Definition: Firmenwagen versteuern

Einen Firmenwagen versteuern muss der Unternehmer, der das überwiegend betriebliche verwendete Fahrzeug auch für private Fahrten nutzt. Die Versteuerung trifft auch den Arbeitnehmer, der von seinem Arbeitgeber einen Firmenwagen gestellt bekommt. Sowohl die Fahrten von der eigenen Wohnung bis zu ersten Tätigkeitsstätte als auch alle anderen Privatfahren bezieht das Finanzamt in die Bemessungsgrundlage ein.

Für die Versteuerung des geldwerten Vorteils kommen zwei Ermittlungsmethoden in Betracht. Den Anteil der Privatfahrten können Unternehmer oder Arbeitgeber mittels der Fahrtenbuchmethode berechnen. Alternativ lässt sich der Steueranteil nach der Ein-Prozent-Regel ermitteln.

Fährt der Unternehmer ein Elektroauto als Firmenwagen oder stellt er dieses seinem Arbeitnehmer zur Verfügung, profitieren beide von den steuerlichen Vorteilen, die der Gesetzgeber ihnen zubilligt.

Wie wird der Firmenwagen versteuert?

Nutzt ein Unternehmer das Fahrzeug für private Zwecke, erlangt er aus steuerlicher Sicht einen geldwerten Vorteil. Diesen geldwerten Vorteil muss der Unternehmer versteuern. Als Ermittlungsmethode bieten sich ihm die folgenden Alternativen:

  • Fahrtenbuchmethode
  • Ein-Prozent-Regel

Fahrtenbuchmethode

Wählt der Unternehmer die Fahrtenbuchmethode, um seinen Geschäftswagen zu versteuern, muss er jede Fahrt – unabhängig ob betrieblich oder privat veranlasst – in einem Fahrtenbuch eintragen. Diese Pflicht trifft den Unternehmer aber nur, wenn er das Fahrzeug auch zu privaten Zwecken nutzt. Kann er den Nachweis antreten, dass das Fahrzeug in vollem Umfang betrieblichen Zweck nutzt, ist die Führung eines Fahrtenbuchs obsolet.

Beispiel 1: Zu 100 % betrieblich genutztes KFZ

Eine Spedition hat einen Kundenkreis, der sich auf ganz Deutschland und das benachbarte Ausland erstreckt. Für die Fahrten zu den Kunden nutzt der Inhaber der Spedition einen teuren Mercedes. Der Wagen gehört zum Fuhrpark des Unternehmens. Er hat seinen festen Platz in einer Garage auf dem Betriebsgelände. Für die Fahrten zu seiner Wohnung und andere Privatfahrten dient dem Unternehmer ein anderes Fahrzeug. Dieses gehört nicht zum Betriebsvermögen der Spedition.

Der Wagen hat einen Stellplatz auf dem Betriebsgelände. Außerdem verfügt der Unternehmer über ein zweites Fahrzeug, das er für die privaten Fahrten nutzt. Damit erbringt er gegenüber dem Finanzamt den Nachweis, dass das Fahrzeug zu 100 % betrieblich genutzt wird. Für den Mercedes muss der Unternehmer kein Fahrtenbuch führen und keinen geldwerten Vorteil versteuern.

Die Aufzeichnungen in dem Fahrtenbuch muss der Unternehmer korrekt erfassen. Hierzu gehört, dass das Fahrtenbuch über die folgende Punkte Auskunft gibt:

  • Wann fand die Fahrt statt?
  • Hat die Fahrt einen betrieblichen oder einen privaten Grund?
  • Wer hat das Fahrzeug gefahren?
  • Wo begann die Fahrt? Wo endete sie?
  • Aus welchem Anlass hat der Fahrer die Fahrt angetreten?
  • Wie war der Kilometerstand zu Beginn und zum Ende der Fahrt?
  • Wenn Umwege gemacht wurden, müssen diese begründet werden (z.B. Vermeidung eines Staus oder Umgehung einer Baustelle).

Ist die Fahrt privat veranlasst, muss der Unternehmer dies kennzeichnen und nur die Kilometerstand festhalten. Er muss keine Angaben über das Ziel und den Grund der Fahrt machen.

Auf Basis der festgehaltenen Daten legt das Finanzamt den Anteil der betrieblichen Fahrten und der privaten Fahrten fest. Die Kosten für die betrieblichen Fahrten kann der Unternehmer in vollem Umfang als gewinnmindernde Betriebsausgaben ansetzen. In den privaten Fahrten sieht das Finanzamt einen geldwerten Vorteil, den der Unternehmer als Betriebseinnahme versteuern muss.

Beispiel 2: Ermittlung der betrieblichen Fahrten und des privaten Anteils

Ein Steuerberater nutzt einen Firmenwagen. Um den Anteil der privaten Fahrten zu ermitteln, hat er sich für die Fahrtenbuchmethode entschieden. Zum Schluss des Geschäftsjahres ermittelt er aus den Aufzeichnungen den Anteil der betrieblichen und privaten Fahrten. Insgesamt hat er 100.000 Kilometer mit dem Fahrzeug zurückgelegt. 55.000 Kilometer waren betrieblich veranlasst. Der private Anteil der Fahrten entspricht damit 45 %.

Um den Privatanteil bei der Fahrtenbuchmethode exakt ermitteln zu können, prüft das Finanzamt, ob sich aus den Aufzeichnungen Unstimmigkeiten ergeben. Stimmt z.B. der Kilometerstand exakt überein oder gibt es Lücken, die der Unternehmer plausibel erklären muss. Eine korrekte Erfassung setzt auch voraus, dass der Unternehmer die Aufzeichnungen zeitnah macht. Nimmt der Unternehmer Korrekturen vor, achtet er darauf, dass die Änderungen später nachvollzogen werden können. Aus diesem Grund ist die Führung eines elektronischen Fahrtenbuchs vorteilhafter als handschriftliche Aufzeichnungen.

Bei der Führung eines elektronischen Fahrtenbuchs muss der Unternehmer kontrollieren, ob das verwendete Fahrtenbuch von seinem Finanzamt anerkannt wird. Ein weiteres Kriterium für die ordnungsgemäße Verwendung ist der Manipulationsschutz.

Nicht erlaubt ist es, wenn der Fahrer die Fahrten in einer Excel Tabelle oder einem Word Dokument erfasst. Die Finanzbehörde lehnt dies ab, weil nicht sichergestellt werden kann, dass die Aufzeichnungen nachträglich geändert wurden. Außerdem muss der Unternehmer die folgenden Fälle im Blick haben:

  • Für ein Leasingfahrzeug gelten dieselben Bestimmungen wie für ein KFZ, das zum Betriebsvermögen gehört.
  • Ein beim Finanzamt eingereichtes Fahrtenbuch muss chronologisch und lückenlos sein.

Stellt das Finanzamt fest, dass die Daten unzureichend oder unplausibel sind, kann es den Unternehmer dazu verpflichten, die Versteuerung des privaten Anteil nach der Ein-Prozent-Regel vorzunehmen. Dies gilt auch für den Fall, dass das Fahrtenbuch abhandenkommt.

Ein-Prozent-Regel

Möchte der Unternehmer kein Fahrtenbuch führen oder erkennt das Finanzamt ein eingereichtes Fahrtenbuch nicht an, erfolgt die private Nutzung des Firmenwagens pauschal. Mit dieser Methode befreit das Finanzamt den Unternehmer von der Pflicht, über jede einzelne Fahrt chronologische Angaben zu machen. Entscheidend ist bei der Ein-Prozent-Regel der Bruttolistenpreis des genutzten Fahrzeugs in dem Zeitpunkt, in dem das Fahrzeug zum ersten Mal zugelassen wurde. Dieser Punkt ist besonders wichtig, wenn der Unternehmer sich ein gebrauchtes KFZ als Firmenwagen anschafft. Die Anschaffungskosten sind für die Ermittlung des privaten Anteils unerheblich. In die Bemessungsgrundlage fließen die Kosten ein, die der Unternehmer für eine Sonderausstattung aufgewendet hat.

Den privaten Anteil legt das Finanzamt mit einem Prozent der Bemessungsgrundlage fest. Da die zurückgelegten Fahrten von der eigenen Wohnung bis zur ersten Tätigkeitsstätte privat veranlasst sind, erhöht sich der geldwerte Vorteil um 0,03 % für jeden Kalendermonat.

Beispiel 3: Firmenwagen versteuern nach der Ein-Prozent-Regel

Die Autohaus GmbH stellt ihrem Geschäftsführer einen drei Jahre alten Dienstwagen zur Verfügung. Der Geschäftsführer nutzt das Fahrzeug für die Fahrten zum Kunden und zur eigenen Wohnung. Darüber hinaus führt der Geschäftsführer weitere Privatfahrten (Urlaub etc.) aus.

Laut Herstellerangaben hat das KFZ einen Bruttolistenpreis von 45.000 Euro. Der Geschäftsführer wohnt 25 Kilometer von dem Autohaus entfernt. Seine Arbeit verrichtet er an 220 Tagen im Jahr.

Die Überlassung des Firmenwagens stellt für den Geschäftsführer einen geldwerten Vorteil dar. Die Berechnung der privaten Fahrten nimmt das Finanzamt mit der folgenden Rechnung vor:

Privatnutzung Pkw

45.000 Euro x 1 % = 450 Euro x 12 Monate = 5.400 Euro

Fahrten Wohnung – 1. Tätigkeitsstätte

(0,03 % von 45.000 Euro x 25 Kilometer x 12 Monate) = 4.050 Euro

Gesamter Anteil der Privatnutzung: 5.400 Euro + 4.050 Euro = 9.450 Euro

Der Anteil der Privatnutzung des Firmenwagens beträgt 9.450 Euro. Dieser Betrag dient dem Finanzamt als Grundlage für die Besteuerung des geldwerten Vorteils. Gemäß § 40 Absatz 2 Satz 2 EStG erhebt das Finanzamt hierauf einen pauschalen Lohnsteuersatz von 15 %.

15 % von 9.450 Euro = 1.417,50 Euro

Den geldwerten Vorteil versteuert der Geschäftsführer mit 1.417,50 Euro im Jahr. Monatlich wird er mit einem Betrag von 118,12 Euro belastet.

Die steuerliche Behandlung eines Elektroautos

Um dem Klimawandel weiter entgegenzutreten, hat die deutsche Bundesregierung sich dazu entschieden, den Kauf eines Elektroautos steuerlich zu begünstigen. Diese Maßnahme erstreckt sich auch auf die Versteuerung des geldwerten Vorteils.

Die steuerlichen Vergünstigungen gewährt der Fiskus, wenn der Unternehmer das Elektroauto zwischen dem 01. Januar 2019 und dem 31. Dezember 2030 kauft. Entscheidet sich der Unternehmer für ein Leasingfahrzeug, kann er in die steuerlichen Vorteile ebenfalls in Anspruch nehmen.

Statt des vollen Bruttolistenpreises kann der Fahrer eines Elektroautos bei der Ermittlung des geldwerten Vorteils den halben Bruttolistenpreis ansetzen. Die Umsetzung in der Praxis sieht vor, dass der Fahrer 0,5 % des vollen Bruttolistenpreises versteuert.

Beispiel 4: Ermittlung des geldwerten Vorteils bei einem Elektroauto

Die Autohaus GmbH aus Beispiel 3 stellt dem Geschäftsführer ein Elektroauto zur Verfügung. Der Bruttolistenpreis beträgt 40.000 Euro. Der private Anteil ermittelt sich wie folgt:

Privatnutzung Pkw = 40.000 Euro x 0,5 % x 12 Monate = 2.400 Euro.

Nutzt der Unternehmer oder sein Mitarbeiter ein Elektroauto ohne Kohlendioxidausstoß können sie ab dem Veranlagungszeitraum 2020 von einer weiteren Vergünstigung profitieren: Beträgt der Bruttolistenpreis des KFZ nicht mehr als 60.000 Euro vermindert sich die Bemessungsgrundlage auf 0,25 %. Für das Beispiel 4 bedeutet dies, dass das Finanzamt eine Bemessungsgrundlage von 1.200 Euro ansetzt.

Zusammenfassung

  • Nutzt der Unternehmer oder ein Mitarbeiter einen Firmenwagen für private Fahrten, stellt dies einen geldwerten Vorteil dar. Diesen geldwerten Vorteil muss der Unternehmer versteuern.
  • Bei der Besteuerung des Firmenwagens bezieht das Finanzamt die Fahrten zwischen der eigenen Wohnung und der 1. Tätigkeitsstätte ein.
  • Für die Berechnung des geldwerten Vorteils kommen die Fahrtenbuchmethode und die Ein-Prozent-Regel in Betracht.
  • Bei der Ermittlung nach der Fahrtenbuchmethode muss der Unternehmer alle Fahrten chronologisch und lückenlos aufführen.
  • Die Aufzeichnungen müssen z.B. Angaben darüber enthalten, wohin die Fahrt ging und aus welchem Anlass sie geführt wurde. Weiter muss der Fahrer auch den Kilometerstand vor Beginn und zum Ende der Fahrt festhalten.
  • Das Fahrtenbuch kann handschriftlich oder elektronisch geführt werden. In beiden Fällen muss der Fahrer darauf achten, dass Änderungen nachvollziehbar sind und die gewählte Methode manipulationssicher ist.
  • Bei der Ein-Prozent-Regel ist die maßgebliche Größe ein Prozent des Bruttolistenpreises. Der Gesetzgeber stellt auf den Bruttolistenpreis ab, den das Fahrzeug im Zeitpunkt seiner ersten Zulassung hatte.
  • Die Fahrten, die mit dem Fahrzeug zwischen der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte ausgeführt werden, besteuert das Finanzamt mit einem pauschalen Anteil von 0,03 %.
  • Nutzt der Unternehmer ein Elektroauto oder stellt er dieses seinem Mitarbeiter zur Verfügung, gewährt das Finanzamt steuerliche Vergünstigungen.
  • Der geldwerte Vorteil wird anhand des halben Bruttolistenpreises ermittelt. Alternativ ist es möglich, 0,5 % des Bruttolistenpreises zu versteuern.
  • Die Regelungen gelten, wenn das Elektroauto zwischen dem 01. Januar 2019 und dem 31. Dezember 2030 angeschafft wurde.
  • Hat das Elektroauto nicht mehr als 60.000 Euro gekostet, reduziert sich der geldwerte Vorteil auf 0,25 %.