Definition: Projektcontrolling
Projektcontrolling beruht auf der DIN 69901-5 3.5461. Die DIN-Normenreihe 69901 beschreibt Grundlagen, Methoden und Begriffe im Projektmanagement. Die DIN 69901-5 befasst sich mit den Begrifflichkeiten.
- Zunächst erfasst das Unternehmen die Daten des Istzustandes.
- Den Istzustand vergleicht der Projektcontroller mit den Sollvorgaben.
- Alle Abweichungen protokolliert er.
- Der Projektcontroller bewertet die einzelnen Abweichungen. Gegebenenfalls schlägt er Korrekturen vor.
- In einem letzten Schritt plant er die Maßnahmen und steuert deren Durchführung.
Projektcontrolling gliedert sich in die beiden Teilbereiche Einzel-Projektcontrolling und Multi-Projektcontrolling.
Im Einzel-Projektcontrolling steuert und kontrolliert der Controller einen bestimmten Projektprozess. Beim Multi-Projektcontrolling stehen die Organisation und der gleichzeitige Ablauf mehrerer Projekte im Fokus seiner Arbeit.
Wer trägt die Zuständigkeit?
Die Verantwortlichkeit liegt bei dem jeweiligen Projektleiter. In größeren Unternehmen delegiert dieser einen Teil der Aufgaben an seine Mitarbeiter weiter. Die Mitarbeiter müssen den Leiter über die einzelnen Abläufe informieren. Der Hauptverantwortliche darf nie den Überblick verlieren.
Muss ein Projektleiter mehrere Projekte betreuen, stellt das Unternehmen ihm einen Projektcontroller zur Seite. Dieser ist für die Beschaffung und die Auswertung der relevanten Daten zuständig. Bei Rücksprache mit seinem Vorgesetzten weist der Controller den Projektleiter auf bestimmte Risiken hin. Anschließend berät das ganze Team, welche Maßnahmen es zielführend ergreift.
Für das Controlling eines bestimmten Projekts kann das Unternehmen sich auch an einen externen Dienstleister wenden.
Aufgaben und Ziele des Projektcontrollings
Bevor das Unternehmen mit einem Projekt startet, stimmen sich die Unternehmensleitung und der für das Projekt Verantwortliche über die Ziele ab, die das Unternehmen mit dem Projekt erreichen möchte. Anhand dieser Vorgaben legt der Projektleiter das Budget und das Datum fest, bis zu dem die ersten Ergebnisse vorliegen sollen. Damit fokussiert der Projektleiter seine Verantwortung. Denn er ist dafür zuständig, dass alle Beteiligten die Vorgaben einhalten. Um diese Aufgaben zu erfüllen, installiert der Projektleiter einen Kontroll- und Steuerungsmechanismus, der ihn rechtzeitig auf Probleme während des Projektablaufs hinweist Über die Korrekturmaßnahmen, die er gegebenenfalls durchführen muss, kann er das Projekt in die gewünschte Richtung steuern.
Die Vorgaben eines gewinnbringenden Projektcontrollings
Ein zielführendes Projektcontrolling kann ein Unternehmen nur durchführen, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind. Hierzu zählen insbesondere die folgenden Punkte:
- Die Zielplanung muss so konkret wie möglich und dennoch nachvollziehbar sein. Die Zielplanung nimmt ein Unternehmen anhand der SMART-Kriterien vor. SMART bedeutet, dass ein Unternehmen spezifische und messbare Ziele vorgibt. Für das Projektteam sollte das Ziel attraktiv und unter realistischen Bedingungen zu erreichen sein. Wichtig ist auch, dass das Unternehmen einen festen Termin für die Zielerreichung vorgibt.
- Die Planvorgaben müssen realistisch sein. Benötigt das Unternehmen z.B. mehr Personal als das Budget vorsieht, droht das Projekt an den finanziellen Mitteln zu scheitern. Empfehlenswert ist es, wenn das Unternehmen in der Kostenrechnung entsprechende Kostenstellen einrichtet.
- Die wesentlichen Projektkennzahlen muss das Unternehmen erfassen und dem Projektleiter zeitnah zur Verfügung stellen. Muss das Team Abweichungen korrigieren, kann es die Gegenmaßnahmen noch rechtzeitig einleiten.
- Die Unternehmensführung sollte das Projektcontrolling offen und ehrlich betreiben. Das Projektteam darf nicht ausschließen, dass es Fehler machen kann. Zu beachten ist, dass es immer eine Möglichkeit gibt, diese zu berichtigen. Vertuschte Fehler sind häufig mit höheren Folgekosten verbunden.
Projektcontrolling und Controlling-Regelkreislauf
Basis für ein projektbezogenes Controlling ist ein Controlling-Regelkreislauf, der die folgenden Phasen durchläuft:
- Festsetzung der Ziele: Weiß die Unternehmensleitung, welches Ergebnis das Projekt bringen soll, kann es den richtigen Weg einschlagen. Die Einhaltung der SMART-Kriterien ist in dieser Phase ein wichtiger Faktor.
- Stehen das Ziel und der Weg fest, erarbeitet das Projektteam einen Plan, in dem es die geeigneten Maßnahmen festlegt. Dabei ist es wichtig, dass die Verantwortlichen zwischen den einzelnen Maßnahmen einen sinnvollen Zusammenhang herstellen.
- Um das Projektcontrolling durchführen zu können, nimmt das Projektteam zunächst den Istzustand der Daten auf. Der Abgleich mit den Daten aus der Planung erfolgt zeitnah.
- Im Rahmen einer Abweichungsanalyse ermittelt das Projektteam die Abweichungen. Bei Bedarf entwickelt es Maßnahmen, die einen Änderungsprozess einleiten.
- Durch eine Erfolgskontrolle stellt das Projektteam sicher, dass die eingeleiteten Maßnahmen gegriffen haben.
- Sind die geplanten Ziele unter realistischen Bedingungen nicht zu erreichen, ist es unter Umständen erforderlich, dass die Unternehmensführung sie vor dem nächsten Controlling-Regelkreislauf neu definiert.
Die Projektcontrolling Kennzahlen
Der Projektleiter steuert ein Projekt mit der Unterstützung von Kennzahlen. Damit aber nur die relevanten Daten Eingang in die Analyse finden, ist es für ein sinnvolles Projektcontrolling erforderlich, dass nur die wesentlichen Kennzahlen eingesetzt werden. Hierzu zählen:
- Ampelcontrolling
- Meilensteincontrolling
- Time to complete
- Cost to complete
- Fertigstellungsgrad
- Kostensummenlinie
Ampelcontrolling
Mithilfe des Ampelcontrollings können Projektcontroller und Projektleiter feststellen, in welchem Zustand sich die einzelnen Projektschritte befinden. Bei grün verläuft das Projekt wie geplant. Gelb signalisiert, dass es kleinere Planabweichungen gibt. Steht ein Teil des Projekts auf rot, scheint es, dass das Ziel mit dem gegebenen Plan nicht mehr zu erreichen ist.
Damit das Projektteam eine genaue Analyse auf Basis des Ampelcontrollings vornehmen kann, ist es erforderlich, dass die Ampelfarben eindeutig definiert werden. Jedem Beteiligten muss klar sein, was es bedeutet, wenn ein Projektschritt auf rot steht.
Meilensteincontrolling
Das Meilensteincontrolling ist ein wichtiger Faktor, wenn ein größeres Projekt in Teilabschnitte aufgeteilt wird. Für jedes Erreichen eines Teilabschnitts wird ein Meilenstein gesetzt. Bei Abweichungen vom Sollplan, kann die Projektleitung direkt gegensteuern.
Time to complete
Mit dieser Kennzahl stellt das Projektteam fest, wie viel Zeit noch erforderlich ist, bis das Projekt oder ein Teilabschnitt zum Abschluss gebracht werden kann. Die Zeit misst die Projektleitung in Tagen.
Cost to complete
Die Kennzahl »Cost to complete« ist im Zusammenhang mit »time to complete« zu sehen. Hier verschafft sich die Projektleitung einen Überblick über die Kosten, die noch entstehen, bevor das Projekt zum Abschluss gebracht werden kann.
Fertigstellungsgrad
Der Fertigstellungsgrad zeigt dem Unternehmen, wie weit das Projekt bereits vorangeschritten ist. Die Angabe erfolgt mit einem prozentualen Wert.
Kostensummenlinie
Mit der Kostensummenlinie kann das Projektteam sich einen detaillierten Überblick über die Kosten eines Projekts verschaffen. So fällt es dem Projektleiter leichter, ein vorgegebenes Kostenbudget einzuhalten. Die Kostensummenlinie eignet zum Einsatz für kleinere Projekte. Bei größeren Projekten können die Kosten der jeweiligen Teilbereiche analysiert werden.
Weitere wichtige Faktoren des Projektcontrollings
Ein zielführendes Projektcontrolling unterstellt, dass nicht immer alles nach Plan verläuft. Deshalb ist es für einen Projektleiter empfehlenswert, wenn er alle Einflussfaktoren durch den Projektcontroller überwachen lässt. Dies betrifft insbesondere die Erfüllung der Vorgaben, die Einhaltung von Terminen und die Überschreitung von Budgets. Darüber hinaus ist es ratsam, wenn das Projektteam mit Zeitpuffern arbeitet. Ist ein Teilprozess nicht zu dem vorgegebenen Termin abgeschlossen, braucht nicht der gesamte Zeitplan des Projekts infrage gestellt zu werden.
Eine gute Methode, um die Kosten nicht aus den Augen zu verlieren, bietet die Kostenverlaufsananlyse. Sachmittelkosten, Materialkosten und Personalkosten können mit Unterstützung der Kostenverlaufsanalyse besser kalkuliert werden.
Des Weiteren sollte ein Projektleiter immer die Qualität der Produkte im Blick haben. Ein strukturiertes Qualitätscontrolling ist daher der Bestandteil eines jeden Projektcontrollings.
Zusammenfassung
- Projektcontrolling ist ein wesentlicher Bestandteil bei der Herstellung einzelner Produkte. Mit dem Multi-Projektcontrolling ist es einem Projektleiter möglich, mehrere Projekte gleichzeitig zu kontrollieren.
- Ausgehend von der Erfassung des Istzustandes protokolliert der Controller eines Projekts die Abweichungen und vergleicht diese mit den Sollvorgaben. Falls erforderlich, schlägt er Korrekturen vor.
- Hauptverantwortlich ist der Projektleiter. Bei größeren Projekten delegiert er Aufgaben weiter. Für die Erreichung seines Ziels installiert der Projektleiter einen Kontroll- und Steuerungsmechanismus.
- Bei Abweichungen vom Plan schlägt der Projektleiter Korrekturmaßnahmen vor.
- Der Projektleiter ist darauf angewiesen, dass das Unternehmen die erforderlichen Vorgaben für ein zielführendes Projektcontrolling einhält. Hierzu zählen eine nachvollziehbare Definition des Ziels und eine realistische Vorgabe der Plandaten.
- Das Projektcontrolling läuft nach einem Controllingkreislauf ab. Hiermit untersucht die Projektleitung, ob ein vorgegebenes Ziel unter realistischen Bedingungen erreicht werden kann.
- Ist dies nicht der Fall, muss das Ziel neu definiert werden.
- Zur Unterstützung seiner Aufgaben nutzt der Projektleiter wesentliche Kennzahlen. Hierzu gehören z.B. das Ampelcontrolling, der Fertigstellungsgrad und die Kostensummenlinie.
- Weiter ist es wichtig, dass das Projektteam mit Zeitpuffern arbeitet und ein strukturiertes Qualitätscontrolling durchführt.