstaltungen
• Aufbau einer Karriere-Portals innerhalb der eigenen Firmen-Website
• Active Sourcing: Gezielte Ansprache von geeigneten Kandidaten, zum Beispiel über Netzwerke wie Xing oder LinkedIn
• Employer Branding: Aufbau einer Arbeitgebermarke, durch die ein Unternehmen bei Interessenten und Bewerbern ein gutes Image erhält

Berechnung der Personalbeschaffungskosten

Neue Mitarbeiter extern zu rekrutieren oder über interne Maßnahmen zu gewinnen, kostet Energie, Zeit und Geld. Dementsprechend muss eine Personalabteilung über ein Budget verfügen, um die benötigten Tätigkeiten ausführen und die Instrumente anwenden zu können.

Eine viel gestellte Frage lautet: Wie teuer ist die Personalgewinnung? Das lässt sich über die Berechnung der Personalbeschaffungskosten beantworten. Die Formel hierzu lautet:

Alle Kosten der Personalbeschaffung: Anzahl der Neueinstellungen = Personalbeschaffungskosten

Wichtige Anmerkungen hierzu:

• Die Kosten und die Anzahl der neuen Mitarbeiter müssen auf den gleichen Zeitraum bezogen werden – zum Beispiel: ein Geschäftsjahr
• Als Neueinstellungen gelten in der Regel nur Mitarbeiter, welche über ihre jeweilige Probezeit hinaus im Unternehmen bleiben
• Zu den Kosten gehören _alle_ Ausgaben, die mit dem Recruiting verbunden sind! Dazu gehören interne Kosten wie Personalkosten für HR-Mitarbeiter und Kosten für Fortbildungen; ebenso alle externen Kosten, zum Beispiel für Stellenanzeigen, Dienstleister oder Reisekosten zu Events.

Zusammenfassung

• Bei der Personalbeschaffung geht es darum, neue Mitarbeiter zu gewinnen
• Der englische Begriff lautet Recruiting
• Mitarbeiter können intern oder extern gewonnen werden
• Die interne Personalbeschaffung ist in der Regel schnell und günstig umzusetzen
• Die externe Personalbeschaffung ist meist teuer und zeitaufwändig
• Es gibt zahlreiche Maßnahmen und Instrumente, um über externe Wege neue Mitarbeiter zu rekrutieren

[Quelle: https://www.ratbacher.de/]