Definition: Warenausgang
Beim Warenausgang verschickt ein Unternehmen die im Produktionsprozess hergestellten Waren an die Kunden. Alternativ können die Kunden die Waren auch vor Ort abholen. In diesem Fall stellt das Unternehmen die Waren für die Abholung bereit. Für eine korrekte Abwicklung muss das Unternehmen jeden Warenausgang separat dokumentieren. Sobald eine Ware die Produktionshalle verlässt, leitet das Unternehmen den Warenausgangsprozess in die Wege. Während dieses Prozesses prüft ein Mitarbeiter alle Belege des Warenausgangs.
Der Warenausgang steht hinter dem Marketingprozess und dem Produktionsprozess am Ende der Kette. Bestandteile des Warenausgangs sind das Ausstellen der Lieferscheine und der Rechnungen. Etwaige Lieferanweisungen, die der Auftraggeber schon bei der ersten Kontaktaufnahme mit dem Unternehmen erteilt hat, beziehen sich unter Umständen auch auf die Zeit, wenn das Unternehmen die Ware für den Abtransport bereitstellt. Hierzu zählen z.B. Anweisungen, die die Verladung der Ware, die Verpackung der Produkte, die Auslieferung oder den Versand betreffen.
Aufgaben des Warenausgangs
Für die Aufgaben des Warenausgangs legt das Unternehmen einen bestimmten Ablauf fest. Die unternehmensinternen Regelungen beziehen sich auch auf die Vorgaben, die ein Auftraggeber zur Verladung oder zur Auslieferung der Produkte gemacht hat.
Beispiel 1: Direkte Auslieferung an den Endkunden
Ein Autohaus bestellt bei dem Hersteller zehn neue Fahrzeuge. Für die Auslieferung der Fahrzeuge hat der Auftraggeber eine separate Vereinbarung getroffen. Die Fahrzeuge liefert der Hersteller direkt an den Endkunden.
Neben den Anweisungen, die ein Kunde dem Unternehmen erteilt, muss das Unternehmen beim Warenausgang auch die gesetzlichen Regelungen einhalten. Bei der Verpackung muss es z.B. bestimmte umweltrechtliche Aspekte beachten. Zudem gelten besondere Regelungen, die sich auf das Gewicht und die Höhe der Verpackung beziehen.
Die Einhaltung der Auftraggebervorgaben und der gesetzlich fixierten Bestimmungen gehört zu den obersten Aufgaben des Warenausgangs. Die weiteren Aufgaben des Warenausgangs lassen sich wie folgt festhalten:
- Für die Versendung einer Bestellung erstellt der Warenausgang einen Auftrag.
- Ein Mitarbeiter der Abteilung “Warenausgang” holt die Ware aus dem Lager ab.
- Der Mitarbeiter führt eine Warenausgangskontrolle durch.
- Die einzelnen Warenpositionen erfasst der Mitarbeiter in dem betriebseigenen EDV-System.
- Die Dokumente, die für den Auftraggeber wichtig sind, fügt der Mitarbeiter der Ware bei. Hierzu zählen Gebrauchsanweisungen, Lieferscheine und Rechnungen.
- Nach dem Abschluss der Warenausgangskontrolle verpacken die Mitarbeiter die Waren.
- Holt der Kunde die Ware erst zu einem späteren Zeitpunkt ab, lagert der Mitarbeiter der Abteilung “Warenausgang” diese in einem Zwischenlager.
- Steht der endgültige Termin für den Warenausgang fest, erstellt die Abteilung die Versandpapiere. Hieraus gehen z. B. der Lieferort und der Inhalt der Sendung hervor.
- Mit den Versandpapieren übergibt der Mitarbeiter die Ware an den Spediteur.
- Mit der Übergabe an den Spediteur ist der Warenausgangsprozess abgeschlossen.
Der Warenausgangsprozess
Sobald das Unternehmen eine Ware oder ein Produkt fertiggestellt hat, setzt sich der Warenausgangsprozess in Bewegung. In einem ersten Schritt erstellt ein Mitarbeiter der Abteilung “Warenausgang” einen Auftrag für die Versendung der Bestellung, die am Ende des Warenausgangsprozesses steht.
Der Mitarbeiter holt die Ware aus dem Lager ab. Auch für diesen Vorgang ist eine entsprechende Dokumentation erforderlich. Der Mitarbeiter in der Lagerverwaltung muss für den Lagerabgang einen Beleg anfertigen und den Lagerabgang auch in dem unternehmensinternen EDV-System erfassen.
Bevor das Unternehmen die Ware an den Kunden übergibt, führt der Mitarbeiter aus der Abteilung “Warenausgang” eine Warenausgangskontrolle durch. Hierbei überzeugt er sich einerseits davon, dass die fertiggestellte Ware nach Art und Umfang mit der Bestellung des Kunden übereinstimmt. Andererseits kontrolliert er auch, ob an der Ware Schäden sind, die eine Versendung nicht möglich machen.
Ein Mitarbeiter der Lagerverwaltung erfasst den Warenausgang digital. Hierfür gibt der Mitarbeiter der Warenausgangsabteilung die Daten der Waren und das Datum des Warenausgangs in ein betriebseigenes EDV-System ein. Die Eingaben dienen der unternehmensinternen Kontrolle und dem Nachweis, dass der Betrieb die Ware zu einem bestimmten Datum versendet hat.
Aus der Buchhaltung erhält der Warenausgang die Rechnung für die Ware. Diesen Beleg fügt er dem Warenausgang ebenso hinzu wie die anderen Dokumente. Hierzu zählen z.B. die Gebrauchsanweisung, eine Garantie und der Lieferschein.
Ist die Warenausgangskontrolle abgeschlossen, verpacken die Mitarbeiter die Waren. Hierbei beachtet es sowohl die Vorgaben des Auftraggebers als auch die gesetzlichen Kriterien. So sind nach dem Verpackungsgesetz vom Januar 2020 für jede Verpackung bestimmte Höchstgewichte zulässig. Verstößt ein Unternehmen gegen diese Normen, muss es mit Sanktionen rechnen.
In der Regel verschickt das Unternehmen die Waren direkt oder stellt es für eine Abholung durch den Kunden bereit. Haben der Auftraggeber und das Unternehmen aber eine hiervon abweichende Regelung getroffen, lagert das Unternehmen die zu versendende Ware zunächst in einem Zwischenlager.
Sobald Liefer- oder Abholtermin feststehen, erstellt ein Mitarbeiter der Abteilung “Warenausgang” die Versandpapiere. Hieraus gehen die Informationen hervor, die z.B. ein externer Spediteur benötigt. Er muss wissen, wohin die Waren liefern soll und an wen er sich bei der Warenabgabe wenden kann. Aus diesem Grund ist es notwendig, dass die Versandpapiere korrekt dokumentiert sind und keine Fragen offenlassen.
Mit der Übergabe an den Spediteur ist der Warenausgangsprozess abgeschlossen.
Optimierung des Warenausgangs
Um den Warenausgang zu optimieren hat ein Unternehmen mehrere Möglichkeiten. In der Lagerhaltung stehen dem Unternehmen diverse Lagerkennzahlen zur Verfügung, die dazu beitragen, dass der Lagerbestand nicht überhandnimmt. Die Lagerverwaltung muss vor allem darauf achten, dass genügend Kapazitäten frei sind, wenn es Waren oder Produkte zwischenlagern möchte. Mit der Ermittlung des durchschnittlichen Lagerbestandes lässt sich z. B. feststellen, wie lange die waren durchschnittlich auf Lager liegen. Hierzu zählt auch die Ware, die ein Kunde – trotz der Vereinbarung eines Abholtermins – noch nicht abgeholt hat. In diesem Fall können zusätzliche Kapazitäten freigesetzt werden, indem das Unternehmen den Kunde mit einem Anruf oder per E-Mail an die Abholung erinnert.
Beispiel 2: Optimierung des Warenausgangs in der Lagerverwaltung
In einem Betrieb, der Autoreifen herstellt, wurde mit dem Kunden vereinbart, dass er seine Lieferung bis spätestens Ende Oktober abholt. Mitte November liegen die bestellten Reifen immer noch im Zwischenlager. Der Kunde wird per E-Mail informiert und an die Abholung seiner Reifen erinnert.
Weitere Optimierungspotenziale ergeben sich, wenn jeder einzelne Schritt des Warenausgangsprozesses immer wieder hinterfragt wird und neue Methoden zur Optimierung auf ihre Einsatzfähigkeit in dem eigenen Unternehmen hin überprüft werden. So können z.B. digitale Lagerverwaltungssysteme dazu beitragen, den Warenausgang in allen Bereichen effizienter zu gestalten.
Warenausgang in der Buchhaltung
Für die interne Kontrolle, die Ermittlung des steuerlichen Gewinns und zwecks einer späteren Nachprüfung durch das Finanzamt ist es erforderlich, den Warenausgang zu buchen. Verlässt eine Ware das Unternehmen, ändert sich der Warenbestand. Dies wird von dem Buchhalter des Unternehmens auf den entsprechenden Konten in der Finanzbuchhaltung festgehalten.
Abgrenzung zum Wareneingang
Der Wareneingang ist das Gegenstück zum Warenausgang. Das Unternehmen erfasst hier die Waren und Materialien, die es selbst für einen Produktionsprozess benötigt. Bei der Erfassung des Wareneingangs geht der Mitarbeiter ebenso akribisch vor. Neben einer ausführlichen Wareneingangskontrolle zählt hierzu vor allem eine ausführliche Dokumentation.
Zusammenfassung
- Der Warenausgang sorgt dafür, dass die Ware an den Kunden verschickt wird. Jeder Warenausgang muss separat dokumentiert werden.
- Der Warenausgangsprozess stellt das letzte Glied des Produktionsprozesses dar. Hiermit wird ein Auftrag endgültig abgeschlossen.
- Die Aufgaben des Warenausgangs sind unternehmensintern geregelt. Sie beginnen mit der Erstellung des Auftrags und enden mit der Übergabe an den Spediteur.
- Kernpunkt des Ausgangsprozesses ist die Warenausganskontrolle. Im Fokus steht die Übereinstimmung des Warenausgangs mit der Bestellung. Außerdem ist es wichtig, dass die ausgelieferte Ware keine Schäden aufweist.
- Der gesamte Warenausgangsprozess folgt dieser Struktur.
- Um den Warenausgang zu optimieren, setzt ein Unternehmen z.B. die Lagerkennzahlen ein. Die Lagerverwaltung wird z.B. dadurch entlastet, dass der durchschnittliche Lagerbestand abgebaut wird.
- Digitale Lagerverwaltungssysteme tragen darüber hinaus dazu bei, dass der Warenausgang effizienter gestaltet wird.
- Um den Warenausgang buchhalterisch zu berücksichtigen, erfasst ein Buchhalter diesen auf den entsprechenden Konten in der Finanzbuchhaltung.
- Das Gegenstück zum Warenausgang ist der Wareneingang. Hier werden u. a, die Waren erfasst, die das Unternehmen von anderen Unternehmen für den Produktionsprozess benötigt
- Der Wareneingang muss ebenso akribisch dokumentiert werden wie der Warenausgang.