Definition: Anlagenbuchhaltung

Die Anlagenbuchhaltung (auch Anlagenbuchführung genannt) ist ein Teilbereich der laufenden Finanzbuchhaltung. Alle betrieblich genutzten Gegenstände – Vermögensgegenstände – zählen zum Betriebsvermögen eines Betriebs und müssen hier erfasst werden.

Der wichtigste Bestandteil der Anlagenbuchhaltung ist das Anlagenverzeichnis. Hier führt das Unternehmen alle Vermögegensgegenstände auf, die dem Betrieb dauerhaft dienen sollen. Da es sich bei diesen Bilanzposten um abnutzbare Anlagegüter handelt, werden in dem Anlagenverzeichnis neben dem Kaufdatum und den Anschaffungskosten auch die Abschreibungen aufgeführt. Diesen Vorgang bezeichnet die Buchführung als Inventarisierung.

Erwirbt oder veräußert ein buchführungspflichtiges Unternehmen Vermögensgegenstände, die dem Anlagevermögen zuzuordnen sind, greift die Anlagenbuchhaltung in die Debitorenbuchhaltung und in die Kreditorenbuchhaltung ein.

Ein besonderes Augenmerk legt die Anlagenbuchhaltung auf die geringwertigen Wirtschaftsgüter. Abhängig von bestimmten Betragsgrenzen kann ein Unternehmen die sogenannten GWG als Sofortaufwand behandeln oder in einen Sammelposten einstellen. Betragen die Nettoanschaffungskosten für einen Vermögensgegenstand mehr als 1.000 Euro muss das Anlagengut zwingend aktiviert und in das Anlagenverzeichnis aufgenommen werden.

Die im Rahmen der Anlagenbuchhaltung vorzunehmenden Abschreibungen richten sich nach der AfA-Tabelle, die das Bundesfinanzministerium herausgegeben hat. Die AfA-Tabelle enthält für alle Vermögensgegenstände die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer, nach der sich die jeweilige Abschreibung richtet.

Die Erfassung der Anlagenbuchhaltung nimmt ein Unternehmen in einem Buchhaltungsprogramm vor.

Vermögensgegenstände in der Anlagenbuchhaltung

In der Anlagenbuchhaltung spielen alle Vermögensgegenstände eine Rolle, die dem Unternehmen dauerhaft dienen sollen. Vom Anlagevermögen grenzen die Grundsätze einer ordnungsgemäßen Buchführung das Umlaufvermögen ab. Hierin sind die Vermögensgegenstände enthalten, die nur kurzfristig im Unternehmen verbleiben.

Beispiel 1: Anlagevermögen in der Anlagenbuchhaltung

Eine Spedition erwirbt einen LKW. Das Fahrzeug dient dem Unternehmen dauerhaft zu betrieblichen Zwecken. Aus diesem Grund ist es zwingend dem unternehmerischen Anlagevermögen zuzuordnen. In der Anlagenbuchhaltung erfasst der Buchhalter mit dem Kaufdatum und den Anschaffungskosten. Außerdem gehen aus dem Anlageverzeichnis die Abschreibungen hervor, die ein Buchhalter handels- und steuerrechtlich vornehmen muss.

Rechtliche Grundlagen der Anlagenbuchhaltung

Aus § 247 Absatz 1 HGB (Handelsgesetzbuch) geht hervor, dass das Anlagevermögen ebenso wie das Umlaufvermögen gesondert auszuweisen ist. Damit bildet diese Vorschrift die gesetzliche Grundlage für die Anlagenbuchführung. Daneben verlangt § 253 Absatz 3 HGB, dass die Anschaffungskosten für ein aktivierungsfähiges Anlagegut auf die Laufzeit seiner Nutzung verteilt werden müssen. Die Anlagenbuchhaltung erfüllt diese Vorgabe durch die regelmäßigen Abschreibungen, auf die Vermögensgegenstände des Sachanlagevermögens.

Aufgaben der Anlagenbuchhaltung

Die Anlagenbuchhaltung besteht aus den beiden folgenden Hauptaufgaben:

  • Erfassung und Dokumentation aller Vermögensgegenstände des Sachanlagevermögens
  • Ermittlung und Vornahme der Abschreibungen

Erfassung und Dokumentation aller Vermögensgegenstände

Den Erwerb eines Vermögensgegenstandes des Sachanlagevermögens erfasst der Buchhalter eines Unternehmens in der Anlagenbuchhaltung. Dies bedeutet, dass der Wert des neuen Anlagengutes in Buchhaltung und Bilanz ausgewiesen wird. Hierzu muss der Buchhalter das Kaufdatum und die Nettoanschaffungskosten des Vermögensgegenstandes kennen. Da laut § 255 HGB zu den Nettoanschaffungskosten alle Aufwendungen zählen, die dafür geleistet werden, dass der Vermögensgegenstand in einen betriebsbereiten Zustand versetzt werden kann, muss der Buchhalter die Anschaffungskosten notfalls ermitteln.

Beispiel 2: Was zählt zu den Anschaffungskosten eines Gebäudes

Die X-GmbH hat ein neues Betriebsgebäude erworben, weil der Standort in den städtischen Raum verlegt wurde. Neben dem Kaufpreis von 100.000 Euro zahlte die GmbH eine Grunderwerbsteuer von 3.500 Euro und Reparaturkosten von 70.000 Euro.

Die gesamten Anschaffungskosten belaufen sich auf 173.500 Euro.

Die Dokumentationspflicht erfüllt der Buchhalter dadurch, dass er das Gebäude in der Bilanz mit den gesamten Anschaffungskosten erfasst.

Ermittlung und Vornahme der Abschreibungen

Die Vermögensgegenstände des Sachanlagevermögens sind dazu bestimmt, dem Betrieb längerfristig zu dienen. Während dieser Zeit verliert der Vermögensgegenstand ständig an Wert. Der Wertverlust wird durch Ermittlung und Vornahme der regelmäßigen Abschreibungen dokumentiert.

Beispiel 3: Abschreibung eines neuen Firmenwagens

Ein Unternehmen hat Anfang des Jahres einen neuen Firmenwagen angeschafft. Der Wagen wurde mit den Nettoanschaffungskosten von 30.000 Euro in der Bilanz ausgewiesen. Zum Jahresende kommt dem Buchhalter die Aufgabe zu, die jährliche Abschreibung zu ermitteln und den Wertverlust durch Erfassung der Abschreibung zu dokumentieren.

Die Abschreibung richtet sich nach der betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer. Diese ist für jeden Vermögensgegenstand des Sachanlagevermögens in den amtlichen AfA-Tabellen aufgeführt, die vom Bundesministerium der Finanzen herausgegeben wurden. Für einen Firmenwagen beträgt die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer 6 Jahre. In dem vorliegenden Fall ergibt sich eine jährliche Abschreibung von 5.000 Euro (30.000 Euro / 6 Jahre). Am Ende des Folgejahres hat der Firmenwagen einen Restbuchwert von 25.000 Euro.

Neben den beiden Hauptaufgaben unterstützt die Anlagenbuchhaltung das Unternehmen noch in den folgenden Bereichen:

  • Mit der Anlagenbuchhaltung berechnet der Buchhalter die aktuellen Werte, die aktuellen Werte, die in den Jahresabschluss einfließen
  • Für die Versicherungen der Vermögensgegenstände des Sachanlagevermögens liefert die Anlagenbuchhaltung die wertmäßige Basis
  • Die Anlagenbuchhaltung dient als Grundlage für die Budgetplanung. Das Unternehmen ermittelt auf die Basis die Abschreibungs- und Investitionspläne. So kann das Unternehmen feststellen, ob ein Anlagegut neu angeschafft werden muss, oder ob sich aufgrund einer geringen Laufzeit auch eine Reparatur lohnen würde.
  • Die Anlagenbuchhaltung wird zur jährlichen Inventur herangezogen.

Ziele der Anlagenbuchhaltung

Die Anlagenbuchhaltung verfolgt das Ziel, dem Unternehmen einen detaillierten Überblick über den Umfang der Vermögegensgegenstände zu geben, die dem Unternehmen dauerhaft zur betrieblichen Nutzung zur Verfügung stehen. Durch die vorgenommenen Abschreibungen erhält das Unternehmen darüber hinaus Informationen über die Laufzeit, die der Vermögensgenstand dem Unternehmen zur Verfügung steht. Dieser Hinweis ist sehr wichtig. Ist die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer für einen Vermögensgegenstand abgelaufen, muss das Unternehmen über eine neue Investition nachdenken.

Beispiel 4: Auf den Wert null abgeschriebener Gabelstapler

Vor zehn Jahren hat die U-GmbH einen Gabelstapler angeschafft, der im Lager eingesetzt wurde. Beim letzten Bilanzstichtag schrieb der Buchhalter den Gabelstapler in der Anlagenbuchführung auf den Wert null ab. Die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer des Gabelstaplers ist abgelaufen. Auch wenn das Gerät nicht defekt ist, sollte die Geschäftsleitung über die Anschaffung eines neuen Gabelstaplers nachdenken.

Ein weiteres Ziel der Anlagenbuchhaltung ist der Ausweis der kumulierten Abschreibungen. Diese stellen für das Unternehmen Betriebsausgaben dar, die den steuerlich relevanten Gewinn mindern.

Welche Rolle spielt die Anlagenrechnung?

Die Anlagenrechnung ist ein kleiner aber wesentlicher Bestandteil der Anlagenbuchführung. Die Unternehmensleitung nutzt die Anlagenrechnung, um über Neuinvestitionen im Anlagevermögen zu entscheiden. Mit den Zahlen aus der Anlagenbuchführung kann das Unternehmen z.B. den Zeitpunkt ermitteln, wann die Anschaffung eines neuen Vermögensgegenstandes aus Kostensicht am günstigsten erscheint.

Zusammenfassung

  • Die betrieblich genutzten Vermögensgegenstände eines Unternehmens zählen zum Betriebsvermögen.
  • Im Rahmen der Anlagenbuchhaltung erfasst der Buchhalter die Vermögensgegenstände in einem Anlagenverzeichnis.
  • Wichtigste Punkte der Anlagenbuchführung sind das Datum des Kaufs, die gesamten Nettoanschaffungskosten und die Abschreibungen.
  • Die rechtliche Grundlage für die Anlagenbuchhaltung bildet § 247 HGB. Hier ist geregelt, dass die Sachanlagegüter in der Bilanz gesondert ausgewiesen werden müssen.
  • Bei den geringwertigen Wirtschaftsgütern hat das Unternehmen ein Wahlrecht. Die GWG können als Sofortaufwand behandelt oder in einem Sammelposten im Anlagenverzeichnis ausgewiesen werden.
  • Die Anlagenbuchhaltung erfüllt zwei wichtige Hauptaufgaben. Hier werden die Vermögensgegenstände des Sachanlagevermögens erfasst und gemäß der betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer abgeschrieben.
  • Da zu den Anschaffungskosten eines Vermögensgegenstandes alle Aufwendungen zählen, die erforderlich sind um die Neuanschaffung in einen betriebsbereiten Zustand zu versetzen, ist es erforderlich, dass der Buchhalter die gesamten Anschaffungskosten zunächst ermittelt.
  • Anschließend weißt er diesen Betrag in der Bilanz aus.
  • Für den Ansatz des Vermögensgegenstandes des Folgejahres hat er die Abschreibung zu ermitteln. Hierbei richtet er sich nach der betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer, die ihm die amtlichen AfA-Tabellen des Bundesfinanzministeriums vorgeben.
  • Die vorgenommenen Abschreibungen stellen gewinnmindernde Betriebsausgaben dar.
  • Mithilfe der Anlagenrechnung kann ein Unternehmen Entscheidungen über Neuinvestitionen fällen.